Für den Montag, 6. Februar 2023, hatte die hsp zu einem Anwenderworkshop eingeladen. Um weitere technische Funktionalitäten gewährleisten zu können, ist eine Weiterentwicklung von Opti.Tax auf eine webbasierte Oberfläche notwendig. Das Ziel des Zukunftsworkshops war, Weichen für diese Weiterentwicklung zu stellen.

Die Teilnehmenden

Anwender:innen aus verschiedenen Bereichen waren eingeladen. Steuerberater:innen, Unternehmer:innen, Mitarbeitende und auch Werkstudierende nutzten so die Möglichkeit, uns ihre Sichtweise sowie ihre Erfahrungen bei der Verwendung von Opti.Tax mitzuteilen. Das Team der hsp, bestehend aus Sandra Chowdhury (UI/UX Expertin), Fabian Klapproth (Senior Developer), Wolfgang Schönwaldt (Senior Consultant) und Samuel Königshoven (Customer Success Manager), konnte so einen weitreichenden Einblick ins Tagesgeschäft gewinnen – insbesondere bei den Themen Prozess-, Verfahrens- und Mehrwertdokumentation.

Die Agenda

Zuerst wurden ein paar Erkenntnisse aus der Online-Umfrage besprochen, die vorab über einen Newsletter verschickt worden war. Bei dieser Umfrage hatten alle Anwender:innen die Möglichkeit, ihre Erfahrungen mit Opti.Tax detailliert wiederzugeben. Aus den Antworten werden Trends analysiert, die wir in der Weiterentwicklung mitberücksichtigen werden.

In der Umfrage ging es um vier Schwerpunkte: Usability, Funktionalität, Anbindungen/Schnittstellen, Plattform & Performance. Bei der ersten Analyse der erhaltenen Antworten haben wir eine spannende Tendenz festgestellt. So legen erfahrene Opti.Tax-Anwender:innen ihren Schwerpunkt mehr auf die Funktionalität der Software, während Einsteiger:innen die Steigerung der Usability wesentlich stärker gewichten. Somit konzentrierte sich der Workshop auf diese beiden am meisten gewünschten Bereiche: Funktionalität und Usability von Opti.Tax.

Der Workshop begann mit einem gemeinsamen Review der Online-Umfrage sowie der Zielsetzung. Nach einer kleinen Pause ging es dann direkt in die Software. In diesem praktischen Teil des Workshops wurden fünf Kernthemen durchgesprochen, um den Prozess mit Opti.Tax bei der täglichen Anwendung zu verstehen:

  • Einstieg in Opti.Tax
  • Einstieg in die Dokumentation
  • Zusammenarbeit mit Mandant:innen
  • Visualisierung der Prozessketten mit BPMN
  • Darstellung des Reportings

Für jedes der Themengebiete konnten wir wertvolle Erkenntnisse erarbeiten.

Einstieg in Opti.Tax

Die Teilnehmenden attestierten dem Einstieg in Opti.Tax mit der Projektverwaltung, Aufgabenmanagement sowie Informationsfenster einen logischen Aufbau. Von Vorteil wäre es allerdings, so der Tenor, wenn es aktive Benachrichtigungen innerhalb von Opti.Tax über anstehende Aufgaben, erledigte Aufgaben aus der Cloud sowie erhaltene Chat-Nachrichten gäbe. Dies würde den Einstieg vereinfachen. Auch das Einsehen des Chatverlaufs sowie die Rückmeldung an den Anfragenden im Informationsfenster der Projektverwaltung waren spannende Ideen, die eingebracht wurden.

Einstieg in die Dokumentation

Der Schwerpunkt dieses Themengebiets lag darin, wie man mit wenig Aufwand viele Informationen der Dokumentation vorab befüllt, um sich im Nachgang mehr auf das Kernstück zu konzentrieren – die Prozesse der Mandant:innen.

Woher erhalte ich schnell und einfach sämtliche Informationen? Kann ich diese abrufen? Sollen die Mandant:innen diese selbst bereitstellen? Diese und ähnliche Fragen wurden diskutiert. Dabei war sich die Mehrheit einig, dass die Bereitschaft der Mandant:innen zur Zuarbeit bei der Erfassung der Stammdaten eher gering sei. Bei der Projektanlage ist es bereits möglich, Daten über Schnittstellen aus einem führenden System automatisch abzufragen, um Stammdaten vorab zu sammeln und in Opti.Tax zu speichern. Diese Abfrage wäre künftig bereits bei der Anlage von Mandant:innen in Opti.Tax denkbar, um diesen Stammdatenpool für weitere Projekte zu verwenden.

Das bereits vorhandene geführte Interview bei der Projektanlage wird als gute Idee angesehen und soll Anwender:innen künftig auch bei der Erstellung von Dokumentationen unterstützen. Solche gezielten Abfragen unterstützen sowohl bei der Auftragsgewinnung als auch bei der Rentabilität eines Prozessberatungsprojekts. Anwender:innen hätten die Möglichkeit, bereits vor Projektstart einen Überblick zu erhalten, welchen Aufwand dies für das Unternehmen und Kunden bedeutet, und erhielten aussagekräftige Prognosen auf monetäre Fragen.

Zusammenarbeit mit dem/der Mandant:in

Das Herzstück einer Dokumentation bildet die Aufnahme vorhandener Prozesse eines Unternehmens. Unweigerlich ist die Zusammenarbeit mit dem bzw. der Mandant:in notwendig. Bei kleinen und technisch affinen Unternehmen ist die Zusammenarbeit über die bereits vorhandene Opti.Tax Cloud möglich. Für komplexere Projekte ist ein vereinbarter Termin mit dem Kunden sicherlich von Vorteil, um die Arbeitsabläufe des bzw. der Mandant:in noch besser zu verstehen.

Nachgelagerte Interviewabfragen über die Cloud bringen einen großen Mehrwert und unterstützen bei der Fertigstellung der Dokumentation. Sind diese Antworten plausibel? Möchte ich diese Antworten direkt in die Dokumentation übernehmen? Mit einer Betrachtung der Interview-Antworten vor der Übernahme ins Projekt könnte der bzw. die Anwender:in selbst entscheiden, ob die gemachten Angaben übernommen werden sollen. Auch bei der Erstellungshistorie ist die Funktionalität von Vorteil, um auch bewusste Nicht-Aussagen im Interview nachhalten zu können.

Die Einbindung von Videos innerhalb eines Interviews, um das Kernthema der Aufgabe zu erklären, unterstützt die Nutzenden bei der Antwortfindung.

Die Opti.Tax Cloud kann aktuell dazu genutzt werden, Dokumente zum Korrekturlesen an verschiedene Personen innerhalb der Cloud weiterzugeben. Erfasste Kommentare innerhalb dieses PDFs werden in Opti.Tax automatisch mit der zugehörigen Taxonomie-Position verknüpft und unterstützen den bzw. die Anwender:in bei der weiteren Bearbeitung.

Visualisierung der Prozessketten mit BPMN

Mit Opti.Tax lassen sich Prozesse nicht nur dokumentieren, sondern auch visualisieren. Dies ist tatsächlich für kleinere Projekte leicht zu handhaben. Auch die Funktionalität, zur Prozessabbildung und -beschreibung BPMN-Dateien in eine Dokumentation einzulesen, wurde von den Teilnehmenden positiv angenommen. Die Kombination von Prozesskette und Fließtext wird in Opti.Tax gut gelöst und könnte auch für Mandant:innen als Prozess-Wiki künftig zur Verfügung gestellt werden.

Darüber hinaus wurde allgemein eine Weiterentwicklung des Live-Charts mit neuen Funktionalitäten gewünscht. Um Ressourcen zu sparen, wird eine Einbindung von anderen BPMN-Tools in Betracht gezogen.

Darstellung des Reportings

Die Dokumentation erstellt sich aus den erfassten Feldern der einzelnen Taxonomie-Positionen. Zudem stellt Opti.Tax diverse Textbausteine zur Verfügung, die schließlich für das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Hier sind unterschiedliche Textbausteine nach Branchen denkbar. Diese würden die Anwender:innen bei der Erstellung von Dokumentationen unterstützen.

Außerdem wurde die Möglichkeit gewünscht, dass Inhalte einer Taxonomie-Position aus einem Import oder aus einem Cloud-Interview als solche gekennzeichnet werden. Dies würde das Bewerten einzelner Angaben und finale Erstellen der Dokumentation vereinfachen.

Kleine Funktionalitäten wie eine Volltextsuche über alle erfassten Texte und das Einfügen von Tabellen bringen in der Darstellung einen Mehrwert und werden bei der webbasierten Weiterentwicklung berücksichtigt.

Fazit

Die Eingeladenen profitierten vom gemeinsamen Erfahrungsschatz aller Teilnehmenden. Auch die lösungsorientierte Herangehensweise des hsp-Teams wurde von allen Seiten anerkannt.

Dank der klugen Impulse und regen Diskussionskultur aller Teilnehmenden konnte das hsp-Team einen einzigartig tiefen Einblick in die echten Abläufe erhalten. Um die Erstellung einer Dokumentation, aber auch das Software-Erlebnis insgesamt auf eine neue Stufe zu heben, wird die hsp die Erkenntnisse aus dem Workshop bei der Weiterentwicklung von Opti.Tax berücksichtigen.

Kurzum: Es war ein gelungener Tag! Dafür spricht auch, dass sich die Teilnehmenden die Fortführung des inspirierenden Austauschs wünschen. So wurden im Nachgang Kontaktdaten ausgetauscht, um aus dem Aktionstag ein wiederkehrendes Ereignis zu machen.

Die eindeutigen Tendenzen aus der Online-Umfrage wurde nicht nur bestätigt, sondern weitergedacht und vertieft. Wir von der hsp sind jetzt mehr denn je überzeugt, dass der Austausch mit unseren Anwender:innen unverzichtbar ist, um das bestmögliche Opti.Tax für die Zukunft zu entwickeln.

Vielen Dank an alle, die sich an diesem Projekt beteiligt haben.

Ihr Team der hsp