Opti.List

Modulare Archivierungslösung zur Ergänzung jeder kaufmännischen Software.

Die multifunktionale Software kann besonders dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn die gesetzeskonforme Datenarchivierung gleichzeitig die Abschaltung vorhandener Altsysteme ermöglicht. Aber auch bei der Dokumentation aktueller Geschäftsvorgänge kann Ihnen das Tool eine unverzichtbare Hilfe sein (mehr dazu in unserem Blog).

Opti.List für die sichere Abschaltung und Archivierung von Altsystemen


Opti.List läßt sich schnell und intuitiv bedienen

Die Software gewährleistet die Langzeitverfügbarkeit der archivierungspflichtigen Daten und ermöglicht dabei auch Volltextsuchen. Das Programm erfasst die steuerrelevanten Daten aus sämtlichen Produktivsystemen und überführt sie in ein eigenes, externes Archiv nach GDPdU Beschreibungsstandard.

Unterstützt werden alle gängigen Ausgangsformate, ausgedruckte Daten ebenso wie Informationen aus Datenbanken (ODBC) u.a.m. Die Bereitstellung im neu generierten Archiv entspricht dabei allen gesetzlichen Vorgaben. Der Anwender kann wie zuvor auf alle Daten zugreifen, sie für eigene Anwendungen verwerten oder gemäß den gesetzlichen Vorgaben an Dritte weiterleiten. Dabei wird sichergestellt, dass sämtliche Datenstrukturen und Prüfsummen erhalten bleiben (Revisionssicherheit).

Das Finanzamt bekommt mit unserer GDPdU Lösung nur das zu Gesicht, was Sie freigeben. Die für die Betriebsprüfung aufbereiteten Dateien und Satzbeschreibungen werden auf einem Datenträger unveränderlich archiviert und für Prüfungszwecke bereitgehalten.

In einem eigens ausgerichteten Workshop erarbeiten wir gern Ihr spezifisches Bedarfsprofil und entwickeln daraus ein Umsetzungskonzept. Elemente des Workshops sind:

  • Ermittlung der zu archivierenden Daten und Datenstrukturen gemäß steuerlicher Relevanz und Gesetzesvorgaben
  • Prüfung der Datenübernahmemöglichkeiten (über 200 Importformate)
  • Erstellung eines Auslagerungskonzepts, Bestätigung durch führende Wirtschaftsprüfungsunternehmen und Oberfinanzdirektionen
  • Validierte Überführung der relevanten Systemdaten (WaWi, FiBu, E-Mail, Zeitwirtschaft etc.) in das externe Opti.List-Archiv
  • Beschreibung der Vorgänge in einer Verfahrensdokumentation nach GoBS
  • Auswertung mit integrierter Prüfsoftware (IDEA, ACL, InfoZoom u. a. m.) im erstellten Archiv, das qualitativ und quantitativ die gleichen Auswertungsmöglichkeiten bietet wie die Produktivsysteme
  • Mit Opti.View archivierte Daten dezentral auswerten und vorab der Betriebsprüfung validieren
  • Gesicherter Zugriff auf die Daten eines vorhandenen DMS durch Berechtigungskonzept
  • Selbstdokumentierende Verfahrensdokumentation
  • Daten GDPdU-konform verfügbar, Altsysteme können revisionssicher abgeschaltet werden
  • In Verbindung mit Opti.Tax Datenübergabe für die Veröffentlichung und Erstellung der E-Bilanz

 

Weitere Screenshots:

Im Logbuch werden die Zugriffe in Opti.List festgehalten und für Auswertungen vorgehalten.Egal welches Ursprungsformat vorliegt - Opti.List konvertiert alles für die ArchivierungIn Opti.List integriert: Technologie aus dem Fraunhofer Institut für schnelle Auswertungen von MassendatenZ3 Datenausgabe für die Betriebsprüfung - per Drag und Drop in Opti.List