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Wer heute im Bereich Steuerberatung tätig ist, erfährt seit einigen Jahren einen spürbaren Wandel. Dabei geht es nicht nur um die Digitalisierungswelle, die zur Pandemiezeit Deutschland erfasst hat. Auch die Anforderungen vieler Mandanten verändern sich. In einer Phase, in der viele Softwareanbieter und App-Entwickler repetitive Steuer- und Buchhaltungsaufgaben automatisieren, erwarten Unternehmen von einer Steuerkanzlei mehr. Verstärkt wird der Effekt ironischerweise dadurch, dass auch viele Kanzleien und Steuerberater:innen ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren. Routineaufgaben, die früher wahre Cash Cows waren, werden heute anders betrachtet. Der Trend ist eindeutig: Die Zukunft der Steuerberatung liegt in neuen Geschäftsfeldern wie Prozess- und Digitalisierungsberatung.

Deutlicher Vertrauensvorsprung öffnet Steuerberater:innen die Tür

Seit einigen Jahren nehmen immer mehr Steuerberater:innen das Thema Prozess- und Digitalisierungsberatung auf die Agenda. Das ist aus mehreren Gründen sinnvoll. Der bzw. die Steuerberater:in stellt für den Mandanten wegen der Prozess – und Unternehmenskenntnisse eine naheliegende Ansprechperson dar. Das zeigt eine gemeinsame Studie der DATEV und des Handwerk Magazins zur Digitalisierung kaufmännischer Prozesse im Handwerk. Demnach sind Betriebe mit Steuerberater:in-Unterstützung bei der Nutzung digitaler Lösungen und Kenntnisse besser aufgestellt und insgesamt investitionsfreudiger. Laut Studie sehen 60 Prozent dieser Handwerker:innen den bzw. die Steuerberater:in auch als Hauptansprechperson in Digitalisierungsfragen.

Die Ergebnisse verdeutlichen, dass das Geschäftsfeld Digitalisierungsberatung nicht den IT-Systemhäusern überlassen werden sollte. Naturgemäß drängen diese mit Beratungsangeboten, die auf den eigenen Tools basieren, offensiv auf den Markt. Doch denklogisch betrachtet gehört die Digitalisierungsberatung ins Portfolio jeder ambitionierten Steuerkanzlei. Denn die Steuerkanzlei wirkt mit ihren Kernkompetenzen in Beratung und Kommunikation besonders authentisch, wenn sie künftig zusätzlich eine Beratung bei Prozessdigitalisierung und -optimierung anbietet. Wer meine Steuerprozesse und geschäftlichen Abläufe bestens kennt, kann mich natürlich auch organisatorisch und prozessual bei der ganzheitlichen Optimierung meiner Prozesse voranbringen.

Im Mittelstand gehen Digitalisierungsvorhaben oft von der IT aus, gekoppelt mit der Einführung neuer Software. Auch wenn die Absicht nicht falsch ist, der Impuls kommt von der falschen Seite. So ist die IT kein Taktgeber für Prozessausrichtung. Und die Digitalisierung sollte nicht um ein Tool herum aufgebaut werden, da zuerst die Ziele feststehen müssen, um anschließend die passenden Tools auszuwählen. Niemand wählt zunächst den Schraubenzieher aus und versucht dann, die Schraube daran anzupassen. Abgesehen von der Softwarethematik bringen Steuerberater:innen bereits das notwendige Wissen zu DSGVO und GoBD mit, um sensible Mandanten-Daten zu schützen und handelsrechtliche Vorgaben einzuhalten.

Die Automatisierung verändert das Tätigkeitsspektrum

Die Welt der Steuerberatung verändert sich. So legt etwa die Oxford-Studie „The Future of Employment“ für die USA nahe, dass steuerberatende Funktionen in Zukunft durch Automatisierung wegfallen könnten. Demnach könnten deklaratorische Tätigkeiten wie Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen entfallen. Ihr hoher Standardisierungsgrad erlaubt eine einfache Automatisierung. Das Gleiche gilt für die Erstellung der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Repetitive Aufgaben werden auf absehbare Zeit von künstlicher Intelligenz etwa durch den Einsatz von Robotics Process Automation (RPA) übernommen: Software-Roboter greifen eigenständig auf Daten und Systeme zu und lösen die Ausführung von definierten Transaktionen aus. Künftig werden Buchungssysteme automatisierte Buchungen sowie Vorschläge für die Kontierung einzelner Rechnungs- oder Belegpositionen erzeugen können. Der Einsatz künstlicher Intelligenz erlaubt zudem eine Überwachung des Buchungsverhaltens und die sofortige Identifikation von Fehlern. Andere KI-Lösungen gehen einen Schritt weiter: Sie werden steuerliche Sachverhalte automatisiert gegen verwandte Fallkonstellationen und vorhandene Wissensdatenbanken verproben können. All diese Bots, Apps und RPAs werden die Arbeit der Steuerberater:innen unterstützen.

All das bedeutet für Kanzleien, die am Status quo festhalten, nichts Gutes. Durch den Einsatz der genannten Lösungen zur Prozessoptimierung wird der Wert der Dienstleistungen künftig anders bemessen. Wer sich nicht breiter aufstellt, könnte schnell an Wettbewerbsfähigkeit einbüßen. Und wer Informations- und Kommunikationstechnologien nicht nutzt, um Prozesse und Verwaltungsvorgänge zu optimieren, kann unter massiven Preisdruck geraten. Der Studie zufolge betrifft das weniger Sozietäten als vielmehr Einzelkanzleien: Nur 50 Prozent der Einzelkanzleien haben überhaupt eine Homepage. Dem gegenüber stehen zukunftsgewandte Kanzleien, die ihr Tätigkeitsspektrum weg von Routineaufgaben hin zu wissensintensiveren Projekten verändern. Aktuell werden überwiegend Funktionen wie digitale Kontoauszüge, Abfragen des Elektronischen Steuerkontos, die Vollmachtsdatenbank, Dokumentenscanner oder der digitale Steuerbescheid-Rücktransfer genutzt. Es ist sinnvoll und zeitgemäß, auch Rechnungsfreigaben digital abzubilden, Reisekosten- und Spesenabrechnungen App-basiert zu erstellen und die Personalverwaltung sowie digitale Signaturen in integrierten HR-Systemen durchzuführen.

Was sich wie ein Wagnis anfühlt, sorgt für mehr Stabilität

Die organisatorischen Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitsweise sind weitreichend. So optimieren Kanzleien, die ihre Mandanten unterstützen, automatisch auch ihre eigenen Prozesse. Einer Untersuchung im Auftrag der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) zufolge ist sich der Berufsstand der Potenziale der Digitalisierung bewusst. Demnach wird die Digitalisierung als Investition in die Zukunft gesehen und an die Erwartung steigender Gewinne geknüpft. Und knapp 70 % der befragten Steuerberatungsgesellschaften und Sozietäten sehen sich gut aufgestellt. Auch hier sind es wieder die Einzelkanzleien, die hinter dem Trend zurückbleiben.

Die Sonderauswertung des Statistischen Berichtssystems für Steuerberater (STAX) 2018 hat ergeben, dass die Befragten die größten Chancen der Digitalisierung in Effizienzgewinnen interner Prozesse oder beim Austausch mit externen Partnern sehen. Über 50 % der Befragten sahen die mögliche strukturierte Auswertung der Daten ihrer Mandanten, die den steuerlichen Prozessen zu Grunde liegen und kontinuierlich wachsen, als Chance für zusätzliche Dienstleistungen. Heute sehen wir, dass die Erwartungen nicht unbegründet waren. So profitieren Steuerberater:innen, die ihr Beratungsportfolio mittlerweile ausgebaut haben, von einer konstant hohen Nachfrage und der entsprechenden Auslastung.

Von der Strategie bis zur Umsetzung aus vertrauter Hand

Automatisierungen manueller Tätigkeiten sparen viel Arbeitszeit ein. Die gewonnene Zeit können Kanzleien für eine intensivere Beratung oder das Entwickeln neuer Geschäftsmodelle einsetzen. Ein solches Geschäftsmodell könnte die Digitalisierungsberatung sein, die einige Kanzleien mittlerweile anbieten. Eine Digitalisierungsberatung umfasst die traditionellen Beratungszweige Management, Prozess, HR und IT und kann sich von der Strategie bis hin zu den Tools erstrecken. Auf strategischer Ebene wird die langfristige Ausrichtung des Unternehmens festgelegt, Ziele und Leitplanken der digitalen Transformation werden bestimmt. Die Vision schlägt sich über Prioritäten in den einzelnen Vorhaben nieder. Veränderungsbedarf wird identifiziert, Ziele ab- und Maßnahmen eingeleitet. Mittelfristige Folgen für Bereiche des Unternehmens finden sich in der taktischen Ebene, auf operativer Ebene werden die Maßnahmen festgelegt.

Steuerberater:innen sind die Expert:innen kaufmännischer Prozesse. Entsprechend nähern sie sich der Digitalisierungsberatung über die Optimierung von Rechnungswesen bzw. Lohnabrechnung. Eine solch tiefgreifende Beratungsleistung wird von vielen Mandanten dankbar angenommen. Und spürbare Verbesserungen werden bereits mit kleinen Veränderungen an den richtigen Stellen ermöglicht, was für Folgeprojekte und dauerhafte Einkünfte sorgt. Manche Berater:in setzt dabei später bei rechtlichen oder betriebswirtschaftlichen Beratungen ein. Und bietet etwa Unterstützung bei der digitalen Personalverwaltung an, wobei dieses Thema stark von der Unternehmensgröße abhängt. In größeren Unternehmen kann der bzw. die Steuerberater:in ein hilfreicher Kompass sein, um sich im Dschungel der zahlreich angebotenen Lösungen zurechtzufinden. Die Prozessberatung für digitale Effizienz konzentrierte sich in ihren Anfängen auf die Optimierung für Rechnungswesen und Personalverwaltung und deckte parallel Office- bzw. Microsoft-Themen ab. Später weitete sich der Blick auf das Organisatorische und führt z. B. digitale Unterschriften oder kollaborative Tools bei den Mandanten ein. Die Herausforderung besteht für Kanzleien darin, die richtigen Ansätze und auch die richtige Ansprache zu entwickeln.

Fundament für Beratungsleistungen: die Verfahrensdokumentation

Einen weiteren Einstieg in Beratungsleistungen stellt die Verfahrensdokumentation dar, die zur Prozessdokumentation erweitert werden kann. Die Verfahrensdokumentation wird in erster Linie durch GoBD und Steuerrecht als Dokumentationspflicht für Unternehmen vorgesehen, um rechtskonforme Prozesse zu gewährleisten. Unternehmen müssen sich über kurz oder lang mit diesem Thema beschäftigen. Viele Kanzleien verkaufen die Verfahrensdokumentation über die Hebel Angst oder Pflicht. Doch viel wichtiger als die Notwendigkeit sind die Mehrwerte, schließlich stellt die Verfahrensdokumentation den ersten Baustein einer seriösen, professionellen Beratung dar. Erst mit der berüchtigten Doku können Optimierungspotentiale identifiziert und ein Beratungsangebot ganzheitlicher aufgestellt werden, weg von Teilbereichen wie dem Rechnungswesen hin zum Workflow des gesamten Administrationsapparats. Diese Angebote sind schwieriger zu platzieren, werden aber nachgefragt.

Eine Prozessdokumentation schärft bereits im ersten Schritt das Bewusstsein für Arbeitsweise und Optimierungspotenziale. Zudem stärkt sie zwei wesentliche Dimensionen der Digitalisierung: Transparenz und Partizipation. Allerdings ist die Prozessdokumentation gerade in großen Unternehmen umfangreich und aufwändig. Gleichzeitig sind Erkenntnispotenzial und Mehrwerte enorm, etwa durch die Offenlegung von Schlüsselpersonen mit Hoheitswissen im gesamten Unternehmen. Durch die Erfassung der Ist-Prozesse lassen sich die zeitlichen wie finanziellen Einsparpotentiale, der Effizienzgewinn sowie die Schonung von personellen Kapazitäten durch eine Prozessoptimierung leicht ermitteln und damit die Digitalisierungspotentiale verlässlich identifizieren. Auf dieser Basis erfolgt die Auswahl der geeigneten Systeme für eine höchstmögliche Automatisierung.

Für positive Veränderungen braucht es Bereitschaft

Klar ist: Die Relevanz von Prozessen in Unternehmen und das Wissen darüber wird wachsen. Gleichzeitig stellt die Standardisierung von Abläufen die Basis für eine kontinuierliche Prozessverbesserung dar. Ein strategisches Prozessmanagement wird die interne und externe Ausrichtung von Unternehmen positiv beeinflussen – und im Normalfall zu großen Veränderungen führen. Allerdings lehrt die Erfahrung, dass sich eine gute Prozessdokumentation meist nicht aus einem einfachen Katalog oder Fragebogen erzeugen lässt, den der Mandant selbst ausfüllt. Mindestens eine Fachperson, die die Erstellung verantwortet, ist unumgänglich. Mit einer besonders kollaborationsfreundlichen Software kann diese Person die Prozessdokumentation ebenso strukturiert aufbauen wie die Themen Internes Kontrollsystem (IKS) und Tax Compliance (TCMS). Denn Verfahrensdokumentation und IKS spielen zusammen: Aus der Dokumentation der Prozessschritte lassen sich die Risiken und die erforderlichen Gegenmaßnahmen ableiten.

Zusammenfassend stellen Branchenbeobachter:innen fest, dass die Digitalisierung von den Steuerberater:innen eine grundlegende Bereitschaft für Veränderungen verlangt. Von der Art der Tätigkeiten bis zu den angebotenen Dienstleistungen und genutzten Softwarelösungen warten viele Herausforderungen. Ebenso verlangt die Beratungstätigkeit weder ein Studium noch eine Ausbildung, sondern schlicht Kompetenz und Erfahrung. Entsprechend werden sich das Recruiting und der allgemeine Wettbewerbsdruck verändern. Gleichzeitig bietet die Digitalisierung die Chance, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und den Beruf für junge Menschen und Quereinsteiger:innen attraktiver zu machen. Und auch in Kooperationen und Zusammenarbeit liegen neue Chancen, um sich breiter aufzustellen und aktiv zu gestalten statt zu reagieren.

Gut zu wissen: Berufsrecht, Abrechnung und Förderung

Die Digitalisierungsberatung gilt als freiberufliche Unternehmensberatung und zählt zu den vereinbaren Tätigkeiten nach § 57 Abs. 3 StBerG, § 15 Nr. 1 BOStB. Berufs- und Haftpflichtversicherungen decken sie als Unternehmens- und Organisationsberatung (BBR-S B. II. 7b) ab. Auch Kooperationen sind gem. § 56 Abs. 5 StBerG eine Lösung: Liegt keine Annahme gemeinschaftlicher Auf- träge zu Grunde, dürfen Steuerberater:innen eine Zusammenarbeit mit Angehörigen freier Berufe bzw. Berufsausübungsgemeinschaften i. S. d. § 1 Abs. 2 PartG eingehen – unter Sicherstellung ihrer Berufspflichten. Die Digitalisierungsberatung fällt als sog. vereinbare Tätigkeit nicht unter die Steuerberatervergütungsverordnung, da die Geltung nach §2 StBVV an die Erfüllung von Vorbehaltsaufgaben (§ 33 StBerG) gebunden ist.

Es gelten die Auslegungsregeln der §§ 612 Abs. 2 bzw. 632 Abs. 2 BGB für die Beratungsleistungsvergütung. Abgerechnet wird nach einer Honorarvereinbarung, einer bestehenden Taxe, der üblichen Vergütung oder nach billigem Ermessen (§§ 315, 316 BGB). Zunächst werden die getroffenen Vereinbarungen herangezogen. Liegen diese nicht vor, erfolgt die Orientierung an einer Taxe und damit den Vergütungssätzen, die durch Bundes- oder Landesrecht festgelegt sind. Die Vergütung nach billigem Ermessen greift dann, wenn auch durch eine ergänzende Vertragsauslegung die Vergütungsvertragslücke nicht geschlossen werden kann. Die Beraterdienstleistung durch Kanzleien und Steuerberater:innen ist für Unternehmen förderfähig. Genannt werden kann hier zum Beispiel das Förderprogramm des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).