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Immer wieder erlebe ich in Beratungsgesprächen, dass Interessierte mir stolz ihre bereits erstellte Risiko-Kontroll-Matrix zeigen. Und dann folgt die Frage, wie sie diese in Opti.Tax „unterbringen“ könnten. Das Problem: Diese Wünsch-dir-was-TCMS sind völlig wertlos, da sie nicht aus den Prozessen heraus entstehen. Nicht falsch verstehen: Dass sich jemand an das Thema Tax CMS setzt und sich steuerrechtlich absichern möchte, begrüße ich ausdrücklich. Allerdings gibt es gute Gründe, wieso wir bei der hsp eine andere Philosophie verfolgen. Nachfolgend möchte ich darauf eingehen, wieso ein Tax CMS nicht mit der Risikobewertung beginnt, sondern mit der Prozessaufnahme. Und warum diese Reihenfolge über Praxistauglichkeit oder Schubladendasein entscheidet.

TCMS rückwärts: Es ist nie gut, mit dem Ergebnis zu beginnen

Wir bieten unsere TCMS-Lösung seit vielen Jahren an. Entsprechend oft habe ich in dieser Zeit unsere Philosophie wiederholt: Alles beginnt bei und mit den Prozessen. Irgendwann ganz hinten am Ende des Weges steht im besten Fall ein Tax Compliance Management System, das vom Unternehmen und von den Mitarbeitenden gelebt wird. Doch offensichtlich wiederhole ich mich nicht oft genug. Wie sonst ist es zu erklären, dass mir regelmäßig in Onlinemeetings Interessierte auflisten, was sie alles zum Thema TCMS bereits gemacht hätten. Zum Beispiel eine bereits fertige Risiko-Kontroll-Matrix, Benennung der Risiken usw. Dazu folgt dann die Anschlussfrage: Wie bekommen wir das jetzt in Opti.Tax unter?

Wenn ich jetzt nur am Vertragsabschluss interessiert und gemein wäre, könnte ich sagen: Technisch kein Problem, Matrix und Co. importieren bzw. erfassen und fertig. Haken dran, TCMS da, alle glücklich. Bis dem Neukunden das erstbeste Risiko vor die Füße fällt. Oder die nächste Betriebsprüfung das TCMS als Luftnummer entlarvt. Und das ist so ziemlich das Letzte, das ich mir für unsere Kunden wünsche. Daher noch einmal: Eine wirksame Risikobewertung entsteht nicht am Schreibtisch, sondern aus dem tatsächlichen Prozess heraus. Denn es sollen ja die tatsächlichen Risiken des Unternehmens durch echte Maßnahmen minimiert werden.

Beim TCMS muss der Prozess am Anfang stehen

Welche Risiken haben wir? Diese Frage ist keine, die zu Beginn einer TCMS-Erstellung stehen sollte. Stattdessen plädiere ich dafür, immer aus dem Prozess zu kommen. Daher lautet meine erste Frage: Wie sieht der Prozess tatsächlich aus? Was tun die Mitarbeitenden im Unternehmen wirklich? Keine imaginären Planspiele, kein Wünsch-dir-was. Am besten per BPMN visualisieren und mit dem Team sowie den Fachabteilungen abgleichen, ob die Darstellung der Realität entspricht. Erst wenn dieser Ist-Zustand steht, prüfen wir, welche Risiken in welcher Steuerart an dem Prozessschritt hängen. Und das geht mit Opti.Tax kinderleicht: entweder Risiko manuell anlegen, aus der Datenbank abrufen oder per KI-Assistent den Prozessschritt prüfen und mögliche Risiken je Steuerart vorschlagen lassen. Diese Vorschläge können wir bei Bedarf anpassen.

Auf Basis der identifizierten Risiken werden im nächsten Schritt Kontrollmaßnahmen erstellt. Auch das geht wahlweise manuell oder KI-gestützt. Diese Maßnahmen werden schließlich an die tatsächlich verantwortlichen Personen im 4-Augen-Prinzip delegiert. Hier fängt ein TCMS an zu leben: Die an den Prozessen beteiligten Personen können ihre Prozesse einsehen, und das Feedback aus den Kontrollmaßnahmen führt in Prozessverbesserungen und einer Einschätzung, ob die Risiken eingetreten sind oder nicht.

Von der Wahrnehmung zur nachvollziehbaren Berechnung

Erst nachdem das alles gemacht ist, kommen wir zum Ausgangspunkt dieses Beitrags zurück. Jetzt haben wir alles beisammen, um die Eintrittswahrscheinlichkeit und maximal mögliche Schadenshöhe der Risiken systematisch zu berechnen. Und zwar realitätsbezogen. So und nur so erhalte ich eine belastbare Risiko-Kontroll-Matrix (RKM), ganz ohne Bauchgefühl und Wunschdenken. Habe ich das alles mit Opti.Tax erfasst und erstellt, ist es für mich überhaupt kein Problem, einer Betriebsprüferin oder einem Betriebsprüfer meine RKM inklusive aller Prozesse und Berechnungen vorzulegen. Kurzfristig mag das nach Mehrarbeit aussehen, was meiner Ansicht nach nicht einmal ins Gewicht fällt. Allerdings bin ich langfristig wesentlich günstiger und entspannter unterwegs, da meine digitale, lebende Tax CMS ganz bequem laufend aktualisiert und vorgehalten werden kann.