Mit dem Opti.Tax Release 21.1.0 kommt die heiß erwartete Schnittstelle in die Opti.Tax Cloud. Allerdings ist das Wort Cloud mittlerweile zu einem beliebten Buzzword geworden. Ob Datenspeicher oder gemeinsames Arbeiten, „Cloud“ kann heutzutage alles bedeuten. Die hsp hat da ganz konkrete Vorstellungen, was die Opti.Tax Cloud können muss. Nämlich dazu beitragen, dass in Zukunft noch weniger Medienbrüche entstehen. Wie das aussieht, hat Paul Liese mit Senior-Entwickler Fabian Klapproth im vergangenen „hsp live um 11“ besprochen und präsentiert.

Bevor es mit dem Update so richtig losgeht, gibt es eine große Bekanntgabe von Paul: die hsp.community App ist im Apple App Store verfügbar. Nachdem bereits der Google Play Store versorgt wurde, dürfen sich nun auch die iOS- und iPad-User freuen. Darüber hinaus wird „hsp live um 11“ endlich auch bei LinkedIn gestreamt. Nachdem diese erfreulichen Neuigkeiten verkündet sind, geht es auch schon mit dem Hauptthema los: der Opti.Tax Cloud.

Fabian ist als Entwickler hauptsächlich für den Opti.Tax Windows-Client verantwortlich. Zu Beginn legt er einen Test-Mandanten an, um die Funktionen zu demonstrieren. Das Koppeln des Mandanten an die Cloud geschieht mit wenigen Klicks automatisch. Danach ist direkt zu sehen, welche Möglichkeiten sich der Beratungsseite bieten.

Intuitive Cloud-Integration

Zunächst zeigt Fabian, wie man vom Mandanten Informationen zu bestimmten Positionen anfordert. Das geht mit wenigen Klicks, indem Checkboxen an- oder ausgeklickt werden. So wird ein individualisiertes Interview an den Mandanten geschickt. Als Beispiel nennt Fabian, wenn etwa schon im Vorjahr Daten abgefragt wurden und in diesem Jahr lediglich eine Aktualisierung oder Ergänzung notwendig ist. In diesem Fall wird nicht das komplette Interview mit Redundanzen wiederholt, sondern hole mir einfach nur die wenigen fehlenden Informationen ein – dies spart sowohl auf Mandanten- als auf Beratungsseite viel Zeit ein. Paul Liese ergänzt noch, dass dies für jede Taxonomie gilt: Ob E-Bilanz, Verrechnungspreisdokumentation, Geldwäsche – völlig egal. Heißt, ein Medienbruch weniger.

Fabian fährt mit seinem Testlauf fort: Er weist dem Interview eine Person auf Mandantenseite zu, die das Interview beantworten soll. Die Person bekommt daraufhin eine E-Mail mit der Cloud-Anmeldung und kann direkt loslegen. Nun kann die Beratungsseite bei sich sehen, dass ein Interview zugewiesen und in Bearbeitung ist. Nun geht Fabian auf die Mandantenseite und meldet sich über die E-Mail in der Cloud an. Nach der Anmeldung sieht er sofort das Interview und beantwortet die aufgelisteten Fragen direkt im Browser – ohne jede Softwareinstallation oder sonstige Hürden. Unter dem Punkt „Unterhaltung“ können sich Beratung und Mandant direkt innerhalb des Interview-Projekts austauschen. Das bedeutet, dass alle Fragen zu diesem Interview mit dem Interview gekoppelt in der Cloud abgelegt sind.

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Einfach Personen hinterlegen und verwalten

Anschließend legt Fabian Beispielmitarbeitende an. Wenn der Beratung dazu Informationen fehlen, kann sie explizit zu diesem Mitarbeitenden ein Mini-Interview an den Mandanten schicken. So kann dieser die fehlenden Details ausfüllen. Nachdem dies erledigt ist, sieht die beratende Person, dass die Aufgaben erledigt wurden. Mit einem Klick kann sie die Informationen aus der Cloud holen.

Dies gilt, wie bereits angedeutet, für jede Taxonomie. Also für Prozessschritte in Dokumentationen, beim Tax Compliance Management System, usw. – fehlende Infos können direkt eingeholt werden, ohne dass die Mandantenseite suchen muss. Auch die Beratungsseite kann sich darauf verlassen, dass die Infos direkt in die richtigen Felder geladen werden, ohne dass dies händisch geschehen muss.

Nun stellt Paul die Frage, wie es mit externen Mitarbeitenden oder Dienstleistern des Mandanten aussieht – beispielsweise, wenn bei einer Dokumentation Informationen des IT-Dienstleisters benötigt werden. In diesem Fall, so Fabian, gibt es eine generelle Benutzerverwaltung. Diese ist dem Mandanten zugewiesen und beinhaltet alle Benutzer:innen, ob interne oder externe Mitarbeitende.

Sollte ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin seitens des Mandanten aus dem Unternehmen ausscheiden, kann die Person entfernt und in der Cloud deaktiviert werden. Auch dies geschieht mit wenigen Klicks. So bleiben alle Daten sicher und aktuell.

Weitere Funktionen in der Entwicklung

Von einem Zuschauer kommt die spannende Frage, was bei einer Mehrsprachigkeit passiert. Sollten beispielsweise Informationen von fremdsprachigen Personen angefordert werden, wäre es doch produktiv, würde das Interview direkt in der richtigen Sprache vorliegen. Darauf antwortet Paul, dass die Texte sich den Spracheinstellungen des Browsers anpassen. In Zukunft sollen alle Texte automatisch in den jeweiligen Sprachen der Anwender:innen angezeigt werden. An der kompletten DeepL-Integration arbeitet aktuell die Entwicklung der hsp.

Im nächsten „hsp live um 11“ geht es direkt weiter mit dem Thema Opti.Tax Cloud. Dann wird noch tiefer in die Möglichkeiten eingestiegen, etwa was die Zusammenarbeit mit Mandanten, mit externen Dritten usw. angeht.