Die hsp führte ein Interview mit Herrn Jens Ehlers, Geschäftsführer der Steuerberatungskanzlei „Ehlers & Schaefer“, über den Einsatz der Software Opti.Tax Doku

Die Kanzlei Ehlers & Schaefer versteht sich als Wegbegleiter ihrer Klienten, persönlich – flexibel – effizient. Die Philosophie des Unternehmens orientiert sich an den Bedürfnissen der Mandanten mit dem Ziel eine vertrauensvolle und langfristige Zusammenarbeit zu fördern. Gegenüber Behörden und Banken tritt die Kanzlei stark für Klienten und Ihre Interessen auf. Zu den Dienstleistungen gehören Beratungen, Existenzgründung, M & A Consulting, Jahresabschluss und Steuererklärungen sowie Lohn- und Finanzbuchhaltung.

Die Kanzlei ist eine der ersten Steuerberatungskanzleien, die sich für Opti.Tax Doku entschieden hat und uns bei der Weiterentwicklung durch Feedback unterstützt. Opti.Tax Doku bietet einen fachlichen Leitfaden zur Erstellung einer allgemeinen Verfahrensdokumentation und auch immer mehr spezielle Vorlagen, z.B. für die Kassenführung gemäß den Anforderungen der Kassennachschau.

Im folgenden Interview, geführt durch Herrn Matin Mehrabi, geht es um die Softwarelösung für die Verfahrensdokumentation der hsp:


Das Interview in Wort und Schrift:

Heute befinden wir uns in der Steuerberaterkanzlei Ehlers & Schaefer. Im Interview berichtet Herr Ehlers über seine bisherigen Erfahrungen mit Opti.Tax Doku.

Guten Tag Herr Ehlers. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das Interview genommen haben. Sind Sie bitte so nett und erzählen uns etwas über Ihr Unternehmen.

Unsere Kanzlei gibt es jetzt seit ungefähr 38 Jahren. Wir sind eher im Mittelstand unterwegs. Wir haben einen Mandantenkreis von kleinen Einkommenssteuer-Mandaten bis hin zum Mittelstand mit 200 Mitarbeitern. Wir sind neben dem klassischen Geschäft – also Steuererklärung und Jahresabschlüsse – sehr viel in der Beratung unterwegs, was Unternehmensnachfolger angeht, was Finanzierungsberatung angeht. Inzwischen machen wir auch zum Teil Prozessberatung, sprich im Bereich der Digitalisierung bei den Mandanten. Wenn es ums Belegwesen und ähnliches geht, nehmen die Beratungen deutlich zu.

Die Anforderungen der Finanzverwaltung sind je nach Größe und Buchführung natürlich unterschiedlich, aber es sind hohe Anforderungen.

Warum haben Sie nach einer Software-Lösung für die Verfahrensdokumentation gesucht?

Weil es sich um ein relativ komplexes Thema handelt bei der Verfahrensdokumentation. Die Anforderungen der Finanzverwaltung sind je nach Größe und Buchführung natürlich unterschiedlich, aber es sind hohe Anforderungen. Natürlich kann ich ein Word-Dokument erstellen, das „runterschreiben“. Das Problem ist dabei nur: das zu überarbeiten, es zu revisionieren und immer wieder anzufassen ist deutlich schwieriger, als wenn ich ein Programm zur Verfügung habe, mit dem ich solche Dinge mit Vorlage bearbeiten kann und ähnliches und das einfach besser im Griff habe – gerade für eine Vielzahl von Mandanten. Deswegen sind wir auf die Suche nach einem Programm gegangen.

Und wie sind Sie dabei auf Opti.Tax Doku gestoßen?

Zunächst haben wir uns natürlich angeschaut, was unser Branchen-Software-Hersteller zu bieten hat. Wir haben dabei festgestellt, dass es Teillösungen gibt, aber das sind immer nur Lösungen für Teilbereiche der Verfahrensdokumentation gewesen, kein Gesamtkonzept. Dann sind wir über Internetrecherche – Eingabe „Verfahrensdokumentation Software“ – auf die Software der hsp gestoßen und haben festgestellt, dass es eigentlich keine echte Alternative auf dem Markt gibt, die das so vollumfänglich nicht nur technisch in der Software umsetzt, sondern vor allem auch fachlich. Und wir haben auch bei den ersten Kontakten mit dem Geschäftsführer der hsp gemerkt, dass er sowohl technisch im Thema ist, als auch fachlich. Was auch klasse ist: er erstellt selber Verfahrensdokumentationen mit seiner Software und stellt halt auch fest, wo noch Ecken und Kanten sind.

Wir haben festgestellt, dass es eigentlich keine echte Alternative auf dem Markt gibt, die das so vollumfänglich nicht nur technisch in der Software umsetzt, sondern vor allem auch fachlich. Und wir haben auch bei den ersten Kontakten mit dem Geschäftsführer der hsp gemerkt, dass er sowohl technisch im Thema ist, als auch fachlich.

Gibt es weitere Möglichkeiten für die Nutzung der Software?

Daneben, dass man die Vorgaben der Finanzverwaltung damit erfüllen kann, sehe ich einen ganz großen Nutzen darin, dass der Mandant sich aktiv mit seinen Prozessen auseinandersetzt, überlegt, ist es sinnvoll, wie er die Beleg-Ablage organisiert hat, wie er überhaupt mit digitalen Belegen umgeht, das zu beschreiben – man beschreibt ja auch Abläufe. Es ist sozusagen eine Betriebsanleitung, vielleicht auch für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, damit jemand schnell in die Lage versetzt wird, in solch einem Betrieb alles rund um die Buchführung vernünftig abwickeln zu können.

Was uns zufrieden macht ist der Umfang. Es ist wirklich vollumfänglich.

Wie zufrieden sind Sie mit Opti.Tax Doku?

Was uns zufrieden macht ist der Umfang. Es ist wirklich vollumfänglich. Wir müssen es für unseren Mandantenkreis reduzieren. Man kann damit offensichtlich auch Verfahrensdokumentationen für Konzerne erstellen, die jetzt nicht zu unserer Zielgruppe gehören. Es ist leichter zu reduzieren, als wenn man sagt, hier und da fehlt noch etwas. Die Textvorlagen gefallen uns recht gut. Es ist fachlich inhaltlich sehr gut gemacht neben der Struktur, die vorgegeben wird. Daher lässt es sich damit eigentlich recht gut arbeiten.

Welche Verbesserungsvorschläge hätten Sie für unsere Software?

Die Finanzverwaltung hat ja in den GoBD ein gewisses Vokabular verwendet. Es gibt gewisse Begriffe, die dort auftauchen, eine gewisse Reihenfolge, Keywords, und es wäre schön, wenn der Betriebsprüfer, wenn er die Verfahrensdokumentation beim Mandanten liest, diese Keywords schnell wiederfindet, um dann seinen „Häkchen-Roller“ auszupacken, also Häkchen machen zu können. Das ist das eine, was wir uns wünschen würden. Das andere betrifft unseren eigenen Prozess, die Verfahrensdokumentation zu erstellen: dass dieser Prozess noch besser im Programm abgebildet wird, um zu erkennen, was habe ich jetzt schon bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation abgearbeitet und was muss ich noch erledigen. Das sind so kleine Stellschrauben, wo wir noch Wünsche hätten.

Vielen Dank an der Stelle für dieses Feedback. Wir werden unser Bestes geben, das entsprechend für Sie umzusetzen. Würden Sie Opti.Tax Doku weiterempfehlen?

Ja, auf jeden Fall. Wenn es Berufskollegen gibt, die da irgendetwas suchen, was sie ihren Mandanten auch als Lösung mit anbieten können, um solche Lösungen auch zu erstellen, ist das auf jeden Fall sinnvoll.

Ich danke Ihnen noch einmal ganz herzlich dafür, dass Sie sich für das Interview die Zeit genommen haben, Herr Ehlers, und wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg mit der Kanzlei.

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Weitere Infos über die Kanzlei finden Sie online unter www.ehlers-schaefer.de