So arbeitet Steuerberater Simon Hoffmann mit seinen Mandanten zusammen
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Die Verrechnungspreisdokumentation stellt viele Steuerberaterinnen und Steuerberater vor große Herausforderungen – besonders dann, wenn manuelle Prozesse und Tools wie Word oder Excel an ihre Grenzen stoßen. Simon Hoffmann, Steuerberater bei der Steuerkanzlei und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dr. Daum & Partner in Karlsruhe, hat diesen Wandel selbst erlebt. In seiner täglichen Arbeit setzt er seit rund drei Jahren auf die Softwarelösung Opti.Tax – und berichtet über Hürden, Erfolge und seine ganz persönlichen Learnings im Umgang mit der digitalen Dokumentation.
Bei Betriebsprüfungen angefordert: Mandanten ohne Verrechnungspreisdokumentation kalt erwischt
Simon Hoffmann arbeitet hauptsächlich in der Wirtschaftsprüfungsabteilung von Dr. Daum & Partner. Im Besonderen kümmert er sich dabei um das Thema Verrechnungspreisdokumentation, das erst vor wenigen Jahren durch Anfragen im Rahmen von Betriebsprüfungen auf die Kanzleiagenda gerückt ist. Die Mandanten hatten noch keine solche Dokumentation erstellt, weshalb sich die Kanzlei nach passenden Softwarelösungen auf dem Markt umgeschaut hat – und auf die hsp und Opti.Tax gestoßen ist.
Während viele Kanzleien beim Transfer Pricing zunächst mit provisorischen Mitteln wie Word und Excel arbeiten, setzte Simon Hoffmann von Beginn an auf ein spezialisiertes Werkzeug. Die Vielseitigkeit der Softwarelösung erwies sich langfristig als Riesenvorteil, allerdings erschwerte sie den Einstieg. Denn damals waren noch keine Hilfevideos direkt in Opti.Tax verfügbar – im Gegensatz zu heute, wo zu vielen einzelnen Positionen automatisch die passenden Hilfestellungen eingeblendet werden. Doch trotz der anfänglichen Herausforderungen gelang Simon Hoffmann und seinem Team der Einstieg.
Von Profis für Profis entwickelt – mit spürbaren Auswirkungen
Steuerberater Simon Hoffmann erzählt, wie sich im Laufe der Jahre die Bedienbarkeit der Software bedeutend verbessert hat. Mittlerweile sind viele Hilfestellungen implementiert, zudem hat das Entwicklungsteam der hsp die Übersicht der Opti.Tax Cloud – dort, wo die Mandanten ihre Projekte und Aufgaben verwalten – extrem gesteigert. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen der Kanzlei und den Mandanten erheblich.
Der Fachmann merkt an, dass die Software Opti.Tax die Person vor dem Rechner Schritt für Schritt durch die Dokumentation führt. Vorteil: Wirklich vergessen kann man da nichts – eine Grundstruktur ist bereits vorgegeben. Ein großer Vorteil gegenüber dem berüchtigten „weißen Blatt“ von Word oder Excel. Für Hoffmann und seine Mandanten unverzichtbar ist auch die Cloud, über die Aufgaben verteilt, kommuniziert und Daten ausgetauscht werden. Durch sie sparen Kanzlei und Mandanten sehr viel Zeit.
Lohnt sich eine Fachsoftware für die Verrechnungspreisdokumentation?
Auch die Kanzlei von Simon Hoffmann hatte zu Beginn überlegt, mit Word- und Excel-Vorlagen zu arbeiten. Doch die Nachteile wurden schnell offensichtlich: Fehleranfälligkeit, hoher Pflegeaufwand, fehlende Versionierung und unübersichtliche Datenstrukturen führten schnell zur Entscheidung, eine Fachsoftware zu suchen. Entsprechend empfiehlt der Fachmann, erst gar nicht mit Notlösungen zu arbeiten, sondern direkt mit einem professionellen Fachwerkzeug wie Opti.Tax. Gerade wenn er an die jährlichen Aktualisierungen denkt, rät Hoffmann dringend von Programmen wie Word und Excel ab.
Ein weiteres starkes Argument für Opti.Tax: der Support und die Feedbackkultur. Auch Simon Hoffmann hat sich bereits mehrfach an die hsp gewandt, um Wünsche zum Programm zu äußern. Im Laufe der Zeit wurden alle Anpassungen umgesetzt, so dass Hoffmann mit der Software so arbeiten kann, wie er es im Kanzleialltag benötigt. Zudem merkt er an, dass Mandanten heutzutage oft ungeduldig sind, wenn etwas umgesetzt werden muss. Daher fühlt er sich mit einem Support, der erreichbar und schnell ist, in seiner Position als Steuerberater gut aufgehoben.
Als Chief Brand Officer verantwortet Maori Markenentwicklung, -strategie und -auftritt bei der hsp. Gemeinsam mit den Abteilungen sowie den Partnerinnen und Partnern treibt er Markenerlebnis und Kommunikationsqualität des Hamburger Innovationsunternehmens voran.
