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Mit der neuen Softwarelösung zur digitalen Vorsorgeakte bietet die hsp eine hundertprozentige Cloud-Software an. Das bedeutet, dass die Software vollständig auf einem Cloud-Server läuft. Entsprechend müssen Nutzer:innen nichts mehr auf ihren Rechnern installieren. Zudem funktioniert die Vorsorgeakte-Software unabhängig vom Betriebssystem in nahezu jedem gängigen Browser. In der Livesendung „hsp live um 11“ hat hsp-Geschäftsführer Paul Liese einige spannende Neuerungen vorgestellt. Dazu gehören die Cloud-Oberfläche und das Prinzip, wie Stammdaten gehandhabt werden. In einem zweiten Teil hat er dann die Vorsorgeakte vorgestellt.

Opti.Tax wird zur Cloud-Plattform

Immer mehr Unternehmen wünschen sich ihre eingesetzten Softwarelösungen in der Cloud. Bei riesigen Anbietern wie Microsoft sind die meisten Werkzeuge als Cloud-Lösungen verfügbar. Doch schon seit längerer Zeit sehen wir alle, wie anfällig viele Cloud-Lösungen sind. Beispielsweise dann, wenn diese auf Servern großer US-Hoster liegen. So wirken sich dortige Ausfälle auf alle Dienste aus, die auf diesen Servern liegen. Oftmals werden dabei Kettenreaktionen in Gang gesetzt, da viele Dienste aufeinander angewiesen sind. Sobald ein Glied der Kette auf einem ausgefallenen Server liegt, bricht die gesamte Kette zusammen.

Dieses Bild trifft nicht nur auf die Cloud selbst zu, sondern auch auf den Sinn einer Vorsorgeakte. Dort ist das Glied der Kette der Mensch, der ausfällt und alle Prozesse und Abläufe ins Wanken bringt. Doch dazu später mehr. Zunächst einmal zählt bei der hsp die Sicherheit ihrer Dienste. Schon bei einem Word-Dokument oder einer PowerPoint-Präsentation sind Ausfälle und Datenlecks kritisch. Allerdings hantieren die Nutzer:innen von Opti.Tax mit hochsensiblen Daten, die auf einem ganz anderen Level liegen. Deshalb wäre es unverantwortlich von der hsp, einen unfertigen Schnellschuss als Softwarelösung in die Cloud zu laden. Daher legt die Entwicklungsabteilung ihre Priorität nicht nur auf die Softwarequalität, sondern auch auf die Sicherheit und den Datenschutz. So liegen sämtliche Daten auf deutschen Servern eines deutschen Anbieters, abgesichert durch strengste EU-Gesetze und mehrfach zertifiziert.

Erst die Sicherheit, dann die Innovationen

In der Livesendung zeige Paul Liese zunächst den neuen vorläufigen Login-Bildschirm mit dem neuen Opti.Tax-Logo. Dort gibt es zwei Login-Masken, einmal für den/die Administrator:in und einmal für den/die Benutzer:in mit dem Microsoft-365-Account. Für die Demonstration wählt Paul den Benutzer-Zugang. Zunächst landet er auf dem Dashboard, also der Übersicht mit den wichtigsten Parametern und Informationen der Cloud. Dabei können die Nutzer:innen selbst festlegen, welche Informationen sie sehen möchten. Dafür können sie ihre Dashboards beliebig mit ihren Wunsch-Widgets bestücken.

Neu ist das Stammdaten-Management. Denn die Stammdaten sind von den Projekt-Arten entkoppelt und bilden praktisch ein eigenes Projekt. Alle Projekte greifen auf diese Stammdaten zurück, was die Pflege grundsätzlich deutlich vereinfacht. Außerdem arbeitet die neue Cloud mit dem sogenannten Gültigkeitsdatum. Dazu gilt für jeden Eintrag in den Stammdaten ein fester Zeitraum. Dies demonstriert Paul im Livestream mit der Anschrift. Ein Unternehmen sitzt von 2011 bis 2021 in der Notkestraße und zieht dann in die Musterstraße um. Entsprechend wird als Gültigkeitsdatum für die Notkestraße 2011 eingegeben. Dieser Eintrag gilt so lange, bis ein Eintrag mit einem aktuelleren Gültigkeitsdatum erfolgt: die Musterstraße mit dem Datum 2021. Bearbeitet der User nun eine Projektart für 2020, wird automatisch die Notkestraße als gültige Anschrift verwendet. Dieses Prinzip reduziert sowohl den Arbeitsaufwand als auch Fehlerquellen.

Stammdaten-Management neu gedacht

Welche Projekt-Art gerade aktiv ist, sehen die Nutzer:innen oben im Verlaufspfad (sog. Breadcrumbs, bekannt von vielen Webseiten). In dieser Projekt-Art-Übersicht sind alle Projekt-Arten aufgelistet. Nun wählt Paul in der Demo die Projekt-Art „Stammdaten“ ab und hat nun die Möglichkeit, als neue Projekt-Art eine Vorsorgeakte anzulegen. Im Teil 2 des Livestreams geht es direkt weiter: Die neue Projekt-Art ist angelegt und direkt aktiviert, wie man oben im Verlaufspfad sieht. Nun sieht man links im Menü den Punkt „Stammdaten“, der das Einsehen in die Daten zum Zeitpunkt des ausgewählten Gültigkeitsdatums ermöglicht. Zur Bearbeitung müssen die Nutzer:innen allerdings wieder in die zentrale Projekt-Art „Stammdaten“.

Über den Menüpunkt „Erfassung“ öffnet Paul die Linkrolls der Taxonomie, also die einzelnen Berichtsbestandteile. Diese zeigte die Windows-Variante von Opti.Tax unten links an, künftig sind sie als zweite Menüleiste übersichtlich und modern gestaltet direkt neben der Hauptmenüleiste sichtbar. Anschließend zeigt Paul die vielen Möglichkeiten der digitalen Vorsorgeakte in der Cloud, etwa die Möglichkeit, Massendaten zu importieren oder Referenzen an einzelne Positionen anzuhängen. Referenzen können Dokumente sein, etwa eine Geburtsurkunde oder eine Vorsorgevollmacht, aber auch Erläuterungen.

Viele clevere Neuerungen an allen Ecken

Sehr praktisch ist auch die Möglichkeit, aus den einzelnen Positionen heraus Aufgaben zu verschicken, um etwa Dokumente oder Informationen von Dritten anzufordern. Sobald an einer Position Referenzen hängen, wird das Feld entsprechend markiert. Wie in der Windows-Version können Nutzer:innen auch hier ein Cloud-Interview an Dritte schicken, beispielsweise an Mandanten. Dabei wählt man mit wenigen Klicks die Positionen aus, zu denen man vom Mandanten Informationen wünscht, fügt noch eine Nachricht ein und fertig. Unter dem Menüpunkt „Aufgaben“ zeigt eine Übersicht alle Aufgaben und deren Status an. Gut zu wissen: Sobald der/die Nutzer:in weiter Daten einträgt, sieht es der Mandant direkt und weiß, welche Positionen bereits befüllt sind. Diese Funktion wird bei der Vorsorgeakte noch keine große Rolle spielen, allerdings bei künftigen Projekt-Arten wie E-Bilanz oder CbCR und Pillar 2.

Im Menüpunkt „Dokumente“ werden alle angehängten Dokumente übersichtlich angezeigt. Dies erleichtert die Suche „auf die Schnelle“ nach wichtigen Dokumenten. Zu guter Letzt zeigt Paul den Menüpunkt „Bericht“. Dort können die Nutzer:innen komfortabel festlegen, welche Bestandteile als Bericht ausgegeben werden sollen. Dabei zeigt die Cloud-Software an, welche Bestandteile Einträge enthalten. Wer einen DeepL-Schlüssel hinterlegt hat, kann den Bericht in jeder verfügbaren Sprache ausgeben lassen. Darüber hinaus bietet die Software weitere Möglichkeiten der Konfiguration, beispielsweise den Umfang, wie Referenzen mit ausgegeben werden sollen, oder ob hinterlegte Zugangsdaten als Klartext ausgegeben werden sollen oder nicht.