Es gibt Neuigkeiten in Sachen Opti.Tax: Schon Mitte April stehen die ersten, neuen Funktionen in einer Cloud zur Verfügung. So wird es für Steuerberater:innen noch einfacher, mit ihren Mandant:innen eine Verfahrensdokumentation zu erstellen – gemeinsam und komplett digitalisiert. Und: Die hsp Community gibt es bald als App.
Im Livestream „hsp live um 11“ gab Geschäftsführer Paul Liese am vergangenen Freitag einen Überblick über die wichtigsten Neuerungen aus dem Hause hsp. Kurz vor der Veröffentlichung stehen die Opti.Tax Cloud und das Release 21.0. Damit wird die Arbeit für viele Steuerberater:innen ab Mitte April nochmals vereinfacht – zumal die Cloud responsive ist, also per Browser, Smartphone und Tablet bedient werden kann.
In der Cloud steht Berater:innen als erste Funktion das weiterentwickelte Aufgabenmanagement zur Verfügung. Bislang wird in der Software ein Standard-Interview bereitgestellt, an dem sich die User für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation entlanghangeln können, um alle Daten und Prozesse des Unternehmens zu erfassen. Das Release 21.0 bietet nun dynamische Interviews, die angepasst werden können. Jede Taxonomieposition kann einzeln markiert und hinzugefügt werden, sodass Steuerberater:innen eigene Templates für jede Branche und ein auf ihre Mandate zugeschnittenes Interview erstellen können.
Nicht immer aber können Mandant:innen die Fragen selbst beantworten. Sie können die ihnen zugewiesene Aufgabe dann entweder intern an die zuständige Person weiterleiten oder – über die Cloud – auch externe Personen einladen: zum Beispiel den IT-Dienstleister, der Fragen zum System am besten selbst beantworten kann. So kommen die Infos direkt aus erster Hand.
Auch das Dokumentenmanagement steht fortan in der Opti.Tax Cloud bereit. Dokumente wie Verfahrensdokumentationen oder Tax-Compliance-Management-Reports können für Mandant:innen in die Cloud hochgeladen und dort von ihnen eingesehen, überprüft, kommentiert und zurückgeschickt werden.
Prozesse visualisieren und optimieren
Eine weitere Funktion wird dann im Sommer in der Cloud zur Verfügung gestellt: Sämtliche Prozesse, die bislang im Live-Chart festgehalten sind, lassen sich dann in der Cloud visualisieren. Zusätzlich können einzelne Prozessschritte des Workflows mit detaillierten Informationen näher beschrieben werden: Was passiert in diesem Schritt, wer ist verantwortlich? Jede:r Beteiligte kann auch unmittelbar Vorschläge einbringen, wie der Prozess verbessert werden könnte. Pflegen Mandant:innen die Änderung ein, sehen das auch direkt ihre Steuerberater:innen und können gegebenenfalls beratend eingreifen.
Eine solche Visualisierung der Prozesse im Rahmen der Verfahrensdokumentation ist ein großer Vorteil für die Unternehmen selbst: Zum einen, weil sichtbar gemachte Prozesse leichter überprüft und bei Bedarf angepasst werden können; zum anderen, weil der gesamte Workflow nachvollziehbar ist und zum Beispiel die Einarbeitung neuer Teammitglieder vereinfacht und beschleunigt.
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Dokumente in der Cloud unterschreiben
Ebenfalls ab Sommer verfügbar ist die Digitale Signatur, die es möglich macht, Dokumente digital zu unterschreiben. Die Abnahme der Verfahrensdokumentation, die Vollmacht für die Antragstellung beim BAFA – all das muss dann nicht mehr heruntergeladen, unterschrieben und wieder hochgeladen werden. Die Unterschrift erfolgt direkt in der Cloud – das vereinfacht die Zusammenarbeit und spart Zeit.
Im Winter 2021/2022 soll dann schließlich die gesamte Verfahrensdokumentation in der Cloud erstellt werden.
Ein Systemwechsel erfolgt mit der Einführung der Cloud übrigens vorerst nicht. Steuerberater bedienen Opti.Tax weiterhin aus der Windows-Applikation heraus, von Mandatseite aus kann die Oberfläche im Browser genutzt werden. Wer noch vor dem Release einen Blick in die Cloud werfen möchte, sollte sich den 16. April im Kalender vormerken: Um 11 Uhr wird die Opti.Tax Cloud im Livestream zum ersten Mal präsentiert.
hsp Community App mit vielen Features
Neues gibt es auch aus der hsp Community. In wenigen Wochen ist sie nicht länger nur über den Internetbrowser zu erreichen, sondern es gibt bei Google Play und im Apple App Store die passende App zum Download. Im Herbst vergangenen Jahres gestartet, sind mittlerweile schon viele Anwender:innen untereinander vernetzt und haben direkten Kontakt zum Support-Team der hsp.
Die hsp Community bietet interessante Features: Unter „Change & Feature Request“ zum Beispiel können Nutzer Ideen zur Verbesserung von Opti.Tax einbringen, Ideen anderer kommentieren, darüber abstimmen und nehmen so direkten Einfluss auf die Entwicklung der Software. Im Blog werden jede Woche der Clubhouse-Talk (mittwochs, 20 Uhr) und der Livestream (freitags, 11 Uhr) in Textform zusammengefasst und stehen zum Nachlesen bereit. Und es gibt verschiedene E-Learning-Module, mit denen sich Steuerberater zum Digitalisierungsberater weiterbilden können. Diese Module werden mit externen Dozenten entwickelt, es gibt theoretischen Input, aber auch Live-Calls. Derzeit gibt es Module zu den Themen GoBD, Datenschutz, Verkauf (Mandanten von Verfahrensdokumentation überzeugen), BAFA, Prozesse, Internes Kontrollsystem (IKS) und Technik. Am Ende steht das Modul „Live“, in dem das Gelernte in der Praxis angewendet wird. Steuerberater:innen werden hier aber nicht ins kalte Wasser geworfen, sondern führen gemeinsam mit der hsp ein bis zwei Projekte durch. Wer dann Digitalisierungsberater ist, kann fortan weitere Mandate gewinnen und bestehende davon überzeugen, die Verfahrensdokumentation digital zu erstellen – ein Vorteil für beide Seiten.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
