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Erst durch eine Prozessmodellierung werden die Aktivitäten und Abläufe eines Unternehmens sichtbar und können optimiert werden. Dafür besonders geeignet ist die grafische Spezifikationssprache Business Process Model and Notation, kurz BPMN. Bei „hsp live um 11“ tauschten sich hsp-Geschäftsführer Paul Liese und Torsten Busse-Stein, Geschäftsführer der WEFORM Consulting GmbH, über Prozessdokumentation und Prozessvisualisierung aus.
Torsten leitet das E-Learning-Modul Prozessmodellierung in der Digitalisierungsberatung des Weiterbildungskurses Digitalisierungsberater:in, verfügbar in der hsp Community. Er studierte u. a. Rechnungswesen, Controlling und Logistik und landete anschließend als kaufmännischer Leiter relativ schnell bei den Themen Rechnungswesen und digitale Rechnungen. Als nächsten Schritt setzte er sich intensiv mit der Modellierungssprache BPMN auseinander.
Was ist eigentlich BPMN 2.0?
BPMN steht für Business Process Model and Notation. Dabei handelt es sich um eine universelle Spezifikationssprache, weshalb man Aufträge problemlos über Sprachgrenzen hinweg an internationale Fachleute vergeben kann. BPMN lebt stark in der grafischen Oberfläche und ist dadurch sehr intuitiv. Dem Kunden können sofort die Mehrwerte bestimmter Prozesse gezeigt werden.
In der Version 2.0 von BPMN wurden die grafische Darstellungen zusätzlich optimiert. Es ist möglich, in verschiedene Prozesse hineinzuschauen und diese zu analysieren. Eine besondere Stärke des Tools besteht darin, eine Dokumentation mit außergewöhnlicher Tiefe abzubilden. Im E-Learning-Modul des Weiterbildungskurses Digitalisierungsberater:in geht Torsten Busse-Stein detailliert und praxisnah auf das Thema BPMN ein.
Wer sollte das nutzen?
Egal ob groß oder klein, ob Taxiunternehmen oder große Konzerne, mit BPMN können die Prozesse unterschiedlichster Unternehmen dargestellt und optimiert werden. Zwar unterscheiden sich die Prozesse an sich, aber am Ende des Tages kann jeder Prozess visualisiert und überall nutzbar gemacht werden. Veränderungen anzustoßen und Dynamiken in Gang zu bringen ist keine Frage der Unternehmensgröße.
Beispielsweise verarbeitet jedes Unternehmen Finanzen und Rechnungswesen. Die einzigen Unterschiede bestehen in der Größe der Inbox. Bei allen Gemeinsamkeiten sollte aber nicht übersehen werden: Keines der Projekte läuft nach Blaupause, jedes einzelne erfordert individuelle Ideen und Lösungen.
BPMN in der Praxis
Am Anfang steht der Ist-Prozess. Kommt ein Berater wie Torsten ins Spiel, gewinnt das Ganze an Dynamik. Torsten merkt an, dass er keinem Unternehmen sagt, was es tun soll. Stattdessen empfiehlt er Prozessoptimierungen. Abgesehen davon beginnt er immer mit einer Moderation, anschließend erfolgt der tiefe Einstieg.
Auf Basis des Ist-Zustands wird ein Soll-Konzept entwickelt. Anschließend gibt Torsten seinen Klient:innen Zeit, sich mit BPMN vertraut zu machen und selbst Optimierungsideen zu entwickeln. Durch seine Arbeit hätten einige Unternehmen Prozessmanager beauftragt, um die Optimierungen weiter voranzutreiben, so Torsten.
Paul und Torsten sind sich einig, dass eine vorhandene Visualisierung eines Unternehmens mit jährlicher Revision die Versionierung wesentlich beschleunigt und vereinfacht. Anstatt von Grund auf alles neu zu dokumentieren, müssen nur die Aktualisierungen eingepflegt werden. Eine Methode der Verantwortungsvergabe kann lauten, einer Person eine Swimmlane (Visualisierung in BPMN) zuzuweisen.
Das BPMN-Prozessmodell kann problemlos in Opti.Tax importiert und detailliert befüllt werden. So können einzelnen Prozesspunkten Aufgaben und weitere Parameter hinzugefügt und in aller Detailtiefe mit Beschreibungen, Informationen und Listen versehen werden.
Das Thema BPMN wird im E-Learning-Modul Prozessmodellierung in der Digitalisierungsberatung im Weiterbildungskurs Digitalisierungsberater:in der hsp Academy vertieft. In einzelnen Kapiteln erklärt Torsten, wie eine Modellierung moderiert und aufgebaut wird und wie das Programm an sich funktioniert.
