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Im folgenden Artikel erfahren Sie, wieso der Geschäftsführer eines deutschen Unternehmens die Verfahrensdokumentation für unverzichtbar hält. Hintergrund ist, dass viele Fachleute aus der Steuerbranche mahnen: Die Frage ist nicht mehr, ob die Finanzverwaltung nach der Verfahrensdokumentation fragt, sondern wann. Die Dokumentation ist Pflicht für alle Unternehmen – Betonung auf „alle“. Dazu gehören Konzerne, Mittelständler, Einzelunternehmen und Freiberufler:innen. Doch viele von ihnen schieben die Thematik auf, denn die Erstellung einer Dokumentation kann aufwändig und komplex werden. Ralf Göbel, Geschäftsführer Sales & Consulting bei der doxx-on systems GmbH, rät eindringlich zur Doku. Im Gespräch mit Paul Liese verrät er, wieso.
Warum ist die Verfahrensdokumentation Pflicht?
Ralf Göbel, Geschäftsführer der doxx-on systems GmbH, begründet die Pflicht nicht mit den GoBD, sondern erklärt im Gespräch mit Paul Liese, dass jede Digitalisierungsinitiative mit der Verfahrensdokumentation beginnen sollte. Nur wer seine Prozesse genau kennt, kann diese effizient digitalisieren und optimieren. Göbel räumt ein, früher selbst skeptisch gegenüber der Dokumentation gewesen zu sein – insbesondere aufgrund des vermeintlich hohen Aufwands. Inzwischen sieht er darin jedoch vor allem eine große Chance: Die Verfahrensdokumentation ermöglicht eine transparente Prozessanalyse und zeigt gezielt Schwachstellen auf.
Prozessvisualisierung als Schlüssel zum Erfolg
Viele Unternehmen entscheiden sich zunächst für eine Teil-Dokumentation und optimieren parallel dazu bereits ihre Abläufe. Laut Göbel sollte nicht der Verkauf einer Dokumentation im Vordergrund stehen, sondern der Mehrwert der Prozessoptimierung. Durch eine detaillierte Prozessvisualisierung erkennen Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen klare Vorteile und Optimierungspotenziale.
Eine visuelle Darstellung der Prozesse macht deutlich sichtbar, wo Medienbrüche, doppelte Arbeitsschritte oder unnötige Tätigkeiten entstehen. Diese Transparenz führt zu effizienteren Abläufen und erleichtert zusätzlich die Einarbeitung neuer Mitarbeitender erheblich.
Zwar verbinden Unternehmen oft negative Vorstellungen mit der Verfahrensdokumentation, da sie vorrangig an Betriebsprüfungen denken. Doch Göbel betont, dass die Dokumentation automatisch entsteht, sobald der Ist-Zustand der Prozesse im Rahmen einer Digitalisierung aufgenommen wird. So wird die Verfahrensdokumentation zum wertvollen Nebenprodukt erfolgreicher Prozessoptimierung.
Drei konkrete Vorteile einer Verfahrensdokumentation
Unternehmen profitieren konkret von drei entscheidenden Vorteilen der Verfahrensdokumentation:
Automatisierungspotenziale lassen sich laut Göbel am besten mit anschaulichem Storytelling und praktischen Beispielen vermitteln. Dies motiviert Unternehmen, eigenständig weitere Digitalisierungsinitiativen zu entwickeln.
Zudem profitieren Steuerkanzleien erheblich von einer fundierten Verfahrensdokumentation bei ihren Mandanten. Optimierte Prozesse reduzieren den Arbeitsaufwand und verbessern die Zusammenarbeit nachhaltig.
