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Interview mit Steuerberater Lars Rinkewitz

Im Rahmen des Konjunkturpakets der Bundesregierung wird die Mehrwertsteuer temporär von 19 % auf 16 % gesenkt. Was auf dem Zettel wie eine Kleinigkeit mit sinnvollem Nutzen aussieht, bedeutet für Unternehmen, Berater und Behörden einen enormen Arbeitsaufwand.

Bei der Umstellung der Mehrwertsteuer müssen Berater und Mandanten einige Dinge beachten, etwa die saubere Dokumentation. Aber wieso ist die Verfahrensdokumentation so wichtig? Beispielsweise könnten die Behörden bei einer Betriebsprüfung Nachweise verlangen, in welcher Form der Mandant die Umstellung durchgeführt hat. Im Gespräch mit Paul Liese: Steuerberater Lars Rinkewitz von ECOVIS KSO. So können Berater Stolperfallen vermeiden und die richtigen Maßnahmen einleiten.

 

Paul Liese: Ich wünsche einen wunderschönen guten Morgen zu einem Livestream aus unserem Haus. Es geht um ein aktuelles Thema, nämlich die Umsatzsteueränderung. In wenigen Tagen werden wir alle die Auswirkungen spüren. Heute zu Gast ist Lars Rinkewitz von der ECOVIS aus Düsseldorf. Hallo Lars!

Lars Rinkewitz: Hallo Paul. Danke für deine Einladung.

Paul Liese: Sehr gerne. Für alle, die heute dabei sind: für Lars ist das eine Premiere. Er übt für sein Webinar zum Thema Umsatzsteuer nachher. Ihr werdet euch inhaltlich mehr mit dem Thema Umsatzsteuer beschäftigen. Ich wollte mich mit dir über das Thema Umsatzsteuer und Auswirkung auf die Dokumentation austauschen. Insofern ist das für mich sehr spannend, das mit dir zu besprechen, weil ihr in den letzten 12 bis 15 Monaten sehr viele Verfahrensdokumentationen geschrieben habt, viele Fälle beim Mandanten bewegt habt und viel gelernt habt.

Daher ganz konkret die Frage an dich: Welche Auswirkungen hat aus deiner Sicht die Änderung der Umsatzsteuer jetzt auf 16 % und im Januar zurück auf 19 % für die Dokumentation?

Lars Rinkewitz: Es sind natürlich jetzt aufgrund der Umsatzsteuersenkung ab 1.7. viele Maßnahmen zu treffen, die auch in die Technik und die Prozesse eingreifen. Das bedeutet natürlich, dass auch eine Anpassung bei der Dokumentation zu erfolgen hat. Demzufolge muss man sehen, was bislang in der Verfahrensdokumentation steht, was in der Kassendokumentation steht, und entsprechend sind dann Anpassungen vorzunehmen.

Zum Beispiel: Es müssen ja alle Bar‑Kassen auf die neuen Mehrwertsteuersätze – 16 % und 5 % ab dem 1.7. – umgestellt und angepasst werden. Dafür sind auch Eingriffe in die Kassenprogrammierung notwendig. Also sind die Programmierprotokolle, wo die Umprogrammierung in der Nacht vom 30.6. auf den 1.7. zu erfolgen hat, entsprechend zu dokumentieren und der Verfahrensdokumentation beizufügen. Denn es kann ja theoretisch sein, dass am 1.7. schon der Betriebsprüfer vor der Tür steht und eine Kassennachschau machen möchte. Das glaube ich zwar nicht, aber das Risiko besteht.

Mehrwertsteuer runter auf 16 % – was heißt das für die Verfahrensdokumentation?

Paul Liese: Ja, aber das wäre schon sehr frech. Jetzt hast du ja von Programmierprotokollen gesprochen. Für alle die, die jetzt einen Schreck bekommen: Es geht hier jetzt nicht darum, dass der Sourcecode der Programmierung selbst irgendwo dokumentiert werden soll – das wäre natürlich auch schön –, es geht eher darum, welche Einstellungen vorgenommen worden sind. Richtig?

Lars Rinkewitz: Richtig. Und es wird natürlich auch digital gekennzeichnet, dass bis zum 30.6. bei den einzelnen Produkten der Steuersatz 19 %/7 % gilt und ab dem 1.7. ein neuer Prozentsatz der Umsatzsteuersätze. Das wird dokumentiert, sodass der Betriebsprüfer oder auch ein fremder Dritter das aus der Kasse auslesen kann und entsprechend alles nachvollziehen kann.

Paul Liese: Jetzt sind wir uns einig, dass diejenigen, die mit einer Bar‑Kasse unterwegs sind, wo Bargeld bewegt wird oder wo es Kartentransaktionen gibt, die Hauptrisikogruppe sind, die das unbedingt dokumentieren müssen. Wie ist das denn im ganzen Onlinebusiness? Da gibt es ja auch die Themen mit Leistungszeitpunkt und Rechnungszeitpunkt und dergleichen. Ist es da nicht auch wichtig zu dokumentieren, wie der Onlineshop und Co. und die Schnittstellen in die Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung verändert werden?

Lars Rinkewitz: Ja klar, auch das ist wichtig. Nicht nur die Kassen müssen programmiert werden, sondern auch alle anderen Systeme – Hauptsysteme, Nebensysteme –, die irgendetwas mit Buchhaltung, Faktura oder Warenwirtschaft zu tun haben. Die ERP-Systeme sind alle anzupassen. Auch da muss natürlich aktiv in die Programmierung eingegriffen werden. Idealerweise vom Fachpersonal – Fachmann, Fachfrau. Bitte nicht selbst machen, allein schon aus haftungstechnischen Gründen. Und all dies ist natürlich auch aufzuzeichnen. Das sollte natürlich auch der Verfahrensdokumentation als Anlage beigefügt werden.

Wichtig ist es auch, sich rechtzeitig um die Termine zu kümmern. Das ganze Fachpersonal, was sich um die Kassen und die Software kümmert, hat auch nur noch zweieinhalb Wochen bis zum 1.7. und die werden termintechnisch schon gut ausgebucht sein. Jeder Unternehmer sollte sich, wenn er solche Systeme einsetzt, entsprechend rechtzeitig um Termine bemühen, um das Ganze auch zu handlen.

Paul Liese: Morgen in zwei Wochen ist schon der 30.6., also Zeit ist momentan echt Mangelware bei dem Thema. Warum ist es wichtig, das zu dokumentieren? Welches latente Risiko besteht, wenn ich das nicht tue?

Lars Rinkewitz: Wenn ich dazu noch einmal auf die Kassen eingehen darf: Ich muss natürlich umprogrammieren, um zu sagen, ab dem 1.7. gilt ein verminderter Umsatzsteuersatz. Wenn ich in der Kassenprogrammierung weiter die alten Steuersätze habe, habe ich eigentlich zwei Fehler, die auftreten können.

Der erste Fehler ist: Automatisiert wird dort der 19%ige bzw. der 7%ige Umsatzsteuersatz angewendet und es kommt über die Schnittstelle etwas Falsches in der Buchhaltung an. Das heißt, es werden automatisiert falsche Steuersätze berechnet, sodass ich, wenn es dann auch falsch gebucht und falsch angemeldet wird, mehr Umsatzsteuer abführe. Der zweite Fehlerbereich ist: Wenn ich auf den Belegen, auf den Rechnungen, die ich ausgebe, einen falschen Steuersatz ausweise, schulde ich auch diesen höheren Steuersatz.

Das heißt, wenn ich im Bar‑Kassen-Geschäft Laufkundschaft habe und am 03.07. immer noch Barbelege mit 19 % Umsatzsteuer ausgebe, schulde ich diesen nach § 14c UStG auch, das heißt den muss ich abführen. Ich könnte das rein theoretisch korrigieren, aber dann müsste ich wissen, wer diesen Beleg bekommen hat, den alten Beleg muss ich zurückfordern und einen neuen ausstellen. Und gerade bei Laufkundschaft geht das natürlich nicht. Demzufolge habe ich weniger Marge und muss den erhöhten Steuersatz an das Finanzamt abführen. Das sind die Gefahren. Das gilt natürlich auch für die Faktura‑Systeme.

Paul Liese: Das ist ja jetzt erst einmal für die ersten Wochen und Monate nicht so die Gefahr, dass ich sofort in eine Betriebsprüfung laufe. Aber das kann mir ja auch Jahre später passieren, dass ich dann in einer Prüfung bin. Und das Ganze dann nachweisen muss, wie es jetzt im zweiten Halbjahr 2020 bei mir im Unternehmen gelaufen ist. Jetzt geht es uns beiden nicht darum, dass wir über Angst irgendetwas provozieren oder eine Reaktion beim Mandanten haben wollen. Sondern es geht ja darum, den Mehrwert zu liefern. Welchen Mehrwert hat der Mandant, wenn er sich jetzt darüber Gedanken macht, welche Systeme und Schnittstellen er hat, was er anpassen muss und dass er das dokumentiert?

Mehrwertsteuer Senkung Blog

Lars Rinkewitz: Der größte Vorteil ist, wenn ich mich jetzt idealerweise nach diesem Livestream hinsetze und mich darum kümmere, dass ich dann noch zwei Wochen Zeit habe. Ich kann dann Vorbereitungen treffen. Je früher ich damit anfange und mir umfänglich ein Bild über meine Systeme mache und über das, was zu tun ist, desto besser bin ich vorbereitet und desto weniger fehleranfällig bin ich natürlich.

Darüber hinaus ist diese Umsatzsteuersenkung dann, wenn ich mich jetzt erstmalig damit beschäftige, weil ich noch keine Verfahrensdokumentation habe, weil ich mir meine Prozesse noch nicht angeschaut habe, weil ich noch keine Kassendokumentation habe, als doppeltes Geschenk zu sehen, nämlich weil ich mich erstmalig mit diesem System und den Prozessen, die ich habe, beschäftige.

Ich benenne das immer so gerne: Der Unternehmer beschäftigt sich mit seinem Unternehmen. Vielleicht auch zum ersten Mal. Und wenn ich das jetzt als Anlass nehme, mich damit zum ersten Mal zu beschäftigen, ist daraus automatisch ein Mehrwert generiert. Ich kann mir die Prozesse ansehen, die Risiken angucken. Und ob die Prozesse überhaupt effizient sind. Mache ich vielleicht ein und dasselbe drei-, vier-, fünfmal? Um sich das bewusst zu machen, muss man vielleicht einen kleinen Anschubser bekommen, den uns jetzt die Bundesregierung dadurch gegeben hat, dass sie etwas eingeführt hat und jetzt alle Unternehmer sich ein bisschen sputen müssen.

Paul Liese: Gut, die Verfahrensdokumentation gibt es ja jetzt seit dem 1.1.2015. All die Unternehmen, die ihre Prozesse schon kennen, weil sie diese in ihrer Dokumentation schon festgehalten haben, sind eigentlich sehr gut vorbereitet, weil sie wissen, wo sie ansetzen müssen. All diejenigen, die das noch nicht gemacht haben, verstehen jetzt, wie schnell sich Sachverhalte ändern können, und wie wichtig es ist, kurzfristig agieren zu können und eine Unternehmensunterlage zu haben, damit man weiß, da und da muss etwas getan werden und das sind die Ansprechpartner.

Denn in diese Dokumentation gehört ja nicht nur, welche Systeme und welche Prozesse genutzt werden, sondern auch mit wem man das zusammen macht. Jetzt haben wir mal eine konkrete Situation: Der Mandant stellt fest, seine Kasse muss verändert werden. Er ruft den Hersteller an oder den Dienstleister, der die Kasse aufgestellt hat, bei dem ist aber Land unter und er weiß gar nicht, was er machen soll. Was mache ich in so einer Situation als Mandant jetzt?

Lars Rinkewitz: Dich um einen Ausweich-Fachmann bemühen. Also irgendeiner sollte schon kommen. Wenn ich das trotzdem nicht hinbekomme, sollte ich das genauso dokumentieren. Dass ich mich bemüht habe, einen Fachmann zu organisieren, dass das nicht geklappt hat, dass ich deswegen etwas später meine Kasse anpassen muss und was ich in der Übergangszeit mache. Vielleicht habe ich die Möglichkeit, das irgendwie etwas anders zu regeln, vielleicht kurzfristig auf eine offene Ladenkasse zurückgehen. Einfach mal überlegen, was möglich ist und was nötig ist. Dokumentation ist da auf jeden Fall alles – für den Betriebsprüfer, aber auch für einen selber.

Wie du vorhin schon sagtest: Was ist in zwei, drei, vier, fünf Jahren? Da weiß ich doch gar nicht mehr, was ich jetzt im Frühsommer 2020 gemacht habe. Deswegen ist es aus meiner Sicht unerlässlich, die Dinge zu dokumentieren. Risikominimierung und auch Historienverwaltung. Wir wissen ja nicht, was noch wartet. Die Umsatzsteuersenkung steht jetzt zum 1.7. an. Aber wir wissen auch jetzt schon, dass zum 1.1.2021 die Umsatzsteuer wieder hoch geht. Bei den Gastronomen ändert sich zum 1.7. nächsten Jahres auch noch etwas. Und wir wissen ja gar nicht, was noch in Zukunft passieren wird.

Paul Liese: Ja. Die Bundesregierung reagiert sehr kurzfristig mit diesem Konjunkturpaket. Mit der Auswirkung auf die Steuersätze. Dies zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, sein Unternehmen zu kennen. Und die Dokumentation vorliegen zu haben, damit man in solchen Situationen schnell reagieren kann. Und deswegen kann man sagen, dass die Verfahrensdokumentation, der Wunsch der Finanzverwaltung vor etwas mehr als vier Jahren, eigentlich eine Vorbereitung dessen war, dass jeder Unternehmer weiß, was in seinem Unternehmen passiert und schnell agieren kann.

Wer noch keine Dokumentation hat, sollte die aktuelle Umstellung als Grundlage nehmen, damit anzufangen. Wenn dann die Umstellung erfolgreich durchgelaufen ist, setzt man sich dann vielleicht im August oder September hin. Dann fängt man an, alles andere drumherum zu dokumentieren, was noch dazugehört.

Lars Rinkewitz: Ja genau. Man muss jetzt nicht sagen: „Okay, in den nächsten zwei Wochen erstelle ich eine komplette Dokumentation.“ Aber man sollte zumindest schon einmal mit den Bereichen anfangen, die jetzt wirklich sensibel sind, die wirklich definitiv von der Umsatzsteuerveränderung betroffen sind. Wenn ich das schon einmal angehe, habe ich schon einmal eine Grundlage, auf der ich aufbauen kann.

“So eine Dokumentation lebt ja auch”

Und alles andere kann dann sukzessive hinzugenommen werden. So eine Dokumentation lebt ja auch. Ich habe die jährliche Revision, vielleicht auch eine unterjährige Revision. Ich kann die auch ausbauen, wenn ich sage: „Aus der Verfahrensdokumentation baue ich mir noch ein Text-Compliance-Managementsystem on top.“ Da gibt es ja vielfältige Möglichkeiten. So ein Prozess lebt. Aber wichtig ist, einfach mal anzufangen. Und wirklich die sensiblen Bereiche jetzt zuerst angehen, denn in zwei Wochen ist es soweit.

Paul Liese: Ja. Noch einmal ganz konkret für unsere Zuschauer oder die Mandanten unserer Zuschauer. Erstens: Informationen an die Mandanten senden oder – so wie ihr – ein Webinar machen und die Mandanten dazu einladen. Zweitens: Den Mandanten bitten, mal zu prüfen, welche Systeme er im Einsatz hat, wo Steuersätze verändert werden müssen und wo es Schnittstellen gibt, wo Daten von A nach B laufen.

Am Ende laufen die Daten auch zu euch, zum Steuerberater, in die Finanzbuchhaltung, wenn ihr für die Mandanten die Buchführung macht. Das gilt es zu berücksichtigen. Dann sehr kurzfristig mit den Dienstleistern Kontakt aufnehmen. Und alles dokumentieren. Welche Schnittstellen gibt es? Welche Systeme gibt es? Welchen Dienstleister habe ich? Wann habe ich den kontaktiert? Was war das Ergebnis? Wen habe ich vielleicht versucht ersatzweise in das Unternehmen zu holen, um das Thema zu lösen?

Lars Rinkewitz: Genau. Das ist gut. Wir als Berater stehen natürlich auch zur Verfügung. Wir haben mit vielen Mandanten zu tun, die alle die gleichen Schwierigkeiten haben. Von daher kann man da auch gute Empfehlungen geben. Wir bei ECOVIS machen das so, dass wir da unsere Mandanten nicht alleine lassen. Und die guten Systemanbieter und -hersteller, die sich um die Kasse und die EDV kümmern, die lassen ihre Kunden natürlich auch nicht alleine. Wichtig ist nur, dass man die Dringlichkeit erkennt und jetzt handelt und sich einen strukturierten Plan macht.

Klar, man Ende laufen die Fäden vielleicht beim Steuerberater zusammen, der die Buchhaltung macht. Da werden auch noch einmal die ein oder anderen Fehler gesehen und korrigiert. Aber wenn ich eine Nacharbeit machen muss, ist die immer viel aufwendiger, kostspieliger und risikoreicher – weil auch mal etwas durchflutschen kann –, als wenn ich mich von vornherein richtig darauf einstelle und das richtig mache.

Paul Liese: Ich denke, es wird schon schwer werden, wenn man im November diesen Jahres versucht zu rekapitulieren, was man im Juni in der Schnittstelle verändert hat.

Lars Rinkewitz: Ja, definitiv. Und wir haben die Umsatzsteuersenkung zum 1.7. und dann noch einmal eine weitere Umsatzsteueränderung, nämlich die Erhöhung dann zum 1.1.2021. Die Erfahrung, die wir alle gemacht haben für die Umsatzsteuererhöhung, sollte man nutzen; sich rechtzeitig darum kümmern, dass man nicht jetzt einen Termin für die nächsten zwei Wochen macht, sondern direkt schon einmal für Dezember, um dann rechtzeitig vorbereitet zu sein. Also jetzt die Erfahrungen sammeln, sowohl bei der Umstellung der Systeme und der Prozesse als auch bei der Dokumentation und dann die Lehren daraus ziehen und Ende des Jahres anwenden, wenn das ganze Spiel wieder von vorne losgeht.

Paul Liese: So machen wir das. Dann sage ich dir vielen Dank für dein Feedback und deine Informationen zu dem Thema.

Lars Rinkewitz: Sehr gerne.

Paul Liese: Ihr als ECOVIS steht ja euren Mandanten zur Verfügung, wenn sie konkrete Fragen an euch haben. Und sicherlich auch allen anderen, die noch nicht eure Mandanten sind.

Lars Rinkewitz: Das stimmt.

Paul Liese: Wir stehen auch zur Verfügung. Wir freuen uns auf Feedback. In dem Sinne wünschen wir viel Erfolg bei der Umstellung. Die nötige Ruhe, das gelassen anzugehen und nicht in Panik zu verfallen. Denn dazu gibt es keinen Grund. Wir wünschen Ihnen alles Gute und bleiben Sie gesund!

Lars Rinkewitz: Den guten Wünschen schließe ich mich an.