Was Sie in diesem Artikel erwartet

Es gibt viele Dinge im Leben, von denen man denkt: „Davon brauche ich definitiv mehr.“ Zum Beispiel Urlaub. Oder Kaffee. Vielleicht auch WLAN-Empfang im Zug. Und dann gibt es Dinge, bei denen man spontan das Gegenteil denkt. Ganz weit oben auf dieser Liste: Akten. Und Deutschland hat bekanntlich ein besonderes Verhältnis zu Akten. So gibt es Personalakten, Steuerakten, Patientenakten, Bauakten, Akte X und vermutlich auch irgendwo eine Akte über Ihre Akten.

Und jetzt? Jetzt kommt noch eine Akte hinzu: die Vorsorgeakte. Was soll das? Haben wir nicht schon genug Akten? Noch eine Akte? Dafür habe ich allergrößtes Verständnis. Doch bevor Sie innerlich schon den nächsten Leitz-Ordner bestellen oder panisch alle Dokumente in eine Schublade stopfen, kann ich Sie beruhigen. Denn die Vorsorgeakte gehört zu dieser seltenen Kategorie von Dingen, die auf den ersten Blick bürokratisch und trocken erscheinen, auf den zweiten aber absolut genial sind. Warum? Weil diese Akte das Potenzial mitbringt, alle anderen Akten zu den Akten zu legen.

Wir haben schon genug Chaos

Wenn wir ehrlich sind, haben wir alle irgendwo diesen einen Ort. Sie wissen schon: die Schublade, das Kellerregal, die Mottenkiste oder den legendären Ordner „Wichtige Dokumente“, wo gefühlt alles aufbewahrt wird, aber nichts auffindbar ist. Dort liegen Versicherungsunterlagen neben alten Mietverträgen, Kontoauszüge aus einer Zeit, in der man noch dachte, Faxgeräte seien die Zukunft, und irgendwo dazwischen vielleicht sogar ein Testament – oder zumindest etwas, das man mal dafür gehalten hat. Dahinter steckt ein einfaches System: Wir gaukeln uns vor, wir hätten uns gekümmert. Denn dann müssen wir uns darum nicht kümmern, oder? Schließlich können wir ja nachschauen, wenn etwas passiert ist. Wieso vorher schon den Kopf zerbrechen?

Verdrängung funktioniert prima. Und das System könnte durchaus eine Notlösung abgeben, wäre da nicht ein klitzekleiner Haken: Solange man selbst sucht, besteht noch Hoffnung. Allerdings ist man selbst in einem echten Notfall wahrscheinlich kaum in der Lage, in aller Ruhe einen vollgestopften Ordner nach Daten und Dokumenten zu durchsuchen. Geschweige denn, diese Unterlagen anschließend den richtigen Personen zu übergeben. Wie viele Menschen wissen, wo Sie Ihr Chaos-Archiv versteckt haben? Wer weiß genau, welche Unterlagen für wen bestimmt sind? Und wer kontrolliert die Zugriffe? Und überhaupt: Haben Sie Zugangsdaten wie PINs und Passwörter aufgeschrieben und abgeheftet? Einerseits wäre das notwendig, andererseits leichtsinnig ohne Ende. Dafür muss es doch eine digitale Lösung mit starker Verschlüsselung und gesteuertem Zugriff geben, oder? Sehen Sie, so schnell landen wir bei der Vorsorgeakte.

Die Vorsorgeakte vs. „ich weiß, wo alles ist“

Das Hauptproblem mit der Vorsorge nach dem Haufenprinzip: Man meint, alles Wichtige beisammenzuhaben, und fängt im Notfall an zu suchen. Wenn man dann ehrlich zu sich selbst ist, fällt einem auf: Ich habe überhaupt keine Ahnung, was genau ich habe – und wo. Und ob alles aktuell ist. Und wer sich einredet, alles zu haben, schiebt trotz besseren Wissens (tief im Innern) die Vorsorge immer weiter auf. Als würde man über Jahre einen Rauchmelder ignorieren, der durchgehend piept. Man sollte sich darum kümmern, sonst verschwindet weder das ungute Gefühl noch das unangenehme Piepen.

Die Vorsorgeakte zwingt einen dazu, Ordnung zu schaffen. Und zwar nicht die Art von Ordnung, bei der man Dinge einfach in neue Stapel sortiert. Sondern echte, nachvollziehbare, strukturierte Ordnung. Mit Kategorien. Und Übersicht. Und dem Schockmoment, in dem man merkt, wie viele Dinge man eigentlich gar nicht mehr versteht. Plötzlich tauchen Fragen auf wie:

• Warum habe ich diese Versicherung?
• Was genau steht eigentlich in diesem Vertrag?
• Und seit wann habe ich drei verschiedene Ordner mit der Aufschrift „Wichtig“?

Die Vorsorgeakte ist also mehr Spiegel als Akte. Und wie bei allen Spiegeln, ist die erste Begegnung selten angenehm.

Der Moment, in dem plötzlich alles wichtig wird

Die meisten von uns kennen diesen interessanten Effekt: Dinge, die jahrelang unwichtig waren, werden plötzlich sehr wichtig – und zwar genau dann, wenn man sie nicht sofort findet. Wie der Benutzername und das Passwort, die man sich nirgendwo aufgeschrieben hat. Oder der eine Vertrag, den man besser hätte ordentlich ablegen sollen. Oder auch die eine wichtige Info in einer E-Mail von 2017, die man mal rauskopieren und abheften wollte. Ohne Vorsorgeakte wird jeder dieser Momente zur aufregenden Schatzsuche. Mit einer Vorsorgeakte aber passiert etwas Unerwartetes: Alle wichtigen Dinge sind nicht nur auffindbar, sie finden auch von selbst zu den richtigen Personen. Weil alles sauber abgelegt und sortiert, durchsuchbar und digital ist. So verständlich. So logisch aufgebaut. Es ist fast ein bisschen enttäuschend, wie unspektakulär das ist.

Wenn das alles so prima ist, wieso haben nicht alle eine Vorsorgeakte? Weil Ordnung in der Zukunft Arbeit in der Gegenwart bedeutet. Dagegen entsteht Chaos ganz von allein. Und Nichtstun ist so bequem, während dessen Konsequenzen weit weg im Irgendwann liegen. Das Problem: „Irgendwann“ kennt kein Datum. Es könnte in 30 Jahren sein, aber auch morgen. Oder gleich auf der Fahrt nach Hause, auf der Ihnen ein übermüdeter Transporterfahrer die Vorfahrt nimmt. In einer Millisekunde ist „irgendwann“ jetzt. Solche Dinge passieren, und auch die beste Vorsorgeakte kann diese nicht wegzaubern. Doch sie verhindern, dass eine ohnehin schon schwierige Situation noch schwieriger wird. Und das allein dadurch, sich mithilfe einer cloudbasierten Software komfortabel durch die eigene Lebensplanung führen zu lassen.

Ordnung schützt die wichtigen Menschen in Ihrem Leben

Ein oft unterschätzter Punkt ist, dass Ordnung nicht nur für einen selbst gedacht ist. Sie schützt vor allem die wichtigsten Menschen und das unmittelbare Umfeld. Dazu gehört Ihre Familie, insbesondere dann, wenn Sie Vater oder Mutter sind. Auch Ihre Mitarbeitenden, Kolleg:innen, Vorgesetzten und Geschäftspartner:innen zählen dazu. All diese Menschen wären völlig aufgeschmissen mit einer vollgestopften Schublade oder einem Karton in irgendeinem Keller. Und Sie möchten garantiert nicht, dass Ihr berufliches Umfeld Ihre privaten Daten und Dokumente einsehen kann. Oder dass Ihre Familie mit Verantwortlichkeiten und Beteiligungsfragen Ihres Unternehmens oder Arbeitgebers belästigt wird.

Die Vorsorgeakte gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt an welche Personen gehen. Denn dadurch, dass sie digital und cloudbasiert ist, übersetzt sie jedes Daten- und Dokumentenchaos in eine verständliche Sprache für alle Betroffenen. Jede Person versteht die Information, die ihr zur Verfügung gestellt wird, und kann sich darum kümmern. Was so unspektakulär klingt, ist in der Realität unersetzlich wertvoll. Denn es verhindert in einer Stress- und Ausnahmesituation Chaos, Fehler, Missverständnisse und Streitereien.