Um bei einer Betriebsprüfung Zeit- und Ressourcenaufwände so gering wie möglich zu halten, sollten sich Unternehmen optimal vorbereiten. Dafür unverzichtbar ist eine fundierte Analyse der Unternehmensdaten, einfach durchzuführen und verständlich. Um das zu erreichen, verknüpfen die hsp aus Hamburg sowie das Bonner Softwareunternehmen humanIT ihre Softwaretools OptiView und InfoZoom. Welche Vorteile sich daraus ergeben und welche Ziele die beiden Unternehmen verfolgen, erläuterten hsp-Chef Paul Liese und Thomas Morgenstern, Account Manager bei humanIT, in „hsp live um 11“.
Bevor es um die Kooperation geht, stellt unser Talkgast sich selbst und das Unternehmen humanIT vor. Das Bonner Softwareunternehmen startete 1997 als Ableger des Fraunhofer Instituts. Dessen Auftrag, große Datenmengen übersichtlich visualisierbar zu machen, bildete den Startschuss für das Hauptprodukt InfoZoom. Seit 2003 gehört die humanIT Software GmbH zur Unternehmensgruppe proALPHA mit Sitz in Weilerbach bei Kaiserslautern. Bei humanIT sind aktuell rund 50 Mitarbeitende tätig. Die Software InfoZoom wird von etwa 100.000 Fachleuten eingesetzt, die sich auf gut 2500 Kund:innen verteilen.
Thomas Morgenstern stieß 2019 als Vertriebler zum Unternehmen. Schon damals war er sofort angetan von InfoZoom und der Möglichkeit, mit der Software intuitiv massenweise Daten durchwühlen zu können. Durchsicht und Analyse sind ohne Programmierkenntnisse möglich. Auf einfachste Weise können die unterschiedlichsten Datenquellen angezapft werden. Thomas Morgenstern stammt eigentlich aus dem grafischen Bereich, entfaltete sein vertriebliches Talent in der Papierindustrie und betrat vor elf Jahren den Technologiesektor. Einige Zeit war er für LexisNexis tätig, einem Plattformanbieter für den Compliance-Bereich. Anschließend wechselte er zu einem IT-Unternehmen nach Bayern, das ein Ticketingsystem entwickelt hatte.
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Unternehmensdaten nahezu in Echtzeit durchsehen und analysieren
Eigentlich arbeiten die hsp und humanIT bereits seit langer Zeit zusammen, nun wird die Kooperation aufgefrischt. Die hsp bietet das Produkt Opti.View an, das GDPdU- bzw. GoBD-Unternehmensdaten tabellarisch bereitstellt. Paul erzählt, dass er immer wieder gehört hat, wie Betriebsprüfungen anders verlaufen sind als erwartet. So wurden Sachverhalte entdeckt, die vorab der Kanzlei entgangen waren. Oder es wurden nicht nachvollziehbare Dinge beanstandet bzw. angesprochen. Einige Kanzleien wünschten sich daher die Möglichkeit, vorab auf eigene Faust eine Betriebsprüfung simulieren zu können. Dafür brauchte es allerdings eine Methode, aus Massendaten brauchbare Ergebnisse für eine Datenanalyse zu ziehen.
Genau hier kam die Software InfoZoom von humanIT ins Spiel. Denn InfoZoom nimmt die von Opti.View bereitgestellten Daten auf und ermöglicht deren grafische Darstellung sowie eine fundierte, umfangreiche Analyse. Eine Besonderheit stellt hier die In-Memory-Technologie von Info-Zoom dar. Dabei werden die Massendaten in den Arbeitsspeicher geladen, damit diese nahezu in Echtzeit für jegliche Tätigkeiten in InfoZoom zur Verfügung stehen. Der Arbeitsspeicher eines Rechners bildet den schnellsten verfügbaren Speicher und dient dem Computer als Zwischenspeicher. Er ist für dauerhaftes Speichern von Daten nicht geeignet, kann dafür aber Daten mit minimaler Zugriffszeit für Arbeitsprozesse zur Verfügung stellen. Diese Eigenschaft nutzt InfoZoom, um – wie es der Name bereits andeutet – den Anwender:innen zu ermöglichen, innerhalb der Massendaten überall hinein- und hinauszuzoomen. Bei Excel existierte lange Zeit das Zeilenlimit von 65.536, 2007 wurde es auf 1.048.576 Zeilen erhöht. In InfoZoom existieren diese Limits nicht. Thomas erzählt von einem Kunden, der die Software mit etwa 480 Millionen Datensätzen ausreizt. Bei solchen Dimensionen könne die Bearbeitung auch mal etwas dauern. Übliche Datenmengen sind aber meist beinahe in Echtzeit handhabbar.
Massendaten mit wenigen Klicks bändigen und nutzen
Opti.View ist in der Lage, mit den importierten Daten eine XML-Datei zu erzeugen, falls noch keine vorhanden ist. Zudem prüft das Programm beim Import die Daten auf Plausibilität und weist auf vorhandene Fehler hin. Paul startet die Live-Demo mit dem Import von Datensätzen, die er danach für die Datenanalyse exportiert. Nach wenigen Klicks und ebenso wenigen Sekunden öffnet sich InfoZoom mit den importierten Datensätzen. Paul arbeitet bei der Demo mit etwa 100.000 Datensätzen, die er mit einem Mausklick auf einer Seite darstellen kann. Details sind dann natürlich nicht mehr zu erkennen, allerdings geben die Balken einen exzellenten und einzigartigen Überblick über die Buchungen. Aus der Totalen kann nun überall hineingezoomt werden, um konkrete Fragestellungen zu klären.
Eine Killerfunktion, die das Programm für fast jeden Laien nutzbar macht, bilden die sogenannten Anfragen – im StB-Bereich auch als Prüf-Makros bekannt. Diese vorgefertigten Makros erlauben es den Nutzer:innen, mit einem Klick eine Fragestellung zu klären bzw. eine bestimmte Analyse durchzuführen. Zur Demonstration erstellt Paul mit drei Klicks eine übersichtliche Benford-Analyse. Sofort wird ein kompaktes Diagramm angezeigt. Anschließend zeigt Paul noch die Anfrageart „Lücken Bonnummern“. Nun klickt er auf die Zeile „Differenz“, die die Differenz zur nächsten Bonnummer anzeigt. Eine fortlaufende Bonnummer hat die Differenz 1. Fehlt eine Bonnummer, so beträgt die Differenz zur nächsten Bonnummer logischerweise 2. In einer Tabelle wird angezeigt, wie häufig bei der Differenz eine 2 oder höher steht. Fehlen viele Bonnummern, deutet dies auf ein Problem hin. Der Mandant kann sich darum kümmern, bevor es in der nächsten Betriebsprüfung zum Thema wird.
In der hsp.community hat die hsp einen E-Learning-Kurs zum Thema bereitgestellt: „Datenformate & Datenanalyse“ mit Wolfgang Schönwaldt. Damit schließt Paul seine Demo ab. Thomas gibt noch einen kurzen Einblick in die Zukunft von InfoZoom. So arbeitet das Team bei humanIT aktuell an einer Cloudlösung von InfoZoom. Zudem sollen irgendwann mithilfe von KI Prognosen möglich sein, die auf Basis der Unternehmensdaten erstellt werden.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
