Verfahrensdokumentation und Mittelstand

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Verfahrensdokumentation und Mittelstand

Was beschäftigt Unternehmen bei der Digitalisierung? Und wie können Software Lösungen dabei helfen, Prozesse zu vereinfachen, insbesondere bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Immer mehr Unternehmen tauschen Daten elektronisch mit ihren Geschäftspartnern aus, vor allem um ihre Prozesse schneller und effizienter durchführen zu können.  In erheblichen Ausmaß werden Arbeitsprozesse in Büro und Verwaltung digitalisiert. Besonders von der elektronischen Rechnungsabwicklung werden dabei hohe Einsparpotentiale erwartet, auch für viele KMUs. Elektronische Rechnungen beispielsweise sind Papierrechnungen mittlerweile gleichgestellt und die Vorschriften zum Versand elektronischer Rechnungen vereinfacht, die Vorgaben zum Umgang mit elektronischen Dokumenten wurden neu geregelt. Leider ist nicht jedes Unternehmen auf die Digitalisierung vorbereitet oder hat das nötige know-how. Als Software Anbieter ist uns dies bewusst, und genau hier versuchen wir dem Mittelstand zu helfen, insbesondere bei der schnellen und effektiven Erstellung der Verfahrensdokumentation.

Fakt ist, dass sich elektronische Rechnungsabwicklungen in Deutschland immer weiter durchsetzen, und klar ist auch für viele Unternehmer des Mittelstandes, dass die Prozessdigitalisierung viele Kosten- und Effizienzvorteile mit sich bringt. Allerdings ist dieser Prozess für viele Unternehmer auch sehr komplex und benötigt weitere Ressourcen oder zumindest eine gewisse Einarbeitungszeit. Genau hier hat die hsp angesetzt: Unsere Softwarelösungen, insbesondere Opti.Tax.Doku für die Erstellung von Verfahrensdokumentationen und Opti.View für die Archivierung, helfen Prozesse zu vereinfachen, und zwar in einer Software Umgebung, die es auch Laien ermöglicht schnell ans Ziel zu kommen.

Ein Beispiel aus der Studie der Agentur Mittelstand 4.0 soll die Situation verdeutlichen: Trotz der GoBD-Vorschriften hat rund die Hälfte der Unternehmen keine Verfahrensdokumentationen. 48 Prozent der befragten Unternehmen haben keinen einzigen Rechnungsbearbeitungs- und -archivierungsprozess schriftlich dokumentiert. Bei den kleinen Unternehmen haben sogar 68 Prozent überhaupt keine schriftlichen Verfahrensdokumentationen. Auch bei den großen Unternehmen haben nur sechs von zehn eine schriftliche Verfahrensdokumentation für die Archivierung elektronischer Rechnungen. Dabei ist die Erstellung der Verfahrensdokumentation Pflicht! Bei der Archivierung verstoßen Unternehmen häufig gegen Aufbewahrungsvorschriften: Nur sieben von zehn Unternehmen archivieren elektronische Eingangsrechnungen im digitalen Original. Es besteht ein Informationsbedarf, vor allem von kleinen und mittleren Unternehmen. Die Unternehmen wünschen sich diese Informationen über allgemeine, wettbewerbsneutrale Informationsveranstaltungen und über E-Learning.

Die Konsequenzen einer fehlenden oder fehlerhaften Verfahrensdokumentation können variieren. Damit jedoch gar nicht erst Diskussionen mit einem Betriebsprüfer entstehen, gilt es hier alles zu unternehmen, dass entsprechende Dokumentationen vorgehalten werden. Eine Verfahrensdokumentation schon vor einer Prüfung zu erstellen wird daher immer wichtiger. Genau dafür haben wir Opti.Tax.Doku und Opti.View entwickelt.

Opti.View unterstützt im Rahmen eines IKS bei regelmäßigen Kontrollen der Buchhaltung. Die Ergebnisse der mit Makros gestützten Prüfungen werden via Schnittstelle an Opti.Tax Doku übergeben und als Anhang der Verfahrensdokumentation geführt.

Sie wollen mehr über Opti.Tax.Doku erfahren? Kontaktieren Sie uns noch heute unter https://www.hsp-software.de/kontakt/ 

Hier erhalten Sie weitere Informationen über die Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung mit Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis

 

 

2018-08-09T12:33:17+00:00