Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Registrierkassen verwendet werden. Alte Kassendaten in Opti.List archivieren.
Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Registrierkassen verwendet werden, die eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen. Dazu gehören insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Artikelpreisänderungen; Nutzerkennung). Diese Vorgaben sind dem BFH Schreiben vom 16.12.2014, BStBl. II 2015, 519 zu entnehmen. Im Hinblick auf dieses BMF-Schreiben ist darauf zu achten, dass die oben genannten Informationen des Kassensystems vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt und archiviert sind. Die Oberfinanzdirektion Karlsruhe empfiehlt bei Umstellung auf ein neues Kassen-System, die „Alt-Kasse“ weiterhin aufzubewahren.
Opti.List ist ein Datenarchiv für steuerrelevante Daten, das eine nachträgliche Änderung an den archivierten Daten nicht mehr zulässt. So können steuerlich relevante Daten 10 Jahre aufbewahrt werden. Im Falle einer Betriebsprüfung oder einer Kassen-Nachschau nach §146b AO werden Zeiträume bestimmt, für die ein Export im IDEA-Beschreibungsstandard erfolgen soll.
Neue Regelung der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (Kassendaten)
Am 26. November 2010 wurde die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften (Kassendaten) neu geregelt. Diese Regelung betrifft alle mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfasste Geschäftsvorfälle. Details dazu finden Sie in dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (kurz: BMF), welches am selben Tag veröffentlicht wurde.
Darin heißt es unter anderem: „Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2Nr. 2 AO). … Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.“
Da die Feststellungslast beim Steuerpflichtigen liegt, muss ein Kassensystem also alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens 10 Jahre archivieren. Steuerlich relevant sind gemäß BMF insbesondere: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten.Über die konkreten Einsatzorte und Einsatzzeiträume der Geräte sind Protokolle zu führen. Diese müssen aufbewahrt werden (vgl. hierzu § 145 Abs. 1 AO sowie § 63 Abs. 1 UStDV). Des Weiteren müssen für jedes einzelne Gerät Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmengetrennt geführt und aufbewahrt werden. Auch die zu dem jeweiligen Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere für die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
Die Speicherung auf externen Datenträgern
Für den Fall, dass eine komplette Speicherung der steuerlich relevanten Daten innerhalb eines Geräts nicht möglich ist, ist für eine unveränderbare und maschinell auswertbare Speicherung auf einem externen Datenträger zu sorgen. „Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.“, teilt das BMF mit.Die Daten müssen einem Prüfer bei Betriebsprüfungen elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden, womit eine direkte Schnittstelle zur IDEA-Software des Prüfers gemeint ist.
Die Herausforderung
Zusammengefasst bedeutet das für Sie: Sie sind verpflichtet, die steuerlich relevanten Einzeldaten Ihrer Kassensysteme zu archivieren. Eine Verdichtung oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen und Daten dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form vorliegen, sondern müssen digital vorgehalten werden.
Die Lösung:
Mit Opti.List und der frei konfigurierbaren Schnittstelle für Kassensysteme lassen sich Ihre Daten gesetzeskonform archivieren. Die Prüfung der Daten mit den Opti.List Tools erlaubt, die Daten aus Sicht des Betriebsprüfers zu betrachten.
Quelle: Schreiben „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ des Bundesministeriums für Finanzen vom 26. November 2010
