Im Interview: Raphael Kammer, Managing Partner der DPK Digital
Das Thema ist aktueller denn je: Steuerberater können ihre Mandanten auf dem Weg in die Digitalisierung entscheidend unterstützen. Mit der gemeinsamen Erstellung einer Prozessdokumentation wird ein Grundstein für die Zukunft gelegt. Und der Steuerberater positioniert sich als Ansprechpartner auch für unternehmerische Weichenstellungen und Zukunftsthemen.
Prozessberatung für digitale Effizienz – das schreibt sich DPK Digital auf die Fahne. Schon zig Prozessdokumentationen haben sie für ihre Mandanten erstellt. Managing Partner Raphael Kammer spricht mit hsp-Geschäftsführer Paul Liese über ihre Erfahrungen. Was können Steuerberater tun, um ihre Mandanten von der Prozessdoku zu überzeugen? Worauf sollten sie achten? Und wieso setzt DPK Digital bei der Erstellung von Prozessdokumentationen auf Opti.Tax von hsp?
Paul Liese: Herzlich willkommen zu einem weiteren Livestream der hsp GmbH! Heute zu Gast ist der Raphael. Eigentlich war ja noch ein zweiter Gast geplant.
Raphael Kammer: Richtig.
Paul Liese: Carola kann leider nicht. Wir wünschen ihr gute Besserung!
Raphael, stell dich doch bitte einmal vor. Mich kennen sie ja alle. Warum bist du hier?
Raphael Kammer: Mein Name ist Raphael Kammer. Ich bin gebürtiger Hamburger. Uns trennen insofern nur ein paar Kilometer hier in der Stadt. Ich komme von einer mittelständischen Steuerkanzlei in Hamburg. Wir haben uns Ende 2018 auf den Weg begeben, uns der Erschließung neuer Beratungspotenziale für Steuerberatungskanzleien zu nähern und haben uns da dem Feld der Prozessdigitalisierung gewidmet. Das haben wir bei uns so gelöst, dass wir das in eine eigene Gesellschaft übertragen haben. Seither kümmern wir uns überwiegend um Prozessdigitalisierung, Prozessoptimierung im Rechnungswesen von den Mandanten, aber auch von Unternehmen, die nicht Mandant dieser Kanzlei sind.
Paul Liese: Das macht ihr zu zweit?
Raphael Kammer: Nein, wir sind ein Team von vier Leuten operativ, fünf insgesamt – wir haben noch einen zweiten Geschäftsführer dabei. Von denen sind drei Berater und wir haben eine Team- und Projektassistentin, die uns unterstützt.
Paul Liese: Und es geht jetzt primär darum, bei den Mandanten „DATEV Unternehmen online“ einzuführen oder geht ihr größer an das Thema ran?
Raphael Kammer: Wir gehen größer an das Thema heran und zum Glück geht das grundsätzlich auch auf. „DATEV Unternehmen online“ spielt immer eine Rolle, wenn man immer irgendwie im Bereich Buchhaltungserstellung in der Steuerkanzlei arbeitet, weil das ja ein wesentliches Vehicle ist, um die ganzen Datensätze und Belegbilder in die Kanzlei zu bekommen. Aber uns wirklich reizen tun insbesondere die Themen, wo wir in den Abläufen des Unternehmens tätig werden können. Da haben wir auch schon andere Buchhaltungssysteme unterstützt – andere Vorsysteme, alle möglichen Reisekosten oder Spesenabrechnungen, ganze Payment-Prozesse, alles was so in den Unternehmen eine Rolle spielt.
Paul Liese: Dafür habt ihr extra eine Gesellschaft gegründet. Was war die Motivation dafür?
Raphael Kammer: Zum einen glauben wir, dass das ein bisschen mit der Marktpositionierung in der Zukunft zu tun haben kann, sich zu spezialisieren. Bestimmte Themen werden sicherlich bei Steuerberatern auch schon wahrgenommen und zum Teil auch erwartet – das sind auch Ergebnisse von DATEV-Studien, die das zeigen. Und wir glauben, dass wir dadurch, dass wir das ausgegründet haben, wir eine größere Reichweite erzielen können und auch mehr Unternehmen bei der Optimierung ihrer administrativen Prozesse – das ist ein bisschen weitergedehnt, worauf wir uns da ausrichten wollen – unterstützen können. Denn für uns ist es eben nicht erforderlich, dass die Unternehmen Mandanten der Kanzlei sind, sondern wir bieten das generell Unternehmen an, die am Markt Interesse an unserer Leistung zeigen.
Paul Liese: Okay. Und wie ist der Zuspruch?
Raphael Kammer: Wir merken sowohl als auch positive Ergebnisse. Sowohl die Mandanten der Kanzlei freuen sich über unsere Leistungen, aber auch Unternehmen, die eben nicht Mandant sind.
Paul Liese: Das heißt, wenn aus eurer Mutterkanzlei Dierkes Partner ein Mandant zu euch geschickt wird, mit welcher Erwartungshaltung kommt der zu euch? Was wurde dem kommuniziert, sich mit euch in die Kommunikation zu begeben?
Raphael Kammer: Ja, das ist interessant. Das hat viel damit zu tun, wie man das Portfolio, was wir mit der letzten Zeit entwickelt haben, in der Kanzlei verbreitet. Denn der erste Kontakt ist ja in der Regel der Steuerberater, der Partner, der Teamleiter oder der Mandatsverantwortliche – das hängt immer von der Unternehmensgröße ab – und ich habe tatsächlich auch schon Anfragen bekommen, von wegen: „Sprich doch mal mit dem Raphael Kammer. Der kann euch bei der Auswahl eines Programmes (für eine Baubranche) helfen, mit dem man am besten an Ausschreibungsverfahren teilnehmen kann.“ Also sehr, sehr breit gefächert bis hin zu wirklich klaren Themen, wie „Da muss eine Rechnungsprüfung oder Rechnungsfreigabe digital abgebildet oder effizienter in den Abläufen werden“. Wir haben uns aber auch mit HR-Systemen beschäftigt. Wie bekommt man die digitale Personalverwaltung vernünftig abgebildet? Digitale Signaturen. Eine Rolle bei uns spielt auch die kollaborative Zusammenarbeit. Wir selber arbeiten mit den Microsoft-Umgebungen wie Microsoft Teams und ähnlichem. Und da merken wir schon, dass bei den Unternehmen durchaus Bedarf besteht, sich mit den organisatorischen Auswirkungen dieser Programme zu beschäftigen und weniger diesem reinen „Wie bekomme ich das implementiert? Wie bekomme ich die Security in den Griff?“. Das ist aus unserer Sicht die Aufgabe von IT-Systemhäusern oder Partnern, die so etwas machen. Es müssen Fragen beantwortet werden, wie: Wie arbeiten wir jetzt eigentlich damit? Welche Auswirkungen hat das auf unsere Arbeitsweisen? Weil das ja dann tatsächlich auch ein Generationsthema ist, eine chatbasierte und kontextbezogene Kommunikation und solche Dinge. Da muss man offen sagen, da probieren wir uns auch aus und probieren mit den Kunden, wo da der richtige Ansatzpunkt für uns ist, um dort tätig zu werden.
Paul Liese: Jetzt meldet sich der Mandant bei euch. Wie ist dann eure Vorgehensweise? Ist es so, dass ihr ihn noch abholen und etwas verkaufen müsst, oder ist das so nach dem Motto: „Wir haben diese Situation. Wir wollen das Ziel erreichen. Hilf uns bitte, das zu erreichen.“?
Raphael Kammer: Letzteres ist ja das, was wir grundsätzlich erreichen wollen. Wir sind da aber Stand heute immer noch in der Sondierungsphase. Es gibt bestimmte Themen, da haben wir unsere eigenen Beratungsphasen entwickelt. Wir haben das im Prinzip so aufgebaut, dass wir zwei Module haben. Wir haben das „Fibu Digital Duo“. Da kümmern wir uns um die rudimentäre Digitalisierung eines Mandanten, der erstmal eigentlich sagt: „Buchhaltung ist und bleibt beim Steuerberater.“ Da soll primär der Pendelordner abgelöst werden. Da unterstützen wir aber schon so weit, dass wir sagen: „Was kann man denn damit noch so alles machen?“ und sich zumindest sukzessive diesem Thema einfach einmal zu nähern. Das sind in der Regel dann aber auch Unternehmen, die, was die digitale Reife angeht, noch eher gering aufgestellt sind. Und dann haben wir das „Fibu Digital Plus“. Da gehen wir modular vor; die Voraussetzung ist da schon erfüllt in der vorbereitenden Buchhaltung. Da gucken wir uns konkret an, was es z.B. im Bereich Reisekosten und Spesenmanagement zu tun gibt, wie man in Zukunft das Thema e-invoicing richtig gelöst bekommt, Nachvollziehbarkeit bei Rechnungsprüfungen und Freigabe, und dann natürlich auch das Thema, das uns beide zusammengebracht hat, nämlich das Thema GoBD-Anforderungen. Wir nennen das Ganze jetzt liebevoll „die Prozessdokumentation mit Potenzial“.
Paul Liese: Also PMP.
Prozessdokumentation mit Potenzial
Raphael Kammer: Ja, das könnte man dann auch noch mit einem Kürzel versehen, richtig. Das Thema Verfahrensdokumentation ist ja so ein bisschen die Pflicht, die das Unternehmen erfüllen muss. Und aus Sicht der Kanzlei ist das so ein Argument, wo man ein bisschen mit Angst verkaufen kann – „ihr braucht das“. Dann übernehmen wir auch den Auftrag gerne und erfüllen das. Wir wollen aber eigentlich lieber den Kunden so mitnehmen, dass wir ihm die Potenziale aufzeigen, die sich durch Digitalisierung, Automatisierung und nachher vernetzende Informationen ergeben können. Von daher ist das ein aus unserer Sicht sehr wesentlicher Baustein, der erforderlich ist, um das seriös und professionell zu machen.
Paul Liese: Ja. Aber bei den ersten beiden Modulen, die du gerade angeführt hast, ist es doch eigentlich wichtig, dass ihr wisst, wie der Mandant heute arbeitet.
Raphael Kammer: Richtig.
Paul Liese: Also seid ihr in der Prozessdokumentation eigentlich in jeder Situation festzustellen, wie der Status quo ist, was das Ziel ist und wie man dahin kommt.
Raphael Kammer: Ja, das ist so ein bisschen die Kladde, die man zugrunde legt. Wir haben aber auch Fälle erlebt, wo die Mandanten gesagt haben: „Naja, wir arbeiten einfach mit Papier. So wie man es kennt.“ Es gibt den Pendelordner, der entsprechend bereitgestellt wird. Dann gibt es Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse. Also eher simpel. Die wollen von uns primär die Lösung haben. Die sagen: „Setzt das bitte um. Ihr müsst die Ist-Situation eigentlich gar nicht so aufnehmen.“ Das unterstützen wir dann, wenn wir sagen können, dass die Abläufe wirklich Standard sind. Dann ist es kundenorientiert und lösungsorientiert das umzusetzen und dann gibt es nachher die Dokumentation dafür, damit man das Ganze auch verfahrenskonform hat. Bei größeren Unternehmen ist das natürlich eine etwas andere Herausforderung. Da haben wir jetzt gerade einen spannenden Fall, bei dem du ja auch immer mit dabei warst. Da haben wir im Rahmen der wirklichen Prozessdokumentation festgestellt, dass neben den ganzen Potenzialen, die man identifizieren kann, ein sehr kritisches Unternehmenswissen in den Köpfen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und auch Inhabern ist, die sehr lange schon im Unternehmen sind und die sich auch eher schon dem Ende der Berufstätigkeit zuneigen. Das kann auch ein Ergebnis von einer strukturierten Prozessaufnahme sein.
Paul Liese: Ja, auf einmal lernt man kennen, wer ganz besonders wichtig für das Unternehmen ist.
Raphael Kammer: Genau.
Paul Liese: Ich hatte letztens auch das Gespräch mit einem Berater, wo wir gemeinsam zu dem Punkt gekommen sind, dass ich eine Prozessdokumentation haben sollte, wenn ich mein Unternehmen verkaufen will, weil ich dann mit einem potenziellen Käufer auf einer ganz anderen Ebene sprechen kann und nachweisen kann, wie mein Unternehmen organisiert und strukturiert ist und wer die wichtigen Köpfe sind, die er weiterhin braucht. Ansonsten habe ich immer die Situation, dass der Käufer in eine gewisse Ungewissheit hineingeht.
Raphael Kammer: Ja, da reißt du ja so ein bisschen die Frage an: Wofür macht man das eigentlich genau? Für uns ist eigentlich die Motivation und die Vision, die wir verfolgen, dass wir eigentlich keine Dokumentation für die Schublade fabrizieren, sondern Mehrwerte daraus generieren wollen. Die Mehrwerte heute liegen natürlich in der Umsetzung und wenn man das Thema der Digitalisierung betrachtet, liegt das ja eigentlich auf der Hand. Man nimmt ja die Verläufe auf, digitalisiert die Potenziale, guckt dann nach den richtigen Systemen, um die höchstmögliche Automatisierung zu erreichen, und dann guckt man sich nachher die Ergebnisse an. Und dann kommen wir in das Thema Datenvernetzung rein. Das wirkt sich natürlich vielfältig aus, sowohl auf die Abläufe im Unternehmen als auch auf den Wert oder auf die Platzierung und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Und das zahlt genau darin ein, wenn man das Unternehmen verkaufen möchte, dem Käufer zu zeigen, was eigentlich unter der Schicht steckt, die man von außen schnell sehen kann. Ich glaube in dem Zusammenhang auch, dass die Relevanz von Prozessen in Unternehmen in Zukunft deshalb immer mehr zunehmen wird, weil eine Basis für eine gute Prozessoptimierung die Standardisierung ist. Und das Ganze macht man nicht nur einmal, sondern da geht man auch in dieser Prozessmanagementphase nachher kontinuierlich in den Verbesserungsprozess mit rein. Das sorgt schon, wenn man das runterbricht, zu einer großen Veränderung, die in einem Unternehmen stattfindet, wenn man erstmal kennenlernt, wie man arbeitet, und dann anfängt an sich und an seiner Arbeitsweise zu arbeiten.
Paul Liese: Ja. Es war interessant, wenn ich mit Mandanten eine Dokumentation geschrieben habe, kam immer das Feedback: „Mensch, jetzt weiß ich mehr über mein Unternehmen.“ Warum ist das so? Weil er, während wir über seine Prozesse sprechen und das gleichzeitig dokumentieren, gleich feststellt, das Denken verlangsamt und das Warum hinterfragt.
Andere Frage: Was für einen Background haben du und dein Team? Wo kommt ihr her, dass ihr diese Sachen bei den Mandanten machen könnt?
Raphael Kammer: Da fange ich mal bei meinem Team an. Wir haben einen Berater und eine Beraterin. Die kommen aus der Kanzlei. Der Nico hat Steuerfachangestellter gelernt, hat lange in der Steuerkanzlei und Wirtschaftsprüfung gearbeitet, hat parallel dann noch Erfahrungen als Rettungssanitäter gesammelt und hat jetzt gerade noch ganz frisch ein Studium als Wirtschaftsingenieur abgeschlossen. Zuletzt kam er aus der Wirtschaftsprüfung und wollte sich gern vermehrt mit dem Bereich Digitalisierung beschäftigen. Carola kommt aus der Kanzleiorganisation. Sie hat Rechtsanwaltsfachgehilfin gelernt, hat dann noch ein Betriebswirtschaftsstudium draufgesetzt und hat dann lange in der Kanzleiorganisation gearbeitet und immer mehr „Unternehmen online“-Fälle von der Kanzleiseite her unterstützt. Die haben wir dann mit bei mir ins Team aufgenommen. Dann haben wir wie gesagt eine Team- und Projektassistenz von einer Immobilienverwaltung für uns gewinnen können, aus dem Bekanntenkreis – also wir kannten uns schon –, da wir gesagt haben, dass die Arbeitsweise, die wir bei uns aufsetzen werden, anders sein wird, als es in einer klassischen Kanzlei ist. Uns ist klar und das war auch so gezielt, dass wir mehr Projektarbeit machen. Das läuft jetzt natürlich Corona-bedingt etwas anders als erwartet. Die Intensität der Workshops ist gerade nicht so, wie wir es uns erhofft haben. Workshops sind für mich immer so ein Anzeichen dafür, dass man mit dem Unternehmen gemeinsam Dinge erarbeitet. Das lässt sich natürlich auch virtuell abbilden, aber nicht ganz so intensiv und zielführend, wie es in der Präsenz zu machen. Und zu meiner Person: Ich habe in meinen 20ern parallel zu meinem Jurastudium meine ersten Schritte in der unternehmerischen Tätigkeit gefunden, habe viel in der Entertainment-Industrie gearbeitet. Ich habe Großveranstaltungen aber auch kleinere Diskotheken mitbetrieben und in der Gastronomie Erfahrungen gesammelt. Ich bin dann über eine kleinere Unternehmens- bzw. Sanierungsberatung in das Thema Rechnungswesen gekommen. Das ist eine Gesellschaft, die viele Unternehmen aus der Krise übernommen hat und dann in so ein Fortführungsmodell gebracht. Und weil das kleinere Unternehmen sind, habe ich gesagt, dass wir eigentlich die ganzen Beratungsleistungen selber anbieten. Wir können die nicht einkaufen. So bin ich dann in das Thema Rechnungswesen und Steuern gekommen. Und das hat mich so gereizt, dass ich das vertiefen wollte. Ich habe in Kiel dann noch ein BWL-Studium draufgesetzt und dann habe ich mich Anfang 2014 in Hamburg bei Dierkes Partner angefangen mit dem Ziel, Steuerberater zu werden. Ich hatte aber schon vorher unternehmensseitig Erfahrungen gesammelt. Das muss in 2010 oder 2011 gewesen sein. Da habe ich für einen Onlineshop gearbeitet, der ein eigenes Backendsystem entwickelt hat, und hatte damals schon eine sehr digital aufgestellte Steuerberaterin aus Köln. Und die hat mit uns gemeinsam „Unternehmen online“ eingeführt. Damals war „Unternehmen online“ noch eine klassische blaue Welt und da habe ich mich das erste Mal aktiv mit dem Thema digitale Buchhaltung beschäftigt, sowohl auf Ebene von Datensätzen aus einem Backendsystem als auch mit diesem klassischen Belegtransfer- und Vorerfassungsprozess. Das habe ich unternehmensseitig kennen gelernt. Und das hat mich bis heute begleitet, sodass ich immer schon so auch auf die ganzen Fälle geguckt habe, in denen ich in meiner Zeit in der Kanzlei Rechnungswesenmandate begleitet habe, sodass ich dann sehr früh viele Onlinemandate hatte, die Mandanten dann so auch schon versucht habe ein bisschen in diese Richtung mitzunehmen. Und so kam dann nachher die Idee mit der Kanzlei, mal etwas im Bereich Digitalisierung zu probieren. Und das ist ja für Steuerkanzleien häufig eine Empfehlung oder zumindest eine Tendenz, da mal reinzugehen. Wir haben mit dem Thema Digitalisierung dann erstmal angefangen und bis wir uns zur Prozessberatung und zum Thema digitale Effizienz entwickelt haben, hat das auch etwas gedauert.
Paul Liese: Was waren die Blocker?
Raphael Kammer: Blocker gab es eher weniger. Es gab die Frage: Wie interpretiert oder definiert man eigentlich das Angebot? Was genau machen wir eigentlich? Aus meiner Sicht ist es eine Form der Unternehmensberatung. Aber auch die ist breit aufgestellt. Da kommen wir zu der Strategieberatung, zur Organisations- und Prozessberatung, HR-Beratung, IT-Beratung. Was ist das, was man als Steuerberater eigentlich anbietet? Und was nehmen die Kanzleien einem ab? Denn wenn man sich so ein Kanzleiumfeld mal anschaut, gibt es ja auch Häuser, die sich in dem Bereich IT aufstellen mit IT-Security und all den Themen. Dann gibt es aber auch welche, die sich im Bereich Finanzierung oder klassische betriebswirtschaftliche Beratung platzieren. Reine Strategie gibt es bestimmt auch. Wir reden jetzt nicht über die „Next 10“-Kanzleien, sondern über den erweiterten Mittelstand. Dierkes Partner hat 150 Mitarbeiter multidisziplinär aufgestellt. Man hat schon überlegt, was eine sinnhafte Ergänzung wäre. Und als ich damals angefangen habe zu überlegen, was das Geschäftsfeld sein könnte, war mein Ansatz auch zu sagen: „Wir haben Digitalstrategie, wir haben Prozesse und wir haben das Thema Geschäftsmodell.“ Bei dem Thema Geschäftsmodell haben wir uns jetzt erstmal rausgenommen, denn das ist sehr vielfältig. Wir haben uns auf dem Weg in den letzten Jahren zwar auch mit modernen Businessmodellierungsmethoden – Business Modell Canvas, Value Proposition oder Customer Journey – beschäftigt, haben aber erstmal gesagt, dass unser Fokus auf den Prozessen liegt.
Paul Liese: Warum gehört das Thema Digitalisierungsberatung aus deiner Sicht in eine Kanzlei? Warum ist das nicht so ein Thema, wo der Berater feststellt, der Mandant könnte digitaler sein und sagt: „Ruf mal dein IT-Unternehmen an. Die sollen dir da helfen.“? Warum gerade die Kanzlei?
Raphael Kammer: Also ob es da genau hingehört, das wird man sehen. IT-Systemhäuser beispielsweise versuchen ja auch, sich auf dem Markt zu platzieren, und stehen meiner Erfahrung nach häufig vor der Herausforderung, aktiv zu beraten und die Leute wirklich mitzunehmen. Die kennen den Ansatz: Wir haben den Computer, wir haben Hardwarebedarf, wir haben Software, das muss verkauft werden. Da kommt der Kunde eigentlich ran und sagt: „Das möchte ich haben.“ Bei den Steuerkanzleien ist es so, dass die vom Fokus her ganz gut aufgestellt sind, weil sie den Bereich Rechnungswesen – Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, die ganzen Deklarationstätigkeiten – für viele Unternehmen machen. Es ist ein Bestandteil, dass jedes Unternehmen ein Rechnungswesen braucht. Da hat man eine Spezialisierung, die man schonmal auf die Prozesse übertragen kann. Und dass eine Prozessoptimierung heute mit digitalen Tools stattfindet, ist glaube ich sicher. Da gibt es für mich sehr wenig bis gar keine Vorgänge, die ich mir vorstellen kann, wo digitale Lösungen überhaupt keine Rolle spielen. Deshalb glaube ich, dass es so gesehen für eine Kanzlei authentisch ist, sich in dem Bereich aufzustellen. Und ich glaube es schwingt auch die Notwendigkeit mit, im Hinblick auf die Automatisierungspotenziale in genau diesen Feldern – also Erstellung der Finanzbuchhaltung, Erstellung der Lohnbuchhaltung, Erstellung der Jahresabschlüsse und auch der Steuerdeklaration – in die Zukunft zu schauen, was dort auch umsatzseitig in den Kanzleien passieren wird.
Paul Liese: Das bedeutet ja eigentlich, wenn ich als Kanzlei meinem Mandanten helfe, in dem ganzen Bereich des Rechnungswesens digitaler zu werden, unterstütze ich auch meine Kanzlei.
Raphael Kammer: Richtig.
Digitalisierung hilft beiden Seiten
Paul Liese: Denn wenn ich heute noch den Pendelordner bekomme und meine Mitarbeiter das abtippen müssen und ich vorher den Prozess beim Mandanten digitaler gestalten könnte, wirkt sich das ja auf die Prozesse in meiner eigenen Kanzlei aus. Von daher ist das ja nicht nur etwas, das ich für meinen Mandanten tue, sondern auch für mich als Kanzleiinhaber.
Raphael Kammer: Genau, das ist das eine. Und was man füreinander tut ist, dass man an der Beziehung intensiver arbeitet, weil man als Berater klar zeigt, dass man in die Zukunft guckt und deshalb auch die Beratungsfelder so anpasst, dass der Nutzen nicht nur einseitig in der Kanzlei liegt, sondern eigentlich in das Unternehmen übertragen wird, weil da die Prozessoptimierung hingehört, zumindest wenn man über den Buchhaltungsaustausch nachdenkt. Ich glaube, viele Kanzleien stehen aktuell auch noch vor der Herausforderung, ihre eigenen Prozesse so hinzukriegen, dass sie mit den digitalen Informationen, die geliefert werden, auch dann wirklich so effizient und organisiert weiterarbeiten können, wie man sich das so auf dem Reisbrett vorstellt. Unser Slogan ist und war immer, dass die Buchhaltung beim Mandanten anfängt und deshalb dort mit der Umsetzung auch begonnen werden sollte. In der Vergangenheit habe ich das häufig so wahrgenommen, dass es bei den Unternehmen eher so ankam, dass ihr Steuerberater möchte, dass sie „Unternehmen online“ einführen. Und im Worst Case bleiben die ganzen analogen Prozesse im Unternehmen beibehalten, die Belege werden nur eingescannt, dem Steuerberater per Upload zur Verfügung gestellt und danach werden sie wieder abgelegt in das analoge Archivsystem.
Paul Liese: Aber liegt das nicht an dem Berater, dass er den Mandanten nicht abholt und sagt warum? Und dass er sich eigentlich im Vorwege die Prozesse des Mandanten anschauen sollte, um zu gucken, was der Mehrwert für den Mandanten ist, Duo zu nutzen?
Raphael Kammer: Ja mit Sicherheit. Das ist aber glaube ich die Frage, ob der Berater da schon sein Potenzial drin sieht und auch ob er sich selbst in der Lage sieht, den Mandanten dahingehend zu unterstützen.
Paul Liese: Und ich denke, was ein Berater auch noch tun kann – den Fall hatte ich gestern Nachmittag: Man stellt eine gewisse Prozesssituation beim Mandanten fest, man kann ganz schnell ausrechnen, was es den Mandanten einsparen würde in Form von Zeit und damit in Form von Stunden, die er an die Mitarbeiter bezahlt, Prozesse zu verändern.
Raphael Kammer: Da sprichst du die klassische Prozesskostenbetrachtung an.
Paul Liese: Ja. Und dann kam gestern die Argumentation: „Ja, was mache ich denn mit den Mitarbeitern? Ich will die ja nicht nach Hause schicken.“ Ich sagte: „Das müssen Sie ja auch nicht. Die nutzen Sie für andere Themen in Ihrem Unternehmen. Sie haben doch genug andere Baustellen, die Sie noch nicht angehen können.“
Raphael Kammer: Da hast du dann aber auch einen Fall gehabt, der dann wohl tatsächlich sehr gut ausgestattet ist im Bereich der administrativen Tätigkeiten. Viele Erfahrungen, die wir momentan machen, sind, dass Unternehmen sagen, dass sie mehr Leute brauchen. Und ich sage dann immer: „Wartet doch mal, bevor ihr die einstellt.“ Erstmal findet man die gerade nicht so einfach und häufig bekommt man durch die richtige Prozessoptimierung und Digitalisierung auch eigentlich den Bedarf an zusätzlichen Kapazitäten schnell eingedämmt. Aber ich glaube auch, dass wir noch nicht an dem Punkt sind, wo man über klassische Rationalisierung spricht, sondern durch die Prozessoptimierung wird man erstmal effizienter und dann gibt es nach meinem Verständnis viele Tätigkeiten, die weiterhin auch von Menschenhand gemacht werden müssen. Die Herausforderung ist sicher, die Leute, die viele Jahre lang das eine gemacht haben, dahingehend zu begleiten und zu befähigen, dass sie dann neue Tätigkeiten machen können.
Paul Liese: Jetzt hast du ja erzählt, wo ihr vier herkommt, aus welchem Background. Wie war die Lernkurve, im Bereich der Digitalisierungsberatung erfolgreich zu werden?
Raphael Kammer: Am Anfang haben wir uns inhaltlich viel an den Arbeitsweisen ausprobiert. Mein Anspruch war, eine eigene Gesellschaft zu gründen und sie selbst zu organisieren. Wir arbeiten z.B. nicht mit DATEV. In der Buchhaltung am Ende schon, aber wir haben uns eine Agentursoftware gesucht, denn wir arbeiten projektbezogen, wir brauchen etwas, wo wir Projektphasen erfassen und auch unsere Zeiten da einbuchen können. Aber uns war von Anfang an schon klar, dass wir weniger in diesen klassischen Bereich der „billable Hours“ unterwegs sind, sondern eher ein Projektvolumen generieren und dann dafür das Ergebnis liefern. Und damit haben wir uns ein bisschen beschäftigt. Ganz rudimentär mit der Frage: Mit welchen Phasen besteht eigentlich ein Projekt? Das haben wir in der Kanzlei vorher so nie gemacht. Denn da gibt es Tätigkeiten, die sehr fachlich orientiert sind, wo die klassische Projektorganisation auch noch gar nicht so erforderlich war. Wir hatten den ersten Anlauf in 2019. Den Beginn haben wir so gesteuert, dass wir uns mit der eigenen Gesellschaft um die Digitalisierung der Prozesse der Kanzlei gekümmert haben. Also beispielsweise ist das ganze Thema der Volldigitalisierung, des Rechnungswesens in der Leistungserbringung eines unserer Projekte gewesen, was wir in 2019 in der Kanzlei gestartet haben. Und das auch richtig mit eigenem Projektplan, mit einer Stakeholderanalyse: Wer sitzt da alles mit am Tisch und wie muss man die Leute da mitnehmen? Welches Digitalniveau bringen wir da zusammen? Wir haben das ganz bewusst ein bisschen mehr aufgebläht, als man das hätte machen müssen, aber das hat uns geholfen, um so ein Gesamtverständnis für die Arbeit in einem und mit einem Projekt zu machen. Und wir haben da um die 14 Leute an den Tisch gebracht. Das geht ja schon los mit der Terminfindung und das Meeting so zu gestalten, dass die Leute mitmachen und auch den Sinn verstehen, worum es da eigentlich geht. Das war eine sehr spannende Lernkurve, die wir da gegangen sind. Eine zweite Lernkurve ist ja auch durch das klassische Thema Vertrieb entstanden. Wir haben unsere Leistungen den Mandanten aktiv angeboten. Die sind nicht sofort auf uns zugekommen. Es hat sich so ergeben, dass wir Anfang 2019 in ein Projekt bei einem Mandanten schon involviert waren, der eine eigene DATEV-Buchhaltung im Unternehmen hatte. Der hatte schon Ende 2018 angefragt, weil die eine eigene Agentursoftware implementiert hatten, die selbst die DATEV-XML-Schnittstelle eingebaut hat und so es ermöglicht hat, den Belegwert oder den Datensatz in das Rechnungswesenprogramm zu übergeben, und da wurde ich dann angesprochen, ob ich den Softwarehersteller und das Unternehmen sozusagen dabei begleiten kann, sicherzustellen, dass am Ende die Daten bei DATEV auch so ankommen, dass sie richtig sind und auch das Ergebnis stimmt. Und so sind wir da reingekommen. Da wurde z.B. nicht einmal der automatische Kontoauszugsmanager genutzt. Die haben noch ganz klassisch manuell die Kontoauszüge abgebucht, haben das Mahnwesen komplett outgesourced. Und so kamen wir ins Gespräch und haben dann gemeinsam in unserem ersten richtigen Projekt im Prinzip die gesamte Prozessdigitalisierung im Rechnungswesen von diesem Unternehmen begleitet. Wir haben ein Programm für die digitale Rechnungsprüfung und freigabe eingeführt, haben dann entschieden, welche Belege direkt ins „Unternehmen online“ gehen, weil sie keinen Projektbezug haben, und welche müssen in das Vorsystem rein. Dort wurden sie dann vollständig vorkontiert und über einen anderen Weg dann wieder reingeführt. So haben wir das Ganze begleitet, mit eingerichtet, die Mitarbeiter geschult und auch dokumentiert. Das war so ein ganzheitliches Projekt. Das Spannende war da allerdings: die Dokumentation haben wir gemacht, nachdem wir die Prozesse hübsch gemacht haben.
Paul Liese: Auch eine Möglichkeit.
Raphael Kammer: Ja, das war dann tatsächlich eine Möglichkeit. Das ist nicht der optimale Weg, für einen Kunden ist das aber der effizientere Weg, weil der sagt: „Ich bezahle einmal die Prozessdokumentation, die schon optimiert ist.“ Aus Sicht der GoBD müssten wir erstmal die Prozesse aufnehmen und dokumentieren – das wäre quasi die Verfahrensdokumentation Version 1 –, dann setzt man das Projekt um und danach kommt dann gleich Version 2, weil sich fast alles geändert hat.
Paul Liese: Ja. Aber das bedeutet ja im Ergebnis, dass ihr, wenn ihr eine solche Dokumentationsberatung gemacht habt, als Abfall auch eine Verfahrensdokumentation am Ende habt, ohne dass der Mandant das eigentlich wusste und wollte.
Raphael Kammer: Ja. In den Projekten, wo wir das auf größerem Niveau wirklich machen, ist das obligatorisch, weil wir die Unternehmen dabei unterstützen rechtskonforme Prozesse einzuführen. Die Rechtskonformität kriegen wir eigentlich nur dann erzeugt, wenn wir auch die Verfahrensdokumentation am Ende wirklich mit digital auf dem Tisch legen können.
Paul Liese: Viele Berater tun sich ja schwer damit, ihren Mandanten die Verfahrensdokumentation schmackhaft zu machen. Da sagt der Mandant: „Der Betriebsprüfer soll kommen. Brauche ich nicht.“ Aber wenn ich den anderen Weg gehe und sage: „Ich mache eine Digitalisierungsberatung, ich helfe dir, die Prozesse zu optimieren, damit du bei deinen Mitarbeiter, die eh schon nicht mehr wissen, wann sie was tun sollen, vielleicht ein bisschen mehr Ruhe reinbekommst mit vernünftigen Arbeitszeiten und dergleichen.“, ist glaube ich die Motivation des Mandanten eine andere. Auch was danach das Honorar betrifft. Denn das ist ja nicht eine Sache, für die ihr drei Stunden abrechnet, sondern er bekommt ja ein riesiges Paket.
Raphael Kammer: Das stimmt. Das ist es aber auch wert. Die Zeit, die man dafür insgesamt aufbringen muss, die zahlt sich nachher aus. Gerade wenn man jetzt in diesen Bereichen der modernen Payment-Lösungen schaut, das mischt sich am Markt jetzt gerade so ein bisschen mit den Reisekosten und Spesen. Man hat mittlerweile Anbieter, bei denen du Firmenkreditkarten ausgegeben bekommst und das Geld sehr gut managen und Verfügungsrahmen bestimmen kannst. Und die Leute können mit der Kreditkarte bezahlen und werden sofort von der App erinnert, jetzt gleich einen Beleg zu erfassen. Das kannst du ganz schnell zuordnen. Es ist ein vollständiger Buchungssatz, der dann in der Hauptbuchhaltung zur Verfügung steht. Da kann man schon sehr viel rausziehen. Und der Mandant oder das Unternehmen profitiert davon immens. Und ich glaube, dass das Stand heute auch ein Thema ist, womit sich die meisten Unternehmen beschäftigen müssen aus Sicht der Wettbewerbsfähigkeit nachher. Denn bei den Digitalisierungsmöglichkeiten in der Administration reden wir nicht mehr über eine Raketenwissenschaft. Da spielt KI auch nur bedingt eine Rolle. Das sind einfach schon Systeme, die zur Verfügung stehen. Die entwickeln sich immer noch fort, aber die kann man sich – im Business sagt man „low hanging fruits“ – pflücken und einführen und dann profitiert man einfach von den Möglichkeiten, die die Digitalisierung schon bringt. Deutlich schwieriger ist es glaub ich für kleinere Unternehmen, sich im Bereich der Leistungserbringung zu digitalisieren.
Paul Liese: Das sehe ich auch so. Jetzt seid ihr ja vor einiger Zeit auf uns zugekommen und der größte Blocker war ja, dass wir nicht cloudbasiert sind. Was hat euch motiviert, trotzdem mit uns zusammenzuarbeiten?
Raphael Kammer: Genau. Also unterschrieben haben wir ja in 2019, also 2020 ist unser erstes volles Jahr mit Opti.Tax. Wir haben damals geguckt, was es am Markt für Lösungen für die Verfahrensdokumentation gibt, weil das so unser Verständnis war, was wir aus Kanzleisicht unseren Mandanten anbieten wollen. Was wir bei euch gleich gesehen haben und was nachher auch der ausschlaggebende Punkt war, ist das Potenzial, deutlich mehr da rauszuholen. Und wenn ich mir heute ansehe, was ihr in der Entwicklung umgesetzt habt, da kann ich euch erstmal attestieren: Ihr habt Wort gehalten. Die Sachen sind gekommen. Und sie ermöglichen uns, das Beratungsgeschäft noch mehr zu strukturieren und Leistungen entsprechend gezielter anzubieten, um vor allem jetzt auch aufeinander aufbauend anzubieten. Das fanden wir damals sehr gut, auch dass man eine sehr einfache Prozessmodellierung umsetzen kann. Das hilft uns. Wir wären wahrscheinlich auch perspektivisch in der Lage, in etwas komplexeren Modellierungswelten zu arbeiten. Aber wenn ich das jetzt mal auf die Steuerkanzlei übertrage, wo man in der Regel Leute hat, die mit Prozessmodellierung noch nicht so viele Erfahrungen gemacht haben, ist das eine sehr gute Stütze. Und auch für uns ist das die Lösung, mit der wir jetzt arbeiten, weil es aufgeht und weil auch der Kunde das gut versteht, wenn man das anhand dieser Modellierung aufbereitet. Also um es klar zu beantworten: Es war die Möglichkeit, ein wirklich vielfältiges Angebot daraus zu machen und nicht nur eine Verfahrensdokumentation. Ich bin auch davon überzeugt, dass man eine seriöse Verfahrensdokumentation nicht nur aus einem einfachen Onlinekatalog oder Onlinefragebogen erzeugen kann, den der Mandant im Prinzip selbst macht. In einfachen Fällen mag das sein. Das ist dann aber auch ein Standard. Da kann es auch sein, dass es sich immer mehr so entwickelt, wenn man sich in das integrierte System begibt und auch nichts daran ändert, dass man die Dokumentation, die man dafür braucht, auch softwareseitig schon bekommt. Aber wenn du größere, komplexere Unternehmen mit verschiedenen Bereichen hast – ERP-System, Warenwirtschaftssystem, Kassensystem – und das alles zusammenführen möchtest, dann brauchst du eine Lösung, die eine entsprechende Flexibilität ermöglicht.
Paul Liese: Vielen Dank für das Feedback. Du warst ja jetzt ganz spontan vorhin in einem Entwicklermeeting mit dabei. Was erwartest du oder was erwartet euer Team von uns, was die nächsten Themen betrifft, was ihr weiterentwickeln wollt, auch um euer Business zu entwickeln? Denn ich habe jetzt verstanden, dass es so wie ihr damals gestartet seid nicht ist, wo ihr heute steht. Ihr habt euch ja ein bisschen entwickelt und geht jetzt ganz andere Themen an, als ihr eigentlich vorher vorhattet. Was bedeutet dann die Partnerschaft der hsp für euch und für euer Business?
Über IKS und TCMS
Raphael Kammer: Ich sehe die Möglichkeit in dieser Partnerschaft, das ganze Dokumentationsfeld seriös zu besetzen. Man kann neben der klassischen Prozessdokumentation auch beispielsweise Felder wie das IKS oder das große Thema Tax Compliance (das ist ein Feld, das sehe ich jetzt gar nicht so sehr bei uns in der Gesellschaft, die wir für die Prozessdigitalisierung gegründet haben) richtig bedienen, da sehe ich die Potenziale wirklich im Zusammenspiel zwischen der Kanzlei und der Unternehmensdigitalisierungsberatung. In dem Feld sind wir sehr zufrieden mit der Lösung, die ihr uns an die Hand gebt. Wir bauen das bei uns jetzt gerade in der DPK auf und werden dann sukzessive auch, wenn die Kapazitäten vorhanden sind, Leute aus der Kanzlei für diese Tätigkeiten mit dazunehmen, um diese Möglichkeiten nicht nur in unserer Sphäre zu halten.
Paul Liese: Du hast ja vorhin gesehen, dass wir die Dokumentation zum Leben bringen wollen, indem man nicht nur etwas dokumentiert, was dann als Papier in der Schublade verendet. Die lebende Dokumentation bedingt dann ja auch, dass ich eine Prozessdokumentation habe. Denn erst wenn ich die Prozesse identifiziert habe, kann ich daran meine IKS-Themen und meine Kontrollschritte und Risiken hängen und auf der Basis dann wieder meine steuerlichen Risiken identifizieren, die ins Tax Compliance Management System laufen. Das heißt, im Grunde genommen muss ich das ja machen, was ihr jetzt in der Digitalisierungsberatung schon macht. Ich kann ja nicht einfach sagen: „Lieber Mandant, ich mache jetzt mein IKS. Was sind denn deine Risiken?“ Dann guckt der mich mit großen Augen an. „Risiko? Ich habe ein Risiko?“
Raphael Kammer: Das ist sicherlich richtig. Also mit dem ganzen Thema IKS tue ich mich persönlich immer noch ein wenig schwer, weil das eigentlich ein eigenes Projekt ist, was daraus resultiert. Das war für uns im Bereich der Verfahrensdokumentation auch die größte Hürde, das Zusammenspiel zwischen der Verfahrensdokumentation und dem IKS, was ich bisher nur aus dem Bereich der Wirtschaftsprüfung kannte. Da habe ich mir die Frage gestellt: Kann es sein, dass ich in so einem für die Verfahrensdokumentation budgetierten Umfang auch auf einmal noch ein IKS mit aufbauen kann? Das kann es ja eigentlich nicht sein. Das heißt, wir arbeiten so, dass wir uns die einzelnen Prozessschritte angucken und dann für die Prozessschritte die Risiken definieren oder erkennen wollen, um die dann aufzunehmen. Und das Ganze dann weiterzuentwickeln in so ein richtiges IKS, was dann auch im Unternehmen mit einer Risikokontrollmatrix den ganzen Nutzen stiftet, ist glaube ich ein wirklich schickes Potenzial, was sich daraus ergeben kann, gerade auch, um so ein Crosssailing in den einzelnen Bereichen in der Kanzlei zu erreichen.
Paul Liese: Okay. Hast du noch Fragen an mich?
Raphael Kammer: Also ich möchte euch nur bestärken in den Weg in die Cloud, den weiter konsequent zu gehen. Das würde uns sehr freuen. Weil wir es in vielen Unternehmen mittlerweile auch mitbekommen, dass die Anwendung – eine Cloud-only-Strategie – durchaus gewünscht ist. Technisch ist das natürlich ein Bereich des Datenspeichers. Da gibt es natürlich immer verschiedene Ansätze. Wo liegen die Daten dann nachher? Sind das die großen bekannten Rechenzentren oder hat man das vielleicht doch selber; das ist glaube ich eine andere Sache. Aber ich würde mir wünschen, dass ich einen Großteil der Anwendungen im Browser bedienen kann und nicht auf eine entsprechende Installation angewiesen bin. Ansonsten kann ich nur sagen: Gerne weiter in dem Tempo.
Paul Liese: Wir geben uns Mühe.
Raphael Kammer: Und den Austausch, den ihr uns als Partner anbietet gerne weiter aufrechterhalten. Das bringt Spaß.
Paul Liese: Danke. Dann vielen Dank fürs Zuschauen. Ich hoffe, dass wir ein paar wertvolle Informationen liefern konnten, nämlich aus der Praxis von einem Anwender, der mit unserer Software unterwegs ist und vielleicht aus einem ganz anderen Kontext als wie von Anfang an geplant. Über die hsp Community stehen wir zur Verfügung. Auch Raphael ist bei uns in der Community und kann dort angesprochen werden. In diesem Sinne wünschen wir noch einen schönen Abend. Bleibt gesund! Bis bald!
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
