Wie gelingt es bei einer steigenden Anzahl an Tools im Kanzleialltag, relevante Informationen gezielt weiterzutragen und die Mandant:innen zu erreichen? Was gehört zur modernen Kommunikation? Mit diesen Fragen knüpfte die Tax-Tech-Clubhouse Runde mit hsp-Geschäftsführer Paul Liese am Mittwoch an das zentrale Thema der Mandanten-Information an.

Nüchtern-sachliche Informationen haben ausgedient, Mandant:innen werden heute zeitgemäßer informiert: Der Dienstleister Wiadok entwickelt deswegen personalisierte Kanzleikommunikation crossmedial – der Fokus liegt darauf, ganzheitlich über wirtschaftliche Themen zu berichten und steuerlichen Input zu ergänzen. Content-Partner sind unter anderem Business Insider und Welt.

Zur Kommunikation gehören News über neue Tools, deren Funktion und mögliche Kombinationsmöglichkeiten. Die Softwarehersteller der Runde würden diese Informationen gern an die Mandant:innen herantragen. Diese könnten durch Wiadok gezielt über Produkte, die Mehrwert bringen, informiert werden. Eine Win-Win-Situation für alle: Eine Arbeitserleichterung auf Kanzleiseite, mehr Kund:innen für die Softwarehersteller und passende Inhalte für Wiadok. Hier zeichneten sich Synergien und Kooperationen ab.

Eine weitere Erkenntnis des Abends: Newsletter und E-Mail verlieren als Kommunikationskanäle an Bedeutung. Der Schlüssel dafür, dass die Nachricht angesehen wird, ist ein Anker und die persönliche Ansprache. Bei Wiadok machen Betreff und Claim deutlich, dass es sich um eine Informationspaket handelt, das speziell für den Empfänger geschnürt wurde – er kann dafür seine Interessen anpassen und eigene Themen wählen. Das am meisten konsumierte Format bei Wiadok sind noch E-Mails mit PDF-Anhang.

Allerdings ist das Bewegtbild stark im Kommen. Das Unternehmen d.velop sign arbeitet deswegen mit kurzen, ein- bis zweiminütigen Videos, um neue Software-Funktionen vorzustellen. Videos verteilen sich zudem schneller in einer Organisation als ein Newsletter oder Social Media Postings. Da es unterschiedliche Ansprechpartner:innen gibt, wird aber nach wie vor jede Content-Form angeboten. Auch die Innotax GmbH Steuerberatungsgesellschaft erstellt Kurzclips für ihre Mandant:innen – da die Gesellschaft deren Bedürfnisse am besten kennt, verzichtet sie auf den Einkauf von Content.

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Wann sterben die Dino-Kanzleien aus?

Zweiter Themenfokus der Runde lag auf den Dinosaurier-Kanzleien, die nicht digitalisieren. Wie schnell werden sie aussterben? Ein Datev-Benchmark bezifferte vor zwei Jahren digitalisierte Kanzleien nur im höheren einstelligen Prozentbereich. Als Ursache machte die Runde mehrere Faktoren aus: die gute Auftragslage zwingt nicht zum Umdenken, Problem sind die Mandantschaft und die Kanzleien selbst.

Junge Unternehmen wollen Effizienz und digitale Kommunikation. Sie suchen sich fortschrittliche Kanzleien, die das bedienen können. Ältere Mandant:innen legen dagegen mehr Wert auf eine gute Beratung und sind bereit, mehr zu zahlen. Sie haben keine Probleme damit, Belege im Schuhkarton vorbeizubringen, und wünschen sich eine lange Zusammenarbeit. Erst, wenn sich die Mandantschaft verändert, werden sich Steuerberater:innen den neuen Anforderungen anpassen.

Der Berufsstand müsste mit der Zeit gehen, doch die Scheu vor Veränderung ist groß. Wenn die eigenen Prozesse nicht digital sind, kann man den Mandanten auch nicht beraten bzw. bei der Umstellung unterstützen. Viele warten auf ausgereifte Systeme, fuchsen sich nicht in neue Technologien hinein und verpassen den Anschluss.

Neben den Dinosaurier-Kanzleien und den wenigen modernen, die vollkommen papierlos arbeiten und von der Mandantschaft das Gleiche fordern, gibt es eine große Anzahl von Kanzleien, die den Druck zu digitalisieren spüren, aber nicht wissen, wie sie es angehen sollen. Tools werden getestet, aber nicht in der Breite genutzt, obwohl es möglich wäre, zum Beispiel digitale Belege über alle Schnittstellen hinweg zu verarbeiten.

Diese Kanzleien können von Software-Herstellern mit besseren Informationen abgeholt werden – es mangelt nicht an Euphorie. Wie hoch ist hier die Bringschuld der Entwickler? D.velop Sign sucht gezielt nach Champions beim Kunden, die das Thema intern antreiben und als First Level Support für Rückfragen zur Verfügung stehen. Dafür wird im Unternehmen der klassische Support von einer neuen Unit, dem Customer Success, abgelöst, die nach dem Vertriebsprozess ansetzt und als fester Ansprechpartner das Ziel hat, den Mandant:innen alle Wünsche von den Augen abzulesen. Inhalte werden proaktiv erstellt und die Kommunikation mit Events, Newslettern und Videos am Leben gehalten – Kanzleien haben für einen aktiven Part nicht die Zeit.

Aus dem Publikum kam am Ende des Talks der Hinweis, dass Software nicht genutzt wird, wenn die Prozesse der Kanzlei nicht passen, und dass der Hersteller hier Hilfestellung leisten kann. Es wäre hilfreich, verschiedene Produkte in eine Prozesskette zu bringen, um den Mehrwert zu zeigen. Denn vielen Kanzleien geht angesichts der großen Produktauswahl der Überblick verloren.

Mitmachen, Impulse geben und Entwicklung mitgestalten

Jeder ist eingeladen, bis auf weiteres jeweils am Mittwoch um 20 Uhr an der Clubhouse TaxTech-Runde teilzunehmen. Folgt auf Clubhouse unserem Geschäftsführer Paul Liese und erhaltet damit automatisch eine Information, wenn der Talk startet.