Nur auf den ersten Blick verführerisch: Um eine Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen, greifen viele Unternehmen auf Textverarbeitungssoftware wie Microsoft Word zurück. Umsetzen lässt sich die Aufgabe freilich damit – aber zu welchem Preis? Der mit dieser Lösung verbundene enorme Aufwand macht schnell klar, dass die erstbeste Möglichkeit nicht immer die zufriedenstellende ist. Wir haben die wichtigsten Vorteile einer professionellen Lösung zusammengestellt, die zeigen, dass Word für die Verfahrensdokumentation nur vorübergehend eine Möglichkeit sein kann.
Eine Struktur brauchen Sie definitiv, um eine Verfahrensdokumentation zu schreiben. Doch welche Form Sie wählen, entscheidet maßgeblich darüber, wie viel Aufwand Sie investieren müssen. Mangelnde eindeutige Vorgaben verleiten viele Unternehmen dazu, auf Word zurückzugreifen – auch wenn die Entscheidung meist zu kurz gedacht ist. In den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ist nur allgemein vorgegeben, dass eine Verfahrensdokumentation aus einer allgemeinen Beschreibung, der Anwenderdokumentation sowie einer technischen Systemdokumentation und Betriebsdokumentation bestehen soll. Sie finden eine Struktur zur Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation auch online, oft als Wordvorlage, zum Teil sogar mit Branchenbezug. Nun scheint es vordergründig einfach, nach dem Kauf einer solchen Vorlage diese individuell auf das eigene Unternehmen anzupassen und auf professionelle Software zu verzichten. Wenn Sie sich allerdings auf den entsprechenden Internetseiten nur die Hinweise zur Anwendung der Muster-Verfahrensdokumentation durchlesen, merken Sie recht schnell, dass diese Muster nicht mehr als eine Orientierungshilfe bieten können.
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Entscheidende Details müssen passen
Wenngleich der Einsatz einer Textverarbeitung also bei einer oberflächlichen Prüfung als Mittel der Wahl erscheinen kann, geht damit regelmäßiger erheblicher Aufwand in der Pflege der Verfahrensdokumentation einher. Effektiver und rentabler arbeitet eine Softwarelösung, die zum Beispiel die Struktur einer Verfahrensdokumentation auf Basis einer Taxonomie bereitstellt. Die Vorteile einer passenden Lösung zeigen sich in den Details. Gemäß GoBD ist die Verfahrensdokumentation bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. Arbeiten Sie bei der Verfahrensdokumentation mit Word, bedeutet das, Sie müssen die erforderliche Änderungshistorie manuell schreiben und zusammenfassen. Auch wenn Ihr Textverarbeitungsprogramm eine Funktion zum Vergleichen von Dokumenten beinhalten sollte, ergibt sich aus dieser Art der Bearbeitung technisch kein zusammengefasstes Dokument, dass ausschließlich die Änderungen zur Vorversion beinhalten darf – auch wenn sich diese Neuerung in den GoBD 2.0 aktuell noch in der Abstimmung befindet.
Auf Betriebsprüfung bestens vorbereitet
Warum Word die falsche Wahl für eine Verfahrensdokumentation ist, zeigt sich schnell bei genauerer Betrachtung der Funktionen einer Software, die eine Taxonomie zur Erstellung der Verfahrensdokumentation nutzt. In den Bericht werden ausschließlich die in der Taxonomie gefüllten Positionen übernommen. Als Anwender sehen Sie ohne Zeitverzögerung, wie der Bericht aussieht. Und dazu entsteht das Inhalts- und Anhangverzeichnis dynamisch – ohne dass Sie es formatieren und pflegen müssen. Auch wenn es zu einer Betriebsprüfung kommt, zahlt sich eine passende Lösung aus, da eine Änderungshistorie mit wenigen Mausklicks erstellt werden kann. Die Versionen der geforderten Jahre können verglichen werden, die Software generiert eine Zusammenfassung der Änderungen als ein Dokument. So kann der Prüfer beispielsweise die vollständige Verfahrensdokumentation aus einem bestimmen Jahr lesen und im Anschluss für die Folgejahre noch wenige Seiten, die die jeweiligen Änderungen von allen erforderlichen Jahre beinhalten.
Wertvolle Zeit gewinnen
Festzuhalten bleibt, bei der Verwendung einer Textverarbeitungssoftware entsteht vermeidbarer Aufwand. Unter anderem dann, wenn bei Änderungen der DV-gestützten Verfahren im Unternehmen diese Daten ins vorhandene Dokument eingefügt werden müssen. Zeitfresser, die mit passender Software ausgemerzt werden, sind beispielsweise auch die Formatierungen wie die Pflege des Inhalts- und Anhangverzeichnis. Enormer manueller Aufwand entsteht zudem, wenn die Finanzverwaltung weitere Details über die Inhalte in einer Verfahrensdokumentation fordert. Die Zeit, dies in das bestehende Dokument einzufügen, können Sie produktiv in andere Aufgaben investieren, wenn Sie auf die passende Softwarelösung setzen.
Paul ist Geschäftsführer der hsp und derjenige, der die Klappe hält. Seine Top-Themen: Medienbrüche mittels Software abschaffen. Verfahrensdokumentation, IKS, TCMS und weitere Compliance Themen. Sein aktuelles Projekt: Verrechnungspreisdokumentationen ohne Medienbrüche erstellen. Mittels Taxonomie.
