Schwächen erkennen, Chancen nutzen

In der Krise agieren zu viele Unternehmen nach dem Motto: Hauptsache überleben. Dabei können Schocks auch Potenziale freisetzen, vorausgesetzt, man handelt. Ein unterschätztes, aber mächtiges Werkzeug ist für deutsche Betriebe seit Jahrzehnten Pflicht: die Prozessdokumentation. Da die Buchhaltung zunehmend papierlos wird, braucht die Finanzverwaltung solche Werkzeuge, um sich schnell in den unterschiedlichen digitalen Systemen von Unternehmen zurechtzufinden.

Die Unternehmen selbst haben aber auch was davon. Sie können Abläufe transparent nachvollziehen und Optimierungspotenziale erkennen, was für aktuelle wie zukünftige Krisen überlebenswichtig sein kann. Eine Kanzlei, die in Deutschland und den Niederlanden tätig ist, erstellt die Verfahrensdokumentationen ihrer Mandanten softwaregestützt. Die Taxonomien des Tools erlauben es, das Dokument Schritt für Schritt aufzubauen und machen zudem nachträgliche Änderungen leicht möglich.

Verwaltung und Abläufe in Unternehmen werden zunehmend digitaler und papierlos. Prüfungsroutinen der Finanzverwaltung müssen diesem Wandel standhalten. Digital ist schwieriger nachzuvollziehen, woher Informationen in den Systemen stammen, aus welchen Daten sie übernommen werden und wo es Schnittstellen gibt. Deswegen lautet ein Überprüfungsprinzip, dass sich ein Betriebsprüfer in angemessener Zeit in einem Buchhaltungssystem zurechtfinden muss.

Die Prozess- bzw. Verfahrensdokumentation gibt diese Orientierung. Sie ist als Teil der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verpflichtend für Unternehmen in Deutschland. Betriebsprüfer sind angehalten, der Verfahrensdokumentation vermehrt Beachtung zu schenken. Deshalb beschäftigen sich Steuerberater von Unternehmen immer intensiver mit dem Thema. Gewünscht wird ein Tool, um die Dokumentation sauber aufsetzen und erstellen zu können.

Die Kanzlei NeDTax mit Sitz in Kleve beispielsweise war auf der Suche nach einer intuitiven Software-Lösung, da sich das alte Tool als zu kompliziert erwiesen hatte und nicht genutzt wurde. Sie arbeitet grenzüberschreitend – die Schwestergesellschaft sitzt im holländischen Nijmegen. Über einen Mitarbeiterhinweis und Internetrecherche stieß Geschäftsführer Günter Heenen auf die Lösung Opti.Tax der Hamburger hsp Handels-Software-Partner GmbH. Seit Juni 2019 ist die Software nun im Einsatz und den Alternativen „um Welten voraus“, so Heenens erste Bilanz.

Anforderungen an die Lösung

NeDTax wünschte sich ein Tool, das mehr Unterstützung leistet, als bloße Templates zur Verfügung zu stellen. Es sollte die Nutzer durch die Erstellung der Dokumentation des IST-Zustands begleiten und führen. Wichtig war ebenfalls der Blick auf die Rollen und die Zusammenarbeit von Mandanten und Kanzlei. Der Steuerberater sollte nicht alleinig die Dokumentation erstellen, sondern als Moderator auftreten, der Fragen stellt.

Durch diese Art der Zusammenarbeit können Teile der Dokumentation vom Mandanten selbst übernommen werden. Er kann Angaben wie Namen, Anschrift oder Handelsregisternummer übernehmen, die den Steuerberater Zeit kosten und die er wiederum in Rechnung stellen würde. Gerade jetzt in der Krise können so die Aufgaben produktiv ver- und aufgeteilt werden. Künftig wird in der Software über die Integration einer Plattform die Eingabe der Mandantendaten über die Cloud erfolgen können. Aktuell ist die Kanzlei noch bei den Mandanten vor Ort und nutzt einen Laptop, um die Daten zu erfassen.

Die Prozessdokumentation als begleiteter Prozess

Das Rollenverständnis und der Ansatz, die Prozessdokumentation als begleiteten Prozess zu verstehen, überzeugten NeDTax vom Tool: „Eine ausgereifte und sehr gute Software.“ Darüber hinaus hatte Heenen den Eindruck, dass „hsp ein innovativer und kreativer Anbieter ist, der auch die Zusammenarbeit mit den Steuerberatern schätzt und fördert.“

So ist hsp seit Beginn der Krise im ständigen Kontakt mit Kanzleien und Steuerberatern, um eine bestmögliche Unterstützung über die Software Opti.Tax hinaus zu bieten. Zudem besteht die Möglichkeit, mit Kollegen Kontakt aufzunehmen, die ähnliche Fragen haben, und in Austausch zu treten.

hsp stellte NeDTax die Lösung Opti.Tax in einer Online-Präsentation vor und überzeugte. Die Implementierung erfolgte in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister der ASP-Serverlösung, die die Kanzlei im Einsatz hat. Sie gestaltete sich einfach, das Programm läuft reibungslos. In einer eintägigen Schulung vor Ort führte hsp die Mitarbeiter von NeDTax in das Tool ein. Konkret an einem Fall wurde „learning by doing“ eine Verfahrensdokumentation erstellt. Die Kanzlei lernte auf diese Weise Funktionalitäten und den Aufbau des Tools.

Zu Beginn bestimmt der Steuerberater, welche Dokumentation – Prozessdokumentation oder Kassenführung – er erstellen will. Das Programm leitet ihn dann intelligent über verschiedene Reiter durch die einzelnen Schritte, über die das Dokument aufgebaut wird. Begonnen wird mit allgemeinen Fragen, die immer konkreter werden und so ein genaues Eingrenzen der notwendigen Bereiche ermöglichen. Themenbereiche, die irrelevant sind, werden automatisch nicht berücksichtigt. So werden die Kategorien Einleitung, organisatorische Rahmenbedingungen, Mitarbeiter, Betriebsrat, Datenschutz und  Firmengebäude systematisch abgebildet und im weiteren Verlauf erweitert.

Prozessoptimierung kennt keine Grenzen

Zurzeit nutzen drei Mitarbeiter die Software, künftig soll sich ihr Kreis aber erweitern. NedTax Kleve hat 23 Mitarbeiter. Die Schwestergesellschaft in den Niederlanden benutzt kein vergleichbares Tool, da die niederländische Gesetzgebung keine Verfahrensdokumentation vorsieht – auch wenn der Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad der Buchhaltung in den Niederlanden dem deutschen voraus ist.

Bei der grenzüberschreitenden Tätigkeit ist die Prozessdokumentation dann ein Thema, wenn ein niederländischer Kunde Tochtergesellschaften oder Standorte in Deutschland hat. Dann müssen die Steuerberater ihrem Mandanten klarmachen, dass eine Verfahrensdokumentation zwar nicht für den Hauptsitz, aber für die deutschen Standorte verpflichtend ist.

Schwächen erkennen, Chancen nutzen

Chance, Risiken und Potenziale aufzudecken

Angesichts der vielen Unternehmen, die aktuell ihre Prozesse komplett überdenken müssen, ist die Prozessdokumentation als Optimierungswerkzeug eine Chance. Und auch Heenen sieht nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung der Finanzverwaltung, sondern betrachtet das Ganze mit einem erweiterten Verständnis. Denn über die Beschäftigung mit der Dokumentation können Unternehmen inventarisieren, ihre Prozesse und Arbeitsabläufe prüfen und schließlich analysieren, was schneller und besser laufen kann. Genau das, was jetzt zählt. Auch Risiken, derer man sich im Vorfeld nicht bewusst war, weil die Zeit fehlte, können aufgedeckt werden. Aus der Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation kann so eine Chance entstehen, nicht nur diese Krise zu überstehen, sondern auch für kommende wirtschaftlich schwierige Phasen gewappnet zu sein.

Was besonders in unruhigen Zeiten für Erleichterung sorgt, ist eine intuitive Bedienbarkeit. Mit der ist man bei NeDTax sehr zufrieden: „Die Software ist anwenderfreundlich und gut aufgebaut“, so Heenen. Vorteilhaft findet er zum Beispiel die direkte Verknüpfung mit einem Bericht samt Live-Vorschau. Auf dem segmentierten Bildschirm zeigt das Live-Reporting, wenn Daten bearbeitet und aufgenommen wurden und wie sie sich auf die Verfahrensdokumentation auswirken.

Die Kanzlei ist zudem mit den kurzen Reaktionszeiten und – besonders in Krisenzeiten unbezahlbar – der guten Erreichbarkeit des Supports zufrieden: „Wir fühlen uns gut betreut.“

Die Highlights von Opti.Tax

Das Highlight der neuen Software ist für Heenen das Denken in Taxonomien und vorgegebenen Rastern. Auf diese Weise kann die Verfahrensdokumentation leicht versioniert oder angepasst werden – Angaben werden abgefragt und automatisch an den richtigen Stellen im Dokument eingefügt, also nichts mühsam händisch eingetragen. Zudem entsprechen die Taxonomien in der Logik dem Thema E-Bilanz, mit dem man sich beschäftigt. Die Taxonomien werden zudem in Zusammenarbeit mit den Steuerberatern entwickelt.

Eine Ausweitung der Partnerschaft mit dem Softwarehaus hat Heenen bereits ins Auge gefasst. hsp und NeDTax prüfen, ob sich Opti.Tax ebenfalls nutzen lässt, um Buchhaltungen ins Ausland zu verlagern – ein konkretes Thema der grenzüberschreitenden Tätigkeit der Kanzlei.

Hintergrund: Die deutsche Finanzverwaltung kann nur auf die Buchhaltung deutscher Betriebe zugreifen. Im Ausland darf sie nicht ermitteln. Die Abgabenordnung sieht deswegen bei der Verlagerung der Buchhaltung ins Ausland eine Zustimmungspflicht vor. Für den Antrag sind unter anderem Prozessbeschreibungen und eine Gliederung notwendig. Eine Softwarelösung könnte dafür einen Standard schaffen. hsp hat ähnliche Anfragen schon aus dem deutsch-dänischen Grenzgebiet erhalten. Heenen ist zuversichtlich, dass eine Anpassung oder Erweiterung der Software möglich sein wird.

Diese Art der Zusammenarbeit zeigt, wie schnell die Hamburger Software-Spezialisten auf individuelle Kundenwünsche und Gegebenheiten reagieren. In einer Zeit, in der sich täglich die Ereignisse überschlagen, sind verlässliche wie dynamische Partnerschaften das probateste Mittel gegen die Krise.

Fazit

Die deutsch-niederländische Kanzlei NeDTax hat mit Opti.Tax von hsp das passende Tool für ihren Anspruch ausgewählt und ist mit dem Partner für die aktuellen Herausforderungen gut gerüstet. In unsteten Zeiten ermöglicht die Software durch seinen stringenten und logischen Aufbau eine stressfreie, einfache Erstellung von Dokumentationen des IST-Zustands. So erfahren Unternehmen auch in der Krise schnell und zuverlässig mehr über ihre internen Prozesse und haben die Chance, sie kurz- und langfristig zu optimieren.