Steuerrechtlich auf der sicheren Seite

Tax Compliance Management System erstellen

Was Sie wissen müssen – und wie Sie starten.

hsp Handels-Software-Partner GmbH

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Was versteht man unter Tax Compliance?

Unter Tax Compliance versteht man die Einhaltung aller steuerlichen Vorschriften und Gesetze durch Unternehmen oder Einzelpersonen, um Steuerrisiken zu minimieren und rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Was ist ein Tax Compliance Management System?

Ein Tax Compliance Management System (TCMS) ist ein organisatorisches Konzept, das Unternehmen bei der Erfüllung ihrer steuerlichen Pflichten unterstützt und sicherstellt, dass diese die Steuergesetze und -vorschriften ordnungsgemäß einhalten.

Was macht ein Tax Compliance Manager?

Tax Compliance Manager:innen sind dafür verantwortlich, die steuerlichen Angelegenheiten eines Unternehmens zu überwachen, Steuervorschriften zu interpretieren, Steuerrisiken zu minimieren, Steuererklärungen vorzubereiten und sicherzustellen, dass das Unternehmen alle steuerlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllt.

Über den Autor

Paul Liese
Paul Liese
hsp Software

Paul Liese ist Geschäftsführer der hsp Handels-Software-Partner GmbH in Hamburg. Seit vielen Jahren beschäftigt sich der Software- und IT-Spezialist mit den Themen des elektronischen Rechnungswesens. Dazu gehören insbesondere die Verfahrensdokumentation, Tax CMS, Transfer Pricing und Internes Kontrollsystem. Gemeinsam mit seinem Team arbeitet Paul Liese an der Abschaffung sämtlicher Medienbrüche im Rechnungswesen.

Schritt für Schritt zum lebenden TCMS

Tax Compliance Management System: alles, was Sie wissen müssen

Ein Tax Compliance Management System (TCMS, auch Tax CMS) ist ein strukturiertes Organisations- und Kontrollsystem, mit dem Unternehmen ihre steuerlichen Pflichten zuverlässig und nachweisbar erfüllen. Es umfasst klar definierte Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kontrollen, um steuerliche Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. So werden Strafen oder Bußgelder vermieden.

Ein wirksames TCMS besteht aus organisatorischen Maßnahmen und setzt eine unterstützende Softwarelösung voraus. Digitale Werkzeuge können die Erfassung, Verarbeitung und Dokumentation steuerrelevanter Daten erheblich beschleunigen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen und alle relevanten Informationen zentral bündeln. Dadurch wird das System nicht nur effizienter, sondern auch für interne und externe Prüfungen transparenter und leichter nachweisbar.

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Tax Compliance Management System reduziert Risiken und Kosten

Ein Tax Compliance Management System minimiert primär steuerliche Risiken, kann aber auch zusätzlich die Kosten reduzieren. Zum Beispiel werden durch die Automatisierung von Prozessen manuelle Arbeitsschritte minimiert, kostspielige Fehler erschwert und die Anpassung an neue steuerliche Vorgaben erleichtert.

Darüber hinaus liefert ein TCMS wertvolle Einblicke in steuerrelevante Daten, unterstützt eine präzisere Finanzplanung und schafft Transparenz für Berichterstattung und Kommunikation mit Stakeholdern.

Steuerrechtlich absichern, Risiken minimieren

Vorteile des Tax Compliance Management Systems

Pflicht erfüllen

Mit einem sauberen TCMS erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben.

Rechtlich absichern

Fehler passieren. Ein TCMS schützt vor Vorwürfen der Steuerhinterziehung.

Prozesse optimieren

Analysieren und verbessern Sie die steuerlichen Prozesse im Unternehmen.

Was ist Compliance Management?

Compliance Management umfasst alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen sicherstellen, dass sie Gesetze, Vorschriften und interne Richtlinien einhalten. Im steuerlichen Bereich spricht man vom Tax Compliance Management. Ein Tax Compliance Management System (TCMS) sorgt dafür, dass steuerliche Pflichten korrekt und fristgerecht erfüllt und Risiken frühzeitig erkannt werden.

  • Risikobewertung: steuerliche Risiken identifizieren und deren Auswirkungen einschätzen

  • Prozessdefinition: klare Abläufe und Zuständigkeiten für steuerliche Aufgaben festlegen

  • Kontrollen: Maßnahmen einführen, um die Einhaltung von Vorschriften zu überprüfen

  • Gesetzesmonitoring: Änderungen im Steuerrecht verfolgen und zeitnah umsetzen

  • Dokumentation: steuerrelevante Vorgänge vollständig und nachvollziehbar festhalten

  • Rechtsfolgenminimierung: bei fehlerhaften Angaben die Gefahr strafrechtlicher Konsequenzen reduzieren

TCMS als Schutzschild

In einem BMF-Schreiben vom 23. Mai 2016 heißt es ganz klar: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann.“

Entsprechend dient die Implementierung eines Tax Compliance Management Systems dazu, im Falle von Fehlern oder Unstimmigkeiten den Vorwurf vorsätzlichen oder leichtfertigen Handelns zu entkräften. Ein wirksam eingeführtes und dokumentiertes TCMS zeigt den Behörden, dass das Unternehmen alles tut, um seine steuerlichen Pflichten systematisch und nachvollziehbar zu erfüllen.

Und warum kann ich stattdessen nicht einfach …

… eine Textverarbeitungs-Software nutzen?

Weil mit einer reinen Textverarbeitungs-Software kein dynamisches Dokument entsteht. Word und Co. sind für ganz andere Zwecke gedacht und aufgebaut. Beim Thema Tax Compliance Management System sind Lösungen gefragt, die Medienbrüche vermeiden und einen reibungslosen Ablauf z. B. zu den Finanzbehörden ermöglichen.

… mit einer analogen Übersicht arbeiten?

Bei einer analogen Lösung wie Whiteboards oder Magnettafeln können einzelne Positionen hin und her geschoben werden. Allerdings verlangen die Behörden einen digitalen Zugriff auf Ihr TCMS. Daher sind analoge Lösungen weder GoBD-konform noch für eine lückenlose Fristenkontrolle geeignet.

Softwaregestützt alle gesetzlichen Pflichten erfüllen

Transferpricingdokumentation reibungslos erstellen

Mit Opti.Tax fürs Tax Compliance Management System (TCMS) erhalten Berater:innen ein mächtiges Tool, um ihre Mandanten steuerrechtlich ins Trockene zu bringen.

Erfahren Sie mehr dazu im Interview mit Andrea Treib von unserem Entwicklungspartner W+ST.

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Die Softwarelösung für ein wirksames Tax CMS

Warum Tax Compliance mit Opti.Tax den Unterschied macht

Wenn Unternehmen wachsen, gibt es ständig neue Herausforderungen. Und die Tax Compliance kann leicht vernachlässigt werden. Mit Opti.Tax bauen Sie in kurzer Zeit ein wirksames, sicheres TCMS auf, um sich gegen Risiken und Strafen abzusichern.

  • digitale Erfassung steuerlicher Risiken

  • optional mit KI-Unterstützung
  • weniger Fehler, höhere Arbeitsqualität

  • sicher und vorbereitet in die Betriebsprüfung

  • einfache und schnelle Aktualisierung

  • zukunftssicher durch skalierbare Strukturen

  • Aufgabenverteilung über Outlook und Teams

In Hamburg für Sie entwickelt

Warum so viele Fachleute der hsp vertrauen
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Eine Softwarelösung ist nur so gut wie der zugehörige Support, besonders bei Fachsoftware. Deshalb bieten wir Ihnen:

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Unerreichte Praxisnähe

Nur Fachleute wissen, was Fachleute wie Sie wirklich benötigen. Deshalb arbeiten wir mit renommierten Kanzleien zusammen:

  • Expertinnen und Experten vom Fach unterstützen unsere Softwareentwicklung

  • Starke Partner: ADKL, Energiesozietät, Schröder & Partner, Clostermann & Jasper u. a.

  • Regelmäßig werden neue Funktionen auf Kundenwunsch hin umgesetzt

Zwei Softwareentwickler der hsp am Arbeitsplatz

Made in Germany

Unsere Teams für Entwicklung, Testing und Support arbeiten in Hamburg. Unsere Server stehen in München. Aus guten Gründen:

  • Alle Daten werden nach den strengen EU-Gesetzen und der DSGVO verarbeitet

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  • Wir müssen die deutschen Gesetze und Verordnungen so gut kennen wie Sie

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Bereits seit 1991 entwickelt die hsp Handels-Software-Partner GmbH professionelle Softwarelösungen für Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien sowie für Unternehmen.

Unsere Taxonomie-Software Opti.Tax hat sich bei anspruchsvollen Fachpersonen im DACH-Raum als die zuverlässige, leistungsstarke und langfristige Lösung fürs elektronische Rechnungswesen etabliert. Besonders beliebt sind die digitalen Werkzeuge für gesetzlich geforderte, GoBD-konforme Dokumentationen.

Praxisnähe, Aktualität und echter Service

Unsere Software-Module entstehen in enger Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnerkanzleien wie Energiesozietät GmbH fürs IKS, ADKL Abels Decker Kuhfuß & Partner mbB fürs Transfer Pricing oder Schröder & Partner für die digitale Vorsorgeakte. So stellen wir sicher, dass die Funktionen in Opti.Tax auf die realen Herausforderungen im Berufsalltag zugeschnitten sind.

Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Gesetzesänderungen und neue Anforderungen zeitnah in der Software berücksichtigt werden. Darüber hinaus unterstützen wir Sie mit umfangreichen Service- und Supportleistungen, E-Learning-Kursen, einem Zugang zur hsp Community, unserer wöchentlichen Livesendung „hsp live um 11“ und vielem mehr.