Hier kommt der obligatorische Newsblock über alle wichtigen und spannenden Themen rund um die hsp. Der Livestream vom 26. Mai startete mit den Upgrades des hsp-Studios. So ist das Setting um eine weitere Kamera erweitert worden, was den Verantwortlichen zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten der Streams und Videos bietet. Hauptthema soll aber das Thema Prozessoptimierung sein.

Immer wieder sind Partner:innen auf die hsp zugekommen, um über Möglichkeiten der Prozessoptimierung zu sprechen. In diesem Zusammenhang geht es auch um neue Technologien wie ChatGPT und Co. Zunächst einmal merkt Paul an, dass Prozesse nur optimiert werden können, wenn man sie kennt. Viele meinen, die Prozesse aus dem Alltag zu kennen. Doch bei genauerer Betrachtung klaffen zwischen Vorgaben, Vorstellungen und den tatsächlichen Vorgängen große Lücken. Für sich persönlich hat Paul die „Fünf-W-Methode“ entwickelt. Über drei der fünf Punkte soll es nun gehen:

  • Was ist der Prozess?
  • Wer ist verantwortlich bzw. wer führt den Prozess aus?
  • Welche Ressourcen sind im Prozess anhängig?

Wie KI-Chatsysteme heute schon den Arbeitsalltag unterstützen können, zeigt Paul an einem simplen Beispiel: Er fragt ChatGPT, wie man eine Prozessdokumentation erstellt. Das Programm beginnt, eine Liste von abzuhakenden Punkten anzuzeigen. Dabei ist zu bedenken, dass die aktuellen Antworten auf solch einfache Fragen keine durch das Programm erdachte Antworten sind. Stattdessen greift die Software auf Unmengen von Informationen zurück, die im Vorfeld vom Softwareteam eingespeist wurden. Von einer echten KI kann erst gesprochen werden, sobald das Programm beginnt, auf eigenständige Weise verschiedene Informationen miteinander zu verknüpfen und zu interpretieren. Da die Ergebnisse solcher KI-Chatsysteme momentan noch einige Fehler enthalten können, sollten die Antworten stets auf Plausibilität geprüft werden.

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Prozesse kinderleicht im Live-Chart erfassen

Nun demonstriert Paul, wie eine Prozessdokumentation auf intuitive Weise in Opti.Tax durchgeführt bzw. aufgebaut werden kann. Dazu legt Paul einen Prozessschritt sowie einen Unterpunkt an. Anschließend kann er den Prozessschritt aus der Liste in die Live-Chart-Fläche auf der rechten Hälfte des Bildschirms ziehen. Aus der Liste wird ein Live-Chart erstellt. Jetzt ist es möglich, die Prozessdokumentation im Live-Chart-Fenster visuell zu erstellen. Das bedeutet, dass Prozessschritte und Abläufe angelegt und hin und her geschoben werden können.

Wird eine mögliche Prozessoptimierung nur angesprochen, entziehen sich viele Unternehmen der Verantwortung und verweigern eine ernsthafte Auseinandersetzung. Setzen sich Kanzleiangestellte und Mandantenseite an einen Tisch und gehen die Prozesse direkt am Live-Chart durch, sieht es gleich anders aus. Während ein Prozessschritt beschrieben wird, sollte die verantwortliche Person daneben sitzen. So sieht sie die Beschreibung, denkt automatisch über Sinn, Zweck und mögliche Verbesserungen nach und entwickelt automatisch eine Bereitschaft zur Veränderung. Bereits vorhandene Ideen können eingebracht und am Live-Chart erprobt werden. Verantwortliche können im Live-Chart mit einem Linksklick und anschließenden Rechtsklick auf den Prozessschritt erfasst werden. Auch Ressourcen sind auf diese Weise erfassbar.

Ein weiterer kleiner Schritt zur Nachhaltigkeit

Ein aktuelles Ereignis möchte Paul am Ende des Livestreams teilen. Es geht dabei um die hsp-Server, die in der Vergangenheit rund um die Uhr liefen. Dies ist keine Seltenheit, eher die Normalität. In den meisten Unternehmen sind die Server immer aktiv. Das bedeutet, dass die Rechner laufend Strom verbrauchen und sich gleichzeitig abnutzen. Dabei werden die meisten Server nicht 24 Stunden am Tag benötigt. Daher hat die hsp beschlossen, das System so einzustellen, dass die Server abends ab- und morgens wieder eingeschaltet werden. Dies mag nach einer kleinen Maßnahme klingen. Würden aber alle Firmen so handeln, wäre der Effekt nicht mehr ganz so klein.