Betriebsprüfung & Verfahrensdokumentation nach GoBD

Der Artikel hilft Ihnen zu verstehen, weshalb Kontoart und Kontotyp in der Betriebsprüfung eine immer größere Rolle spielen und wie beides korrekt in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden muss. Zudem erfahren Sie, worauf Prüfer:innen heute tatsächlich achten und welche Erwartungen die Finanzverwaltung an digitale Buchführungsdaten stellt.

Anhand klarer Beispiele und Wenn-Dann-Logiken lesen Sie, wie Sie typische GoBD-Risiken vermeiden, ohne Ihre Systeme unnötig umzubauen. Sie erhalten praxisnahe Orientierung, wie Datenexporte und Dokumentation zusammenwirken. So können Sie sich gezielt auf eine Betriebsprüfung vorbereiten und Rückfragen oder Beanstandungen deutlich reduzieren.

Die digitale Buchführung ist längst Standard, doch mit der Digitalisierung steigen auch die Anforderungen der Finanzverwaltung. Spätestens bei einer Betriebsprüfung zeigt sich, ob Unternehmen ihre Prozesse nicht nur technisch beherrschen, sondern auch sauber dokumentiert haben. Ein zentrales Dokument dabei ist die Verfahrensdokumentation.

In den letzten Jahren hat sich der Fokus der Prüfer:innen spürbar verschoben: weg von der reinen Belegprüfung, hin zur maschinellen Auswertbarkeit von Daten. In diesem Zusammenhang gewinnen zwei Begriffe zunehmend an Bedeutung, die in vielen Verfahrensdokumentationen bisher nur am Rande erwähnt werden: Kontoart und Kontotyp.

Doch warum spielen diese Informationen plötzlich eine so große Rolle? Und was bedeutet das konkret für Unternehmen, die ihre Verfahrensdokumentation GoBD-konform gestalten möchten?

Eine moderne Betriebsprüfung ist heute in vielen Fällen keine Prüfung von Papierordnern mehr. Stattdessen fordert die Finanzverwaltung digitale Buchführungsdaten an – häufig im Rahmen des sogenannten Z3-Zugriffs (Datenüberlassung).

Damit das funktioniert, reichen reine Buchungssätze nicht aus. Der Prüfer benötigt Kontext – und genau diesen liefern Kontenstammdaten, insbesondere Kontoart und Kontotyp.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) bilden den rechtlichen Rahmen für die digitale Buchführung und den Datenzugriff. Für die Verfahrensdokumentation ist dabei besonders wichtig, dass sie vollständig, nachvollziehbar, prüfbar und aktuell ist. Die GoBD verlangen ausdrücklich, dass ein sachverständiger Dritter – also auch ein Betriebsprüfer – innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann, wie Daten entstehen, wie sie verarbeitet werden und wie sie ausgewertet werden können. Kontoart und Kontotyp sind in diesem Zusammenhang keine bloßen technischen Nebendetails, sondern stellen entscheidende Informationen für die steuerliche Einordnung von Buchungen dar.

Die Kontoart beschreibt die fachliche und steuerliche Grundzuordnung eines Kontos innerhalb der Buchführung. Sie legt fest, wie Buchungen auf diesem Konto bilanziell und ergebniswirksam behandelt werden.

Typische Kontoarten sind:

Für die Betriebsprüfung ist die Kontoart entscheidend, weil sie bestimmt:

Ohne eine eindeutige Zuordnung der Kontoart kann ein Prüfer Buchungen nicht zuverlässig in Aufwand, Ertrag oder Bilanzbewegungen einordnen.

Der Kontotyp beschreibt die technische oder funktionale Rolle eines Kontos im Buchhaltungssystem. Er ist stärker system- als steuerlogisch geprägt und unterstützt die interne Verarbeitung von Buchungen.

Gängige Kontotypen sind unter anderem:

In der Verfahrensdokumentation ist der Kontotyp relevant, weil er erklärt:

Kontoart und Kontotyp sind nicht identisch, sondern ergänzen sich: Die Kontoart beschreibt die steuerliche Bedeutung, der Kontotyp die systemische Funktion.

Die GoBD schreiben kein festes Datenfeld mit der Bezeichnung „Kontoart“ oder „Kontotyp“ vor. Dennoch ist die Erwartung der Finanzverwaltung eindeutig: Die für die steuerliche Beurteilung notwendigen Informationen müssen im Rahmen der Datenüberlassung maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass die Information über Kontoart und Kontotyp vorhanden sein muss, wobei sie entweder explizit oder implizit bereitgestellt werden kann. Eine explizite Bereitstellung liegt vor, wenn Kontoart und Kontotyp als eigene Felder im Kontenstammexport enthalten sind und vom Prüfer direkt ausgewertet werden können. Bei einer impliziten Bereitstellung ergibt sich die Kontoart beispielsweise aus dem verwendeten Kontenrahmen (etwa SKR03 oder SKR04), aus der Kontonummer oder aus systemseitigen Regeln. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass diese Logik eindeutig ist und nachvollziehbar dokumentiert wird. Genau an dieser Stelle kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel.

In der Praxis scheitert die GoBD-Konformität selten am System, sondern an der Dokumentation. Viele Verfahrensdokumentationen beschreiben zwar, dass ein Datenexport möglich ist. Allerdings ist nicht ersichtlich, welche Daten enthalten sind, wie sie interpretiert werden müssen und welche fachliche Logik dahintersteht.

Für eine erfolgreiche Betriebsprüfung muss die Verfahrensdokumentation u. a. beantworten:

Viele Unternehmen arbeiten mit Standardkontenrahmen. In diesen Fällen ist die Kontoart häufig nicht explizit gespeichert, sondern ergibt sich aus der Systematik des Kontenrahmens. Das ist GoBD-konform, wenn die Verfahrensdokumentation dies klar beschreibt.

Beispiel für eine saubere Dokumentation: Die Zuordnung der Konten zu Kontoarten und Kontotypen erfolgt auf Basis des verwendeten Kontenrahmens (SKR03). Die Kontoart ist aus der Kontonummer eindeutig ableitbar. Eine separate Pflege der Kontoart im System ist nicht vorgesehen. Im Rahmen der Datenüberlassung werden die vollständigen Kontenstammdaten bereitgestellt, sodass eine maschinelle Auswertung durch die Finanzverwaltung möglich ist. Ohne eine solche Erklärung entsteht für die Prüfer:innen ein Intransparenzrisiko mit potenziell unangenehmen Folgen.

Im Zusammenhang mit Betriebsprüfung und Verfahrensdokumentation zeigen sich in der Praxis immer wieder dieselben Probleme:

Diese Lücken führen nicht zwangsläufig zu formellen Mängeln. Sie erhöhen aber das Risiko von Rückfragen, Prüfungsvermerken oder sogar Hinzuschätzungen.

Die Anforderungen an Datenzugriff und Auswertbarkeit werden nicht geringer. Im Gegenteil: Die Finanzverwaltung investiert massiv in Analysewerkzeuge – und erwartet entsprechend strukturierte Daten.

Eine gut gepflegte Verfahrensdokumentation bietet dabei mehrere Vorteile:

Gerade Kontoart und Kontotyp sind dabei vergleichsweise einfach sauber zu dokumentieren, wenn man sie bewusst betrachtet.

Kontoart und Kontotyp sind keine technischen Nebensächlichkeiten, sondern zentrale Ordnungselemente der digitalen Buchführung. In der modernen Betriebsprüfung erwartet die Finanzverwaltung, dass diese Informationen maschinell auswertbar und fachlich nachvollziehbar bereitgestellt werden.

Die GoBD schreiben dafür kein konkretes Datenfeld vor, aber sie fordern: Transparenz, Nachvollziehbarkeit und eine vollständige Verfahrensdokumentation, die offenlegt, wie Kontoart und Kontotyp zustande kommen.

Wer seine Verfahrensdokumentation um diese Punkte ergänzt, reduziert Risiken bei der Betriebsprüfung, vermeidet Rückfragen und legt das Fundament für zukunftsfähige, digitale Prüfprozesse. Es lohnt sich also, frühzeitig für Klarheit zu sorgen – im System wie in der Dokumentation.

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