Kann sich die Opti.List Kassendatenarchivierung im Falle einer Betriebsprüfung als praxistauglich erweisen? Bei unserem Kunden Mäntelhaus Kaiser in Hannover stand die Umsatzsteuer im Fokus und deshalb wurden die Kassendaten einigen Prüfungen unterzogen.

Das Mäntelhaus Kaiser blickt auf eine schon längere Geschichte zurück und wurde im 20. Jahrhundert in den 20er Jahren gegründet. Für einen gepflegten Einkauf in stilvollem Ambiente ist das Mäntelhaus Kaiser in Hannover auf jeden Fall die erste Anschrift. Im Einzelhandel ist das Kassensystem die zentrale Stelle, um Umsätze zu erfassen und Umsatzsteuer richtig zu ermitteln.

Für die Archivierung von Finanzbuchhaltungs- und Kassendaten vertraut Herr Hamm, Kaufmännischer Leiter bei Mäntelhaus Kaiser, dem Datenarchiv Opti.List. Auf Anforderung ermöglicht das Archiv die Ausgabe der Daten im IDEA-Beschreibungsstandard. Für die Verfahrensdokumentation nach GoBD wird Opti.Tax Doku eingesetzt und gepflegt.

Ist eine Betriebsprüfung mit Schwerpunkt Umsatzsteuer angekündigt, reichen diese Vorbereitungen in der Regel aus. Herr Hamm wollte aber auf Nummer sicher gehen und bestellte bei hsp vorab einen Dienstleistungstag zur Überprüfung der Vollständigkeit von Archivierung und Dokumentation.

Im Bereich der Kassendaten wurde darauf geachtet, dass nicht nur die Einzeldaten vorgehalten werden, sondern auch Kassenbons, Tagessummen und Stammdaten mussten lückenlos im Datenarchiv vorhanden sein. Geprüft wurde schließlich die Vollständigkeit folgender Archivierungsobjekte: Kassenjournal, Bonkopf und Bonpositionen, Bon-Zahlungsarten sowie die Stammdaten dazu (Zahlungsarten, Warengruppen, Kassenstamm, Steuerschlüssel und Steuersätze). Archiviert wurden die Daten monatlich und alles sollte in der Dokumentation wiederzufinden sein um der Prüfung beruhigt entgegen zu sehen.

Die Daten wurden vorab der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. So war die Betriebsprüferin gut vorbereitet, als die Außenprüfung begann. Das gesamte Kassenmaterial diente IDEA dazu, bestimmte Prüfungsschritte auszuführen, um Auffälligkeiten zu finden. Beispiel: Nullbons. Wenn die Kasse aufgeht, ohne dass ein Verkaufsvorgang oder sonstiger Vorgang dieses ausgelöst hat, wird ein Nullbon erzeugt. Diese Nullbons standen im Fokus der Prüfung. Es wurden auch die Umsätze gemäß Steuerschlüssel mit den Bilanzdaten verprobt.

Herr Hamm sagt dazu: „Tatsächlich hatten wir einmal für einige Monate einen falschen Steuerschlüssel verwendet. Dazu hatten wir aber die Fehlerprotokolle aufbewahrt.“

Die Daten wurden mit den mathematischen Methoden Benford und Chi-Quadrat geprüft – bei Massendaten durchaus aussagekräftige Prüfungsschritte. Die Lückenanalyse bei den Bonnummern war eine weitere Prüfung, die in einem Fall auch eine Lücke zu Tage brachte.

Herr Hamm ergänzt: „Das war nach unserer Recherche ein Absturz an der Kasse. Das Programm hatte sich wohl schon die Bonnummer reserviert, der Bon ist aber nicht abgeschlossen worden. An diesem Tag gab es aber keine Differenzen bei der Abrechnung.“

Einige Stichproben, ob das zur Verfügung gestellte Datenmaterial mit dem Produktivsystem übereinstimmt, wurden dadurch ermöglicht, da das Warenwirtschaftssystem nach Eingabe einer Bonnummer den Bon anzeigen kann. Die Prüferin konnte sich davon überzeugen, dass sie die gleichen Daten zur Auswertung bekommen hat.

Herr Hamm kommt daher zu folgendem Fazit: „Wir sind sehr zufrieden mit dem Ablauf der Kassendaten-Prüfung. Wir sind überrascht, wie gut die Prüfer inzwischen die Daten digital prüfen können. Mit Opti.List haben wir die richtige Software, um die Kassendaten zur Verfügung zu stellen. Ich bin froh, noch den Workshop mit hsp gemacht zu haben. Denn hier sind noch wichtige Objekte freigeschaltet worden, ohne die die Prüfung so nicht möglich gewesen wäre.“