Der Tax-Tech-Talk um hsp-Geschäftsführer Paul Liese entwickelte sich dynamisch von der Ausgangsfrage des Patch-Managements hin zu konkreten Tools für die Zusammenarbeit im Team und damit einhergehende Themen des Datenschutz.
Konsens herrschte in der Runde der Softwarehersteller, dass die Kommunikation mit den Kund:innen wichtiger ist, als eine sofortige Behebung von Fehlern. Bei der hsp werden Fehlermeldungen im Ticketsystem erfasst. Kann der Mitarbeiter den Fehler reproduzieren, dreht er mit Microsoft Stream ein Video. Dieses geht dann mit Logfiles an die Entwicklung und der Kunde erhält ein Feedback. Lassen sich Fehler nicht innerhalb von einem Tag beheben, wird der Kunde im Kommunikations-Loop gehalten. Darauf wird auch bei kanzlei.land Wert gelegt. Ursachen von Problemen sind hier eher Einstellungen des Anwenders oder Wartungen am Rechenzentrum der Cloud bzw. der DATEV-Schnittstelle, auf die man selbst keinen Einfluss hat.
Unternehmens-Wiki über Videos und Tools
Im Alltag stellt bei den Herstellern wie ihren Kund:innen das Wissensmanagement ein zentrales Thema dar – Videos werden immer wichtiger. Kontool und hsp nutzen diese für interne Zwecke zum Aufbau einer Wissensdatenbank. Fragen, auch von Kund:innen, werden von Paul Liese zum Beispiel per Video beantwortet und über den Helpdesk als Tutorials zur Verfügung gestellt. Beim Anbieter WIADOK ist eine University im Aufbau. Das Tool One Note von Microsoft hat sich für ein Kanzlei-Wiki aber als zu unübersichtlich herausgestellt.
Eine Stimme aus dem Publikum ergänzte, dass es sich als praktisch herausgestellt hat, Videos zu Themen zu drehen, die die Mandant:innen beschäftigten – etwa die Lohndigitalisierung –, um Fragen schnell zu beantworten und sich Telefonate zu ersparen.
Für die Prozessdokumentation ist bei einigen Confluence im Einsatz: Das Tool aus der Software-Entwicklung bietet einen großen Funktionsumfang mit Anhängen, Notiz- und Tabellenfunktion sowie einer ausgereiften Suche. Die hsp nutzt für ihre Belange Microsoft Teams und für das Onboarding die Verfahrensdokumentation.
Trello ist ein beliebtes Tool für die Zusammenarbeit. Mit Funktionen wie der Benachrichtigung, Checklisten oder Integration von Dokumenten haben alle, auch externe Partner, den gleichen Sachstand. Die Kommunikation über E-Mails wird umgangen, da sie mit großen Informationslücken einherging.
Datenschutz ist Vertrauenssache
Das weitere große Thema der Runde war der Datenschutz: Im Umfeld von Kanzleien spielt er eine zentrale Rolle, wird aber unterschiedlich gehandhabt, auch wenn das Niveau per se hoch und immer vertraglich geregelt ist.
Manche Softwarehersteller gehen proaktiv vor und legen den Kund:innen genaue Informationen zur Datenverarbeitung und Speicherung sowie ihre Rechte, wie ein Systemaudit, dar, die aber kaum genutzt werden. Andere berichten, dass gerade neue Mandant:innen stärker auf die Handhabung des Datenschutzes schauen.
Ein Hinweis aus dem Publikum machte deutlich, welch großen Angriffspunkt die DSVGO bieten kann: nicht nur, um Verträge ungültig zu machen, sondern auch für Abmahnanwälte. Löschkonzepte werden zum Beispiel vernachlässigt. Hier liegt eine Schwierigkeit darin, den Überblick zu bewahren, andererseits kann aus Haftungsgründen nicht alles komplett gelöscht werden. Es kam aber auch der Einwand, dass es zwar formelle Erfordernisse gibt, jedoch in der Praxis nicht nachvollzogen werden kann, was Server und Software konkret mit den Daten machen.
WIADOK arbeitet zum Beispiel mit dem Projektmanagement-Tool EasyRedmine, da es on premise auf deutschen Servern läuft. Der Workflow setzt auf umfangreichen AV-Verträgen auf: Nur weisungsberechtigte Personen dürfen Inhalte abfragen oder liefern. Das ist im Umgang mit vielen Mandant:innendaten aber nicht anders zu lösen. kanzlei.land trennt klar, welche Prozesse auf deutschen Servern und welche „irgendwo“ in der Cloud laufen. Bei der hsp prüft ein externer Datenschutzbeauftragter und Fachanwalt für IT-Recht die Anbieter.
Nicht zuletzt kann der Datenschutz ein absoluter Treiber für die Digitalisierung sein: Wenn Informationen nicht mehr per E-Mail verschickt werden können, wird eine Umstellung auf eine Cloudlösung notwendig. Mandant:innen tragen das mit und für die Kanzlei ist sie einfacher, günstiger und effizienter – so ein Hinweis aus dem Publikum.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
