Prozessdokumentation erstellen und Chancen erkennen

Kanzleien und Berater können ab sofort, für ihre von der Corona Krise betroffenen Mandanten, die Prüfung der IST-Prozesse, Erstellung der Prozessdokumentation und die daraus resultierende Ableitung von Handlungsempfehlungen staatlich fördern lassen. Das am 2. April 2020 veröffentlichte Programm übernimmt Beratungskosten bis zu 4.000 EUR zu 100%. Opti.Tax Doku hilft Kanzleien und Beratern bei der eigenen Akkreditierung, dem Antragsprozess sowie der Erstellung des Beratungsberichts, der für die Zuwendung entscheidend ist.

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat unter dem Programm „Förderung unternehmerischen Know-hows“ verschiedene Förderprogramme zusammengefasst. Mittelständische Unternehmen können allgemeine und spezielle Beratungen fördern lassen. Dazu zählt auch die Erstellung einer Prozessdokumentation durch den Steuerberater oder eine Kanzlei. Auch beim Förderprogramm Go-digital ist eine Unterstützung unter gewissen Voraussetzungen möglich.

Die Absicht hinter den Fördermöglichkeiten ist, Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen und Chancen zu entdecken, unter anderem die Corona Krise zu meistern. Damit die Beratung beim Aufsetzen der Prozessdokumentation diesen Charakter hat, muss sie konzeptionell sein: Sie ist dann förderfähig, wenn sie neben der Identifikation der Schwachstellen im Unternehmen und deren Ursachen um den Punkt Maßnahmenempfehlung erweitert wird. Für Unternehmen bedeutet das, nicht nur die eigenen Prozesse zu dokumentieren und zu analysieren, sondern einen Schritt weiter zu gehen und darzulegen, wie sie effektiver und effizienter gestaltet werden können. Betriebsindividuelle Anleitungen zur Umsetzung decken diesen Schritt ab.

Die Förderung wurde in der Vergangenheit in der Regel nicht in Anspruch genommen, weil Unternehmen zum einen die Kenntnis über solche Möglichkeiten fehlt. Zudem herrscht Unsicherheit bei der Akkreditierung – Steuerberater oder Kanzlei müssen vom BAFA anerkannt sein – und beim Ablauf und dem Vorgehen der Antragstellung: Wer, was und wie viel kann überhaupt gefördert werden?

Für von der Corona Krise betroffene Unternehmen wurden die maximal förderfähigen Kosten auf 4.000 EUR erhöht und der Zuschuss liegt bei 100%. Weitere Besonderheit: der Zuschuss vom BAFA wird direkt auf das Konto des Beratungsunternehmens ausgezahlt.

Bei der allgemeinen Beratung belaufen sich die maximal förderfähigen Kosten auf 3.000 EUR. Der Zuschuss kann bei 3.000 EUR Kosten zwischen 1.500 und 2.700 EUR liegen. Der Fördersatz hängt vom Bundesland ab und liegt bei maximal 90 Prozent. In der Praxis hat sich gezeigt, dass zur Deckung der Verwaltungsaufgaben die empfohlene Mindestgrenze des Berater-Honorars bei 1.000 Euro liegen sollte. Mit der Go-digital-Förderung ist eine Unterstützung mit pauschal 50 Prozent der förderfähigen Kosten möglich. Allerdings wird hier ein deutlich breiterer Beratungsrahmen angesetzt: Dieser greift bis zu 33.000 Euro förderfähige Kosten.

Antrag zur Förderung mit Softwareunterstützung

Das Softwareunternehmen hsp Handels-Software-Partner GmbH hat in Zusammenarbeit mit dem Berater Alexander Thiem (Förderquelle) seine Lösung Opti.Tax erweitert, um den Antrag und die weitere Abwicklung für die Förderung so weit wie möglich zu automatisieren.

Aus der Software werden im ersten Schritt die notwendigen Dokumente erzeugt, um sich als Steuerberater oder Kanzlei bei der BAFA zu akkreditieren. Ist sie erfolgreich, erhält das Unternehmen eine Beraternummer, die in der Software hinterlegt wird. Es kann nun Mandanten anlegen und mit der Prozessdokumentation beginnen.

Damit die Prozessdokumentation auch förderfähig ist, gibt es im Release 20.1., das noch im April online gestellt wird, im Bereich der Aufgaben die Option „Handlungsempfehlungen“. Damit kann jeder Prozessschritt, der in der Prozessdokumentation dargelegt wird, mit einer Handlungsempfehlung hinterlegt werden. Ist die Prozessdokumentation samt der Empfehlungen abgeschlossen, wird daraus ein Bericht generiert. Dieser Beratungsbericht ist zentral, um Fördermittel zu erhalten. Er wird eingereicht und ist die Grundlage für den Zuwendungsbescheid.

Hier liegt ein weiteres Hindernis: Kanzleien wissen oft nicht, was genau der Beratungsbericht beinhalten muss, um förderfähig zu sein. Dafür sind Muster in der Software hinterlegt, die zeigen, wie ein Beratungsbericht optimalerweise aufgebaut sein soll – es gibt aber auch Beispiele für fehlerhafte Berichte mit Kommentaren, der erfolgten Nachbearbeitung und der korrekten Endausgabe.

Aus der Software kann der Beratungsbericht entweder an hsp oder den Berater Alexander Thiem (Förderquelle) geschickt werden. Die Kanzlei erhält dann ein Feedback und hilft für alle Opti.Tax Anwender eine Musterdatenbank zu füllen, so dass die Software fortlaufend optimiert werden kann.

Durch die Software werden repetitive Tätigkeiten wie das Eintragen der Stammdaten automatisiert und minimiert. Die Antragstellung ist damit in fünf Minuten erledigt.

Prozessdokumentation als Startpunkt für weitere Förderungen

Die Prozessdokumentation stellt einen guten Ausgangspunkt dar, um sich mit den verschiedenen Beratungsthemen im Bereich der Förderung auseinanderzusetzen.

Damit haben Kanzleien ein weiteres Argument an der Hand, um ihre Mandanten von den Vorteilen sowie der Notwendigkeit einer Prozessdokumentation zu überzeugen. Mit ihrer Hilfe und dem übergeordneten Blick auf Prozesse im Unternehmen lassen sich Optimierungspotenziale feststellen und Handlungsempfehlungen entwickeln, um das Unternehmen besser aufzustellen.

Fazit

Die Prozessdokumentation ist in der aktuellen Situation eine Chance, und birgt das Potenzial, die Strukturen und Abläufe eines Unternehmens zu durchleuchten und zu optimieren. Die Förderprogramme des Bundes bieten einen Anreiz, das Thema Prozessdokumentation anzugehen – eine geeignete Software senkt die Hemmschwelle weiter und führt Kanzleien durch den Prozess der Förderung und der Dokumentation.

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