Wissenswertes über die Verfahrensdokumentation

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Was verbirgt sich hinter dem Begriff Verfahrensdokumentation? Für wen ist sie relevant? Wissenswertes über die Verfahrensdokumentation, GoBD und Co finden Sie in diesem Artikel.

Spätestens mit Bekanntgabe des neuen BMF-Schreibens betreffend die Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – wird man als Steuerpflichtiger regelmäßig mit dem Begriff der Verfahrensdokumentation konfrontiert. Die Buchführung mittels EDV hat in den letzten Jahrzehnten ältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt, sodass heutzutage eine elektronische Datenverarbeitung in einer Steuerberatungskanzlei, oder aber im Unternehmen selbst, der Regelfall ist. Zudem drängen immer neue Anbieter von Softwarelösungen auf den Markt, die die Digitalisierung letztlich in den unterschiedlichsten Bereichen vorantreiben möchten und hierfür Produkte anbieten. Dazu gehört auch die hsp mit dem Modul Opti.Tax.Doku. Mit dem eingangs erwähnten Schreiben hat die Finanzverwaltung verschiedene bisher gültige Verlautbarungen und Vorschriften zur herkömmlichen und insbesondere zur IT-gestützten Buchführung zusammengefasst und fortentwickelt. Dabei beschreiben die GoBD Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, damit die Geschäftsvorfälle mithilfe der EDV vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden können.

Somit kann an dieser Stelle bereits festgehalten werden, dass die GoBD diejenigen Steuerpflichtigen betrifft, die aufgrund von bestimmten Regelungen buchführungs- und aufzeichnungspflichtig sind. Hierunter fallen im weitesten Sinne unternehmerisch tätige Steuerpflichtige. Ein Grundsatz der GoBD ist u.a., dass die Buchführung sowie alle weiteren Aufzeichnungen nachprüfbar sein müssen. Damit eine solche Nachprüfbarkeit gegeben ist, bedarf es einer Verfahrensdokumentation für den gesamten Prozessablauf inkl. der beteiligten Programme. Dies begründet die Finanzverwaltung damit, dass das jeweilige Datenverarbeitungssystem maßgeblich für die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich ist.

Der Umfang der Dokumentation wird dadurch bestimmt, was ein außenstehender Dritter zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen benötigt. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten und einer Belegablage von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Die Konsequenzen einer fehlenden oder fehlerhaften Verfahrensdokumentation können dabei variieren. Nach Randziffer 155 des eingangs erwähnten BMF-Schreiben zu den Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD, soll eine fehlende oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation grundsätzlich keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht darstellen, der zum kompletten Verwerfen der Buchführung führt. Dies soll zumindest solange gelten, wie die grundsätzliche Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit hierdurch nicht beeinträchtigt wird. Damit an dieser Stelle jedoch gar nicht erst Diskussionen mit einem Betriebsprüfer entstehen, gilt es hier alles zu unternehmen, das entsprechende Dokumentationen vorgehalten werden. Eine Verfahrensdokumentation schon vor einer Prüfung zu erstellen wird daher immer wichtiger. Genau dafür haben wir Opti.Tax.Doku und Opti.View entwickelt.

Opti.View unterstützt im Rahmen eines IKS bei regelmäßigen Kontrollen der Buchhaltung. Die Ergebnisse der mit Makros gestützten Prüfungen werden via Schnittstelle an Opti.Tax Doku übergeben und als Anhang der Verfahrensdokumentation geführt.

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2018-08-03T15:32:47+00:00
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